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Plan de auditoria


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PLAN DE AUDITORIA

Página de

SI-F-07

Ver-3

23-Nov-2015




OBJETIVO:

Verificar el estado actual del Sistema Integral de Gestión en la empresa TRANSCASTAÑEDA LTDA y que éste cumpla con:



  • Las disposiciones planificadas.

  • Los requisitos de la norma ISO 9001:2008; ISO 14001:2004; OHSAS 18001:2007 y RUC.

  • Los requisitos del sistema Integrado de Gestión.

  • Implementación, mantenimiento, continuidad y seguimiento.

  • Verificar el cumplimiento de las políticas, los objetivos y legislación de la organización en materia de Calidad, Seguridad y salud en el trabajo, Ambiente, Responsabilidad Social Empresarial y normatividad vigente aplicable al sector Transporte.

AUDITORIA INTERNA No.

02-2015

FECHA AUDITORIA:

25-27 Noviembre 2015



ALCANCE:

Todos los procesos del Sistema de Gestión Integrado de Transcastañeda Ltda.

AUDITOR:

Ing. Sergio Valero

CRITERIO:

Norma ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001, RUC, leyes vigentes que aplican a la naturaleza de la empresa y procedimientos establecidos por la empresa.

DÍA

HORA

PROCESO

RESPONSABLE

MIERCOLES 25

8:30

Reunión de apertura

Ma. Victoria Oñate

8:45

Proceso Gestión financiera y de compras

Liseth Vega

9:45

Proceso Recurso Humano

John Pérez

11:00

Proceso de Mercadeo, Gestión de Ofertas y Proceso Gerencial

Gladys Navas

JUEVES 26

14:00

Proceso Gestión y Tramite

Yolanda Guevara

16:00

Proceso Sistema Integrado de Gestión

Ma. Victoria Oñate

VIERNES 27

8:30

Proceso Gestión de transporte

Leidy Martínez

Ledis Cárcamo

Edwar Afanador


VIERNES 27

14:00

Proceso Gestión Mantenimiento

Didiana Castro

18:00

Reunión de Cierre

Ma. Victoria Oñate



LISTA DE VERIFICACIÓN

GESTIÓN FINANCIERA Y DE COMPRAS

PROCESO

ASPECTOS A PREGUNTAR

DOCUMENTOS EVIDENCIA

OBSERVACIONES

PLANEAR

¿Cómo planifica e identifica las necesidades de bienes y servicios a comprar?

  • Identificación y planificación de compras

  • Procedimiento de compras

GF-P-01

Ver-6

Actualmente se conocen los proveedores y se remiten a estos las necesidades. No se encuentra establecido un procedimiento para identificar y re direccionar a un proveedor especifico.

Se solicita orden de trabajo para el servicio de los proveedores, se sugiere la posibilidad de generar ordenes de trabajo para proveedores de recarga de tintas, IPS, recolección de residuos.


Documentación del proceso (Procedimientos y otros)

El formato GF-F-03, orden de compra, no se utiliza y está fuera del procedimiento de Gestión de compra.

HACER

¿Cómo realiza las compras?

  • Autorización de compra

  • Orden de trabajo

REVISAR EN BCA

¿Cómo selecciona a los proveedores?

  • Procedimiento de selección de proveedores.

  • Formato de inscripción y actualización de proveedor.

  • Certificaciones de los proveedores que manejen aspectos significativos.

  • Directorio de proveedores

GF-P-04

Ver-1

No se encuentra la selección del proveedor CENTRAL MOTOR LTDA.

No se cuenta con certificaciones de concesionarios.

Se sugiere solicitar las hojas de vida de los vigilantes, solicitarla al cliente.

No se encuentra dentro del directorio electrónico el proveedor de alcoholímetro.

Se deben solicitar las últimas dos facturas de disposición.

En la certificación de Descont, se habla de dos empras que hacen parte de la disposición final (Incineración: LITO S.A e incineración: B.O.K S.S E.S.P) se deben solicitar certificado de disposición de las mismas.


VERIFICAR

¿Cómo verifica el desempeño del proceso?

  • Procedimiento de evaluación y reevaluación de proveedores.

  • Evaluación y reevaluación de Proveedores.

  • Auditorias de Segunda parte (Resultados)

  • Evaluación de Orden de trabajo.

GF-P-01

Ver-6

Los proveedores no han enviado la respuesta al informe de auditoría enviado. Se debe LLAMAR para solicitar respuesta antes de finalizar el año.




