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PROCESO: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO: NO APLICA
INSTRUCTIVO: TRABAJO SUPLEMENTARIO: RECARGO NOCTURNO, HORAS EXTRAS Y TRABAJO EN DÍAS DOMINGOS Y FESTIVOS

Código: I-TH-006

Versión: 2

Fecha: 22 – mayo – 2014

INT-29627 – 22.05.2014



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1. OBJETIVO
Establecer las directrices generales para reconocer, tramitar y efectuar el pago del trabajo suplementario (horas extras, recargo nocturno, y trabajo en días domingos y/o festivos) conforme a la ley vigente.

2. GLOSARIO

Jornada Máxima de Trabajo: Número máximo de horas que la ley autoriza que se laboren en un mismo día. En Colombia es de 8 horas al día y 48 horas a la semana.
Jornada Ordinaria de Trabajo: La convenida entre las partes dentro del límite de la jornada máxima legal que para los servidores públicos de la SDIS corresponde a 44 horas semanales.
Jornada Ordinaria Diurna de Trabajo: La que de manera habitual empieza a las 6:00 a.m. y termina a las 6:00 p.m.
Jornada Ordinaria Nocturna de Trabajo: La que de manera habitual empieza a las 6:00 p.m. y termina a las 6:00 a.m.
Trabajo Suplementario: Trabajo que excede la jornada ordinaria.
Trabajo Habitual: El que por naturaleza no es susceptible de interrupción.
Trabajo Ocasional: Es necesario por razones especiales de servicio
Hora Extra: Hora que se trabaja adicional a las horas semanales de la jornada ordinaria de trabajo.
Hora Extra Diurna Ordinaria: Hora adicional que se trabaja entre las 6:00 a.m. y las 6:00 p.m., y se remunera con un recargo del 25% sobre el valor del trabajo ordinario diurno, es decir, con un porcentaje total del 125%.
Hora Extra Nocturna Ordinaria: Hora adicional que se trabaja entre las 6:00 p.m. y las 6:00 a.m. del día siguiente y se remunera con un recargo del 75% sobre el valor del trabajo ordinario diurno, es decir, con un porcentaje total del 175%.
Hora Extra Dominical y/o Festiva: Hora adicional que se trabaja en día domingo o festivo.
Hora Extra Dominical y/o Festiva Diurna: Hora adicional que se trabaja en día domingo o festivo entre las 6:00 a.m. y las 6:00 p.m., y se remunera con un recargo del 100% sobre el valor del trabajo ordinario diurno, es decir, con un porcentaje total del 225%.
Hora Extra Dominical y/o Festiva Nocturna: Hora adicional que se trabaja en día domingo o festivo entre las 6:00 p.m. y las 6:00 a.m., y se remunera con un recargo del 100% sobre el valor del trabajo ordinario diurno, es decir, con un porcentaje total del 275%.
Recargo Nocturno Ordinario: El 35% sobre el valor del trabajo ordinario diurno cuando la jornada ordinaria de trabajo es nocturna (6:00 p.m. a 6:00 a.m.)
Recargo Dominical y/o Festivo Diurno: Un día de trabajo en estos días comprende un recargo del 100% sobre el valor del trabajo ordinario diurno, es decir, que se remunera con un porcentaje total del 200%.
Recargo Dominical y/o Festivo Nocturno: Un día de trabajo en estos días comprende un recargo del 100% sobre el valor del trabajo ordinario diurno más el 35% por concepto de recargo nocturno, es decir, que se remunera con un porcentaje total del 235%.
Compensatorio: Día de descanso remunerado al cual se tiene derecho cuando se labora un día domingo y/o festivo. En caso de retiro del servicio, se debe reconocer en dinero y tiene un término de prescripción de 3 años.
2.1. Marco Legal


      1. Decreto 1042 de 1978. “Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones”.




      1. Acuerdo Distrital 9 de 1999. “Por el cual se dictan algunas medidas en materia salarial para el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”.


