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Procedimientos operaciones


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PROCEDIMIENTOS - OPERACIONES




Remesas en Transito

CODIGO: SUBOP- OOF 001

Subgerencia de Operaciones

Fecha del Documento: 26/03/2014

Fecha última modificación: 04/04/2014

Página: /




Proceso clave

Aperturas y Cierres de Caja.

Subproceso

Remesas en Tránsito.

Introducción

Con el propósito de llevar un control y establecer los procedimientos traslado de remesas en tránsito, se crea este proceso para instaurar las directrices y la forma de operar.




Alcance

Todas las oficinas que posean movimientos de dinero y que cuenten con el servicio de traslado de valores.


Actividades descritas en Procedimiento.

  • Traspaso de remesas en tránsito.

  • Traspaso en caja y preparación del dinero.

  • Preparación del Depósito.

  • Preparación de la Remesa.

  • Llenado de la Bolsa Brinks.

  • Envío de Respaldo.

  • Control de Remesas.



Objetivos


Estandarizar la metodología de trabajo, para cumplir con la normativa y los tiempos establecidos para realizar correctamente todas las actividades que se desarrollan en este proceso.


Procesos Relacionados

  • Aperturas y cierres de caja.

Áreas

Riesgos del Proceso.




  • Oficinas.

  • Operaciones.

  • Seguridad.




  • No cumplimiento de los tiempos en el retiro.

  • Documentación incompleta.

  • Falta de dinero en bolsas de retiro.




Mediciones del Proceso






  1. Descripción del Procedimiento


  1. Retiro de Remesas en Tránsito

Entradas

Cierre de Caja y excedentes

Salidas

Depósito en Cuenta Corriente Capual

N° y Nombre de la Tarea

Responsable

Descripción

Apoyo Computacional

Formulario de Apoyo

Control Interno Asociado

1° Traspaso de remesa en Tránsito (Efectivo)

JOP

El día que la empresa de transporte tiene estipulado retirar los valores, el JOP deberá realizar en el sistema Génesis, el Traspaso de Valores de Caja a Remesa en Tránsito.
Génesis  Tesorería  Traspaso de Fondos a Remesa en Transito Oficina Caja  Ingresa Monto a traspasar y N° de Folio.




Sistema Génesis.







2° Traspaso de caja y preparación del dinero

Cajero

El cajero deberá bajar por caja el traspaso, timbrando y firmando el comprobante.





Comprobante de caja.




3°Preparación del depósito

Cajero

El cajero deberá contar el dinero que enviará a depositar por el transporte de valores, esta actividad debe ser siempre supervisada por el JOP.

Una vez contado el dinero y colocado en una bolsa transparente, debe llenar el comprobante de depósito, ingresando siempre la Cuenta Corriente de la Oficina y todos los depósitos deben ir con el timbre de la caja, en donde indique N° de Caja, Oficina, y Nombre del cajero.






Comprobante de Depósito del Banco.






4° Preparación de la Remesa

JOP

El JOP llena formulario “Hoja de Transporte”.


  1. Completar los datos correspondientes a REMITENTE Y CONSIGNATARIO, en forma correcta y clara. Brinks entregará los códigos de REMITENTE creados para cada cliente, a fin de identificar en forma correcta cada sucursal y sus clientes.

Los datos de CONSIGNATARIO corresponden a la entidad a quien el dueño de la remesa quiere enviar su contenido.


Envío de Remesas con Dinero Efectivo y Cheques al Día -Recuento en Tesorería Brinks.

“Ejemplos”



Remitente: Capual / Mall Plaza Vespucio

Consignatario: Brinks –Banco BCI
Remitente: Capual / República

Consignatario: Brinks –Banco BCI



  1. Detallar la remesa a entregar a Brinks

  • Identificar claramente las monedas.

  • Identificar claramente los cheques al día.

  • Identificar claramente el dinero en efectivo.



Identificar Código del Precinto, con el que se selló la bolsa que contiene la Remesa.



  1. Identificación de responsable de entrega de remesa a VVPP Brinks.

Es importante que la identificación sea completa y funcionario que firma, sea quien preparo y sello las bolsas, ya que, está certificando el contenido de la misma.





Hoja de Transporte o Remito.




5°Llenado de la Bolsa

JOP

LLENADO DE LA BOLSA

Una vez llenada la Hoja de Transporte, el JOP debe escribir la identificación de la Remesa en la bolsa de traslado, como se detalla a continuación :


De: CAPUAL (ALAMEDA)

1 rectánguloPara : BRINKS PROCESO

2 rectángulo/Dice contener :3.000.000.- Efectivo

Documento

N° Hoja de Transporte : 12345678

Fecha de Llenado : 31/03/2014 Hora : 10:30

Empacado por : CAROLINA GALLARDO

Firma del Empacador: __________________

Ingresa el dinero en la bolsa, saca todo el aire de la bolsa, quita el sellado de la bolsa pegando ambos costados, revisando que no queden espacios abiertos, una vez cerrada la bolsa se debe colocar el sello de seguridad.







Hoja de Transporte o Remito.




6° Entrega a Brinks.

JOP

El JOP, recibe al guardia encargado de transportes y revisa su identificación, (Revisar procedimiento de seguridad).

Entrega la bolsa al guardia y solicita la firma de la hoja de transportes.













7°Envío de Respaldos

JOP

Una vez entregada la bolsa con los valores, el JOP deberá escanear la Hoja de Transporte y enviarla a operaciones@capual.cl, indicando en el asunto: Remesa_oficina_N°hoja de transporte _fecha.













8° Control de Remesas.

Control Operacional.

El Ejecutivo de Control de Operaciones descarga del sistema Génesis en Tesorería  mantención de cajas Informe de Remesas en Tránsito.
Una vez recibido el mail desde la oficina, se procede a revisar la hoja de remesa, confirmando que los valores coincidan con los descargados en el informe y guarda el archivo en Disco Compartido operaciones_nominas$(\\fileserver) (W:)

Sistema Génesis
Microsoft Office









  1. Flujograma de la Actividad



  1. Matriz RACI

Actividades / Recursos

CAJERO

JOP

BRINKS

DPTO OPERACIONES

  1. Traspaso de Remesas en Transito

I

R







  1. Traspaso de Caja y preparación del Dinero

R

A







  1. Preparación del deposito

R

A







  1. Preparación de la remesa




R

A

I

  1. Llenado de Bolsa Brinks




R

A

I

  1. Envío de Respaldos




R




I

  1. Control de Remesas




I




R



R

Responsable

Este rol realiza el trabajo y es responsable de su realización.

A

Aprobador

Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento, se vuelve responsable por él.

C

Consultado

Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para terminar el trabajo.

I

Informado

Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo.



Preparado por

Encargada de Operaciones Oficinas

Fecha

26/03/2014

Revisado por

Departamento de Riesgo Operacional

Fecha

02/04/2014

Aprobado por

Subgerente de Operaciones.

Fecha

02/04/2014

Versión Documento

1.0





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