ACTUAR

¿Establece acciones correctivas, preventivas o de mejora? ¿Cómo aplica los procedimientos?

Evidencia del tratamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora

Se necesita un indicado de las evaluaciones de las órdenes de trabajo. Se debe montar en el sistema.



LISTA DE VERIFICACIÓN

GESTIÓN HUMANA

PROCESO

ASPECTOS A PREGUNTAR

DOCUMENTOS EVIDENCIA

OBSERVACIONES

PLANEAR

¿Cómo establece el personal que requiere y los requisitos de formación, educación, habilidades y experiencia?

Manual de perfiles de cargos y responsabilidades.

VER. 10

30-Jun-2015

Solicitudes de personal

GH-P-01

Ver-6

Procedimientos de Gestión Humana ACTUALIZADOS




HACER

¿Cómo vincula, capacita y evalúa al personal?

  • Selección y contratación de personal (hojas de vida del personal con la documentación y contrato)

  • Validación de la experiencia laboral.

  • Validación del cumplimiento de las habilidades solicitadas para el cargo.

  • Evaluaciones de conocimiento, pruebas de ruta e Inducciones.

No existe formato de verificación de experiencias.

Establecer dentro del formato de entrevista la calificación a las habilidades descritas en el GH-M-01.

No está incluido el requisito de vacunas de fiebre amarilla y tétano, mínimo hasta la 2da dosis. GH-M-01.

Dentro del GH-M-01 esta como requisito “Formación asistida en salud ocupacional y medio ambiente.” El cual nunca se exige.

Especificar el tiempo de experiencia en un tipo de vehículo determinado.

Se debe establecer evaluación a inducción.

Servicios varios, en formación “Relaciones Humanas, manejo de tiempo

Javier Badillo

No prueba de ruta.
Luis Londoño.

Formato de inducción sin diligenciar (para cambiar)


Alejandro Bermúdez

Solo 1 dosis de tétano

No prueba de ruta
Iván Cáceres

Vacuna tétano una dosis

Comunidad, no tiene la experiencia.

No prueba de ruta.


Hoja de vida del auditor Interno.

¿Cómo asegura el mantenimiento y desarrollo de las competencias del personal?

Plan de formación (Debe incluir temas de los tres sistemas), asistencia a capacitaciones, evaluación de las capacitaciones.




¿Cómo asegura las condiciones físicas para la realización del trabajo?

Entrega EEP’S (conductor, servicios Varios, Coordinador Operativo, HSE), Análisis de los puestos de trabajo.

No le han entregado EPP`s al de servicios varios.

VERIFICAR

¿Cómo verifica el desempeño del proceso?

Evaluación de desempeño.

Faltan firmas del evaluado, del Dir. Gestión Humana y de quien aprueba.

Indicadores del proceso

Falta mes de octubre

ACTUAR

¿Establece acciones correctivas, preventivas o de mejora? ¿Cómo aplica los procedimientos?

Evidencia del tratamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora

No se han cerrado tres no conformidades de la auditoria RUC.



LISTA DE VERIFICACIÓN

GESTIÓN DE MERCADEO Y GESTIÓN DE OFERTAS

PROCESO

ASPECTOS A PREGUNTAR

DOCUMENTOS EVIDENCIA

OBSERVACIONES

PLANEAR

¿Cómo planifica la gestión de mercadeo?

  • Portafolio de servicios.

  • Plan de calidad de los servicios







HACER

¿Cómo se asegura para cumplir con los requisitos del cliente en la oferta que realiza?

  • Procedimiento Gestión de ofertas

  • Órdenes de servicio/Contratos

  • Control a la presentación de ofertas

  • Seguimiento y legalización de contratos.




¿Cómo asegura la documentación del cliente?

Carpetas de los clientes con la información que se maneja de ello (Tener en cuenta lo de propiedad del cliente que referencia la 9001)




VERIFICAR

¿Cómo verifica el desempeño del proceso?

Indicadores




ACTUAR

¿Establece acciones correctivas, preventivas o de mejora? ¿Cómo aplica los procedimientos?

Evidencia del tratamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora






LISTA DE VERIFICACIÓN

GESTIÓN GERENCIAL

PROCESO

ASPECTOS A PREGUNTAR

DOCUMENTOS EVIDENCIA

OBSERVACIONES

PLANEAR

¿Cómo planea la gestión del sistema integrado?

  • Direccionamiento estratégico- misión, visión y objetivos




  • Mapa de procesos




  • Política integrada (requisitos por norma), según RUC, objetivos por cada sistema según RUC. RSE.