2.1.3 Trabajo Suplementario
2.1.3.1 Horas Extras
De conformidad con los artículos 36 y 37 del Decreto 1042 de 1978 los requisitos para el reconocimiento y pago son:


  1. El empleo deberá pertenecer al nivel técnico hasta el grado 09 o al nivel asistencial hasta el grado 19 (Artículo 12, Decreto 660 de 2002). En este aspecto es preciso señalar que en virtud del artículo 3 del Acuerdo Distrital 9 de 19991 en ésta Secretaría, se reconoce la remuneración de horas extras a los empleados del nivel técnico, administrativo y operativo sin tener en cuenta los grados de los cargos que pertenecen a dichos niveles.




  1. Autorización previa del Jefe del respectivo organismo o de las personas en quienes éste hubiere delegado tal atribución, mediante comunicación escrita en la cual se especifiquen las actividades que hayan de desarrollarse.




  1. El reconocimiento del tiempo de trabajo suplementario se hará por resolución motivada y se liquidará con un recargo del 25% o del 75 % sobre la remuneración básica fijada por la ley para el respectivo empleo, según se trate de horas extras diurnas o nocturnas.




  1. Cuando un empleado registre en un mismo mes horas extras diurnas y nocturnas, deben liquidarse primero las horas nocturnas, toda vez que esta es la alternativa más favorable al funcionario2.

Teniendo en cuenta lo anterior, el orden que debe seguirse al momento de liquidar es el siguiente:





    1. Horas extras nocturnas festivas

    2. Horas extras diurnas festivas

    3. Horas extras nocturnas

    4. Horas extras diurnas




  1. No podrán pagarse más de 50 horas extras mensuales. Es de aclarar que respecto a este requisito en la SDIS no se aplica este precepto sino el contenido en del artículo 3 del Acuerdo Distrital 9 de 1999 que establece que ningún caso se pagará mensualmente, por concepto de horas extras, dominicales o festivos más del cincuenta por ciento (50%) de la remuneración básica mensual de cada funcionario.




  1. Si el tiempo laborado fuera de la jornada ordinaria superare dicha cantidad, el excedente se reconocerá en tiempo compensatorio, a razón de un día hábil por cada 8 horas extras de trabajo.



2.1.3.2 Recargo Nocturno Ordinario
Regulado por el artículo 34 del Decreto 1042 de 1978, el cual establece lo siguiente:


  1. Se entiende por jornada ordinaria nocturna la que de manera habitual empieza y termina entre las 6 p.m. y las 6 a.m., del día siguiente.



  1. No puede compensarse en tiempo, y por tanto obligatoriamente debe pagarse el 35% más.




  1. No cumplen jornada nocturna los servidores públicos que después de las 6 p.m. completan su jornada diurna hasta con una hora de trabajo.


2.1.3.3 Recargo por Trabajo en días domingos y/o festivos
El trabajo en estos días puede ser habitual u ocasional, lo cual se explica a continuación.


          1. Trabajo Habitual

El artículo 39 del Decreto 1042 de 1978, establece lo siguiente:



  1. No importa el nivel al cual pertenezca el cargo que ocupe el empleado que los haya trabajado.




  1. No necesita autorización.




  1. La remuneración es el doble del valor de un día de trabajo ordinario (recargo del 100%) más el disfrute de un día de descanso compensatorio.

El valor del día compensatorio está incluido en la asignación básica mensual y por lo tanto no genera ningún tipo de recargo.




          1. Trabajo Ocasional

El artículo 40 del Decreto 1042 de 1978, dispone que:




  1. El empleo deberá pertenecer al nivel técnico hasta el grado 09 o al nivel asistencial hasta el grado 19 (Artículo 12, Decreto 660 de 2002). Sin embrago, en esta entidad se aplica el artículo 3 del Acuerdo Distrital 9 de 1999 que reconoce tal remuneración a los empleados del nivel técnico, administrativo y operativo sin distinguir entre los grados de los cargos que pertenecen a dichos niveles.




  1. Requiere autorización previa por parte del jefe del organismo o por la persona en quien hubiere delegado tal atribución, especificando las tareas que hayan de desempeñarse.




  1. El pago se efectuará con un día de descanso remunerado o con una retribución en dinero, a elección del trabajador.




  1. Si elige la retribución en dinero, esta será igual al doble de la remuneración correspondiente a un día ordinario de trabajo (recargo del 100%) o proporcionalmente al tiempo laborado, si este fuere menor (número de horas).




  1. Si prefiere del día de descanso compensatorio, la remuneración del mismo se entiende incluida en la asignación mensual.




  1. El reconocimiento se efectuará mediante resolución motivada.


2.1.4 Liquidación

El proceso de liquidación de los servidores públicos se realiza según el lugar de trabajo en la SDIS así:


2.1.4.1 Centros de Protección Social para el adulto mayor y Centros Integrales de Protección
La asignación básica mensual de quienes laboran en estos Centros comprende la remuneración de 168 horas. Cabe aclarar que tal asignación no incluye los recargos que se deriven de los turnos que a cada servidor le corresponda laborar dentro de estas 168 horas.
Las horas laboradas que sobrepasen las 168, corresponden a horas extras.
Son tres los turnos específicos que se encuentran organizados mensualmente así:


  1. Un turno de 12 horas diurnas un sábado al mes, seguido por cinco turnos de 6 horas, para un total de 42 horas por semana

  2. Un turno de 12 horas diurnas un domingo al mes seguido por cinco turnos de 6 horas para un total de 42 horas por semana

  3. Siete turnos de 12 horas nocturnas distribuidas en días pares o impares, los cuales cubren quince días del mes y un total de 84 horas.


Nota: Se aclara que en el turno de 6 horas, laborado de 1:00 p.m. a 7:00 p.m., los días domingos y festivos se reconocerá 6 horas de recargo diurno festivo.
2.1.4.2 Comisarías Semipermanentes
Los servidores públicos que prestan sus servicios en estas Comisarías laboran 8 horas diarias de lunes a viernes distribuidas en dos turnos específicos:


  1. 7:00 a.m. a 3:00 p.m.

  2. 3:00 p.m. a 11:00 p.m.

Durante el turno b se reconocen los recargos nocturnos ordinarios, generados luego de 6:00 p.m. hasta la finalización del turno (5 horas).


Es de anotar que no hay lugar al reconocimiento de horas extras.

2.1.4.3 Comisarías Permanentes
Las Comisarías Permanentes prestan sus servicios 24 horas de domingo a domingo, razón por la cual se establecieron dos turnos de 12 horas cada uno:


  1. 7:00 a.m. a 7:00 p.m.

  2. 7:00 p.m. a 7:00 a.m.

En cada una de estas Comisarías existen cuatro grupos de trabajo que laboran en turnos rotativos de la siguiente manera: dos grupos cubren el servicio durante cuatro días y posteriormente son relevados por los otros dos grupos que han descansado cuatro días.