  • Caracterizaciones




HACER

¿Qué actividades ejecuta para cumplir con la gestión gerencial?

  • Plan de calidad / Plan de controles operacionales.

  • Cronograma de Inspecciones Gerenciales




¿Cómo asegura el cumplimiento de la política del sistema integrado y sus objetivos?

  • Presupuesto







¿Quién es el representante de la dirección? ¿Se le entregaron las responsabilidades según la norma?

  • Acta de reunión.




¿Cómo se gestionan las comunicaciones en el SIG?

  • Matriz de comunicación, Manual de comunicación, Políticas de comunicación.

  • Informes de Gestión.




VERIFICAR

¿Cómo verifica que el proceso se está desempeñando adecuadamente y la gestión se está logrando?

  • Registro de la revisión gerencial (validar las entradas sean las de cada norma).

  • Inspecciones gerenciales.




¿Ha establecido indicadores para este proceso?

  • Cumplimiento de presupuestos (Validar que este en la revisión gerencial)




ACTUAR

¿Establece acciones correctivas, preventivas o de mejora?

  • Plan de acciones correctivas y preventivas de la última revisión gerencia y de las inspecciones.






LISTA DE VERIFICACIÓN

GESTIÓN Y TRÁMITES

PROCESO

ASPECTOS A PREGUNTAR

DOCUMENTOS EVIDENCIA

OBSERVACIONES

PLANEAR

¿Cómo planifica la gestión de trámites?

  • Procedimiento Gestión y Trámites (revisión del cumplimiento legal y capacidades).

GT-P-01

Ver-3
Modificar en cuanto a desvinculación según decreto 348. (PENDIENTE)


HACER

¿Cómo se asegura para cumplir con los requisitos?

  • Procedimientos de vinculación y desvinculación de vehículos.

  • Ficha individual de cada vehículo.

XVX170

(Ficha Técnica de Homologación)

WFB862

Verificar que el numero interno este junto al logo en los vehículos de la operación.



¿Cómo asegura la realización de los trámites?

  • Entrega de documentos tramitados.

  • Entrega de pólizas.

  • Plan de rodamiento.

  • Renovación de pólizas y tarjetas

El formato GT-F-01 no se encuentra firmado por los coordinadores cuando se entrega documentación en Bca.

Se desconoce el plan de rodamiento, y está establecido en el formato GT-P-01.

El GT-P-01 debe cambiar lo siguiente “NOTA 1: Este contrato solo aplica para camionetas” ya que se solicita para todos.


VERIFICAR

¿Cómo verifica el desempeño del proceso?

  • Indicadores

Solo se realiza en el sistema el de quejas y reclamos. No hay indicador para documentación tramitada.

ACTUAR

¿Establece acciones correctivas, preventivas o de mejora? ¿Cómo aplica los procedimientos?

  • Evidencia del tratamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora

Revisar registro de quejas y reclamos (encargado)

No hay cierre de No conformidad o no se le ha asignado el nuero de la no conformidad del cierre de la queja. (REVISAR).





LISTA DE VERIFICACIÓN

GESTIÓN DE TRANSPORTE

PROCESO

ASPECTOS A PREGUNTAR

DOCUMENTOS EVIDENCIA

OBSERVACIONES

PLANEAR

¿Cómo planea la prestación del servicio?

¿Está establecido el Plan Estratégico de Seguridad vial?



  • Sistema Alejandría.

  • PESV, Cronograma.

En la adjudicación de servicio: eliminar los “contratantes” que ya no están habilitados.

HACER

¿Cómo se asegura para cumplir con los requisitos?

  • Ficha individual de cada vehículo.

  • Inspecciones preoperacionales.

  • Gerenciamiento de Viaje

Yolanda

No se esta llevando en tiempo real el monitoreo de la bitácora de conductores. Quedan datos sin diligenciar y no se hace un seguimiento a los servicios.

Gerenciamiento: no muestra elección de calificación en la categoría.

No están las rutas que recorren los servicio de confipetrol, hoteles, otros. Se deben crear las rutas.



¿Cómo asegura los recursos para la prestación del servicio?

  • Legalización de anticipos.

  • Inspecciones pre-operativas.

  • Revisiones de vehículos

Para modificar o incluir en el procedimiento GF-P-03, Ver-2: Inicialmente se solicita los viáticos por la plataforma de Alejandría, cuando se solicita en el mismo servicio más viáticos, se hace a través de correo a tesorería.

No se están cumpliendo las políticas de legalizaciones establecidas en el procedimiento GF-P-03



VERIFICAR