Los servidores públicos de estas Comisarías tienen derecho al reconocimiento de todos los recargos según los turnos que laboren y al otorgamiento de los compensatorios por la labor realizada los días domingos y festivos.
Es de anotar que no hay lugar al reconocimiento de horas extras.
2.1.4.4 Nivel Central
Los servidores públicos del Nivel Central tienen una jornada laboral comprendida en el horario de 7:00 a.m. a 4:30 p.m., incluida 1 hora de almuerzo.
Las horas que los servidores públicos trabajen después de las 4:30 p.m., se reconocen como extras, siempre que medie autorización.
Se aclara que para aquellos funcionarios que empiecen su jornada laboral después de 7:00 a.m., se correrá el horario para el reconocimiento de horas extras proporcionalmente al tiempo de llegada.
2.1.5 Cronograma de radicación de novedades de trabajo suplementario
La subárea de nomina y prestaciones establece un cronograma anual con las fechas estipuladas para la recepción de todos los documentos asociados a la liquidación de la nomina, el cual es remitido vía email, a comienzos de cada vigencia anual, a todos los (as) servidores (as) y es publicado oportunamente en la intranet para la consulta e información de todos los funcionarios de Secretaría Distrital de Integración Social.
Las planillas de tiempo suplementario se tramitan mes vencido y deben ser radicadas en la oficina de nomina y prestaciones entre el 1° y 4° día calendario del mes siguiente al laborado. Es responsabilidad de los coordinadores la oportuna radicación y revisión de las novedades presentadas en cada una de las planillas.
2.1.6 Novedades que afectan el pago de trabajo suplementario
En la planilla de tiempo suplementario se debe especificar las novedades presentadas por el servidor público durante el mes. Además, deben ser reportadas a la oficina de nomina y prestaciones mediante oficio remisorio por parte del coordinador responsable de cada área y de esta manera realizar el tramite respectivo. Como novedades se especifican los siguientes conceptos:


  1. Incapacidad: no genera reconocimiento de ningún tipo de trabajo suplementario.

  2. Ausencia Laboral: no genera reconocimiento de ningún tipo de trabajo suplementario.

  3. Permiso Sindical: no genera reconocimiento de ningún tipo de trabajo suplementario.

  4. Permiso No Remunerado: no genera reconocimiento de ningún tipo de trabajo suplementario.

  5. Permiso Remunerado: se tiene en cuenta para la suma del tiempo laborado pero no genera reconocimiento de ningún tipo de trabajo suplementario.

  6. Compensatorio: se tiene en cuenta para la suma del tiempo laborado pero no genera reconocimiento de ningún tipo de trabajo suplementario.

  7. Licencias no remuneradas y sanciones o suspensiones: no generan ningún pago laboral.

  8. Capacitaciones: se tiene en cuenta para la suma del tiempo laborado pero no genera reconocimiento de ningún tipo de trabajo suplementario

Como las planillas de cobro se presentan mes vencido, deben contener todas y cada una de las novedades que haya tenido el servidor (a) en el respetivo mes, siendo responsabilidad del Coordinador, del Jefe inmediato o del Subdirector la verificación de las mismas antes firmar la planilla y ser enviada a nómina y prestaciones. En la eventualidad de que alguna novedad no fuese reportada en la planilla de cada mes, se debe enviar con posterioridad, a Nómina y Prestaciones, un oficio indicando las novedades para los respectivos ajustes o reintegros.


2.1.7 Compensatorios
2.1.7.1 Compensatorios por horas extras: Como se explicó anteriormente en el punto 2.1.3.1 los compensatorios surgen de la aplicación de la normatividad establecida en el artículo 3 del Acuerdo Distrital 9 de 1999 que establece que en ningún caso se pagará mensualmente, por concepto de horas extras, dominicales o festivos más del cincuenta por ciento (50%) de la remuneración básica mensual de cada funcionario. Si el tiempo laborado fuera de la jornada ordinaria superare dicha cantidad, el excedente se reconocerá en tiempo compensatorio, a razón de un día hábil por cada ocho (8) horas extras de trabajo.
Para el seguimiento de los compensatorios acumulados, nómina y prestaciones elabora un cuadro que registra mensualmente el tiempo acumulado para cada funcionario por concepto de compensatorios y debe notificar semestralmente (en enero y junio de cada año), al servidor y al jefe inmediato para conocimiento y organización del disfrute de los días de compensatorio, evitando que estos se acumulen excesivamente.
Sin perjuicio de esta notificación oficiosa, los funcionarios pueden solicitar la certificación del tiempo acumulado, cuando lo necesiten mediante una comunicación dirigida a la oficina de nomina y prestaciones.
2.1.7.2 Compensatorios en Jornada por Turnos en Comisarías permanentes. En el caso del personal que labora en jornadas especiales en las Comisarías Permanentes, se aplica lo establecido en el artículo 39 del decreto 1042 de 1978, que a la letra dice: “..Del trabajo ordinario en días dominicales y festivos. Sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales respecto de quienes presten servicio por el sistema de turnos, los empleados públicos que en razón de la naturaleza de su trabajo deban laborar habitual y permanentemente los días dominicales o festivos, tendrán derecho a una remuneración equivalente al doble del valor de un día de trabajo por cada dominical o festivo laborado, más el disfrute de un día de descanso compensatorio, sin perjuicio de la remuneración ordinaria a que tenga derecho el funcionario por haber laborado el mes completo. La contraprestación por el día de descanso compensatorio se entiende involucrado en la asignación mensual”.
Por tal razón, las personas que laboran en las Comisarías Permanentes, generan el reconocimiento de compensatorios por la labor que realizan en días dominicales y festivos, siendo necesario que la Subdirección para La Familia, lleve un control mensual de los días pendientes de disfrute y que organice el disfrute e estos compensatorios, sin afectar la prestación del servicio, evitando que se den acumulaciones de los mismos. De igual manera, debe reportarle a cada servidor, mensualmente, los días pendientes de disfrute. El control de los días de compensatorio será llevado por la Subdirección para La Familia.
3. DESARROLLO
3.1 Puntos de control
En el proceso de liquidación de tiempo suplementario se hace necesario especificar los puntos de control para la correcta funcionalidad del proceso, dentro de éstos, se identifican:
1. Revisión de la previa autorización de tiempo suplementario por parte del responsable asignado por la SDIS, la cual debe contener, la fecha de inicio y finalización de la actividad, descripción de la actividad a realizar, horario en el cual se desempeñara dicha actividad y los nombres de los funcionarios autorizados con su respectivo numero de cedula y cargo.

2. Revisión de la planilla de tiempo suplementario, la cual debe estar debidamente diligenciada por el funcionario, con su firma respectiva y la del coordinador responsable, quien a su vez garantiza el reporte de novedades en la misma planilla.


3. Revisión de la liquidación del tiempo suplementario con la pre nómina, mediante la identificación de valores registrados en los desprendibles de pago arrojados por sistema de nómina y prestaciones.


3.2 Liquidación de trabajo suplementario
El desarrollo para la liquidación de trabajo suplementario es el siguiente:


  1. Autorización previa por parte del jefe inmediato, especificando las necesidades de servicio que justifican el tiempo suplementario, la respectiva fecha y horario en que se ejecutara dicha labor.




  1. Radicación de planillas de tiempo suplementario, las cuales deben especificar el mes laborado, horario de ingreso, horario de salida, soportes, firma del jefe inmediato y firma del servidor público. La falta de alguna de las anteriores será motivo de devolución de la planilla.




  1. Recepción de la planilla en la subárea de nóminas por parte del funcionario encargado de la liquidación de tiempo suplementario. En este paso se revisa que las planillas que reportan trabajo laborado en meses anteriores al mes en liquidación no registren pagos anteriores para determinar si debe efectuarse o no el mismo.




  1. Clasificación de las planillas por dependencia.




  1. Liquidación manual de cada planilla de tiempo suplementario, de acuerdo al Decreto 1042 de 1978, esta liquidación consiste en definir y totalizar el número de horas laboradas por el funcionario en cada tipo de trabajo suplementario y determinar el porcentaje a pagar.




  1. Elaboración de la base de datos de planillas liquidadas en Excel con el fin de determinar el pago correspondiente a cada funcionario y el número de horas laboradas. Esta labor consiste en ingresar en la base de Excel el número de horas y el porcentaje liquidado en el literal e, para calcular, con base en la asignación básica mensual, el valor a pagar a cada funcionario.




  1. Ingreso de las planillas liquidadas al aplicativo de nómina para proceder al pago de los funcionarios, se ingresan en el aplicativo por la opción “Consulta de Novedades”, digitando el número de cédula de ciudadanía del servidor público en la opción “Horas Extras”; Previa autorización en la opción de “Novedades” para la inclusión y pago de tiempo suplementario.

En el aplicativo se selecciona el mes y año en el que se causó el trabajo suplementario y luego se selecciona el tipo de recargo u horas extras que se va a pagar y finalmente se ingresa el número de horas. Este registro se realiza por cada uno de los funcionarios.




  1. Ejecutar el proceso de liquidación de nómina para que los pagos se registren en cada desprendible de pago de los funcionarios.




  1. Revisión y comparación de las bases de datos Excel con el aplicativo de nómina, con el fin de detectar posible diferencia en cualquiera de los dos.




  1. Elaboración de las resoluciones de pago de tiempo suplementario del mes actual y de los meses anteriores; numeración de la resolución y firma de la misma por parte del ordenador del gasto.




  1. Archivo de las planillas y resolución correspondiente.

3.3 Formulas


Formulas de Liquidación Tiempo Suplementario

RECARGOS

Concepto

Porcentaje

Formula

Recargo Nocturno Ordinario

35%

(A.B.M*NoHorasLaboradas*35%)/240

Recargo Diurno Festivo

200%

(A.B.M*NoHorasLaboradas*200%)/240

Recargo Nocturno Festivo

235%

(A.B.M*NoHorasLaboradas*235%)/240

HORAS EXTRAS


Concepto

Porcentaje

Formula

Extra Diurna Ordinaria

125%

(A.B.M*NoHorasLaboradas*125%)/240

Extra Nocturna Ordinaria

175%

(A.B.M*NoHorasLaboradas*175%)/240

Extra Diurna Festiva

225%

(A.B.M*NoHorasLaboradas*225%)/240

Extra Nocturna Festiva

275%

(A.B.M*NoHorasLaboradas*275%)/240

*A.B.M = Asignación Básica Mensual 


4. Informe anual de trabajo suplementario
La sub área de nómina y prestaciones elaborará un informe anual, con destino al Asesor de Talento Humano, al Ordenador del Gasto y al Despacho, reportando los valores pagados por dependencia y el personal cubierto o beneficiado con estos pagos, para análisis de la dirección de la entidad. Dicho informe será presentado en febrero de cada vigencia anual.
5. No se tiene ninguna aclaración





ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

NOMBRE

Diego Armando González Fontalvo

Eduardo Cala Flórez

Blanca Inés Castellanos Morales


Mónica Rubio Arenas
Yair Alexander Valderrama Parra

Álvaro José Arrieta Consuegra

CARGO

Profesional Nómina y Prestaciones

Coordinador -Sub.-área de nómina

Profesional Nómina

Gestora de Calidad del Proceso Talento Humano



Subdirectora Administrativa y Financiera
Asesor Talento Humano

Director Gestión Corporativa

Líder del Proceso de Gestión de Talento Humano






1 Acuerdo Distrital 9 de 1999. Artículo 3: El artículo 4 del Acuerdo 3 de 1999 quedará así: horas extras, dominicales y festivos. Para que se proceda al reconocimiento de descansos compensatorios o a la remuneración por horas extras laboradas, de conformidad a las disposiciones legales vigentes, el empleado debe pertenecer al nivel técnico, administrativo y operativo.
En ningún caso las horas extras tienen carácter permanente, salvo excepción justificada por el ordenador del gasto.
En ningún caso se pagará mensualmente, por concepto de horas extras, dominicales o festivos más del cincuenta por ciento (50%) de la remuneración básica mensual de cada funcionario. Articulo 3 del Acuerdo Distrital 9 de 1999.

2 Younes Moreno Diego. La Jornada de Trabajo en la Administración Pública. Capitulo V. Derecho Administrativo Laboral. Ed. Temis. Bogotá. 2009. Pág. 163


Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195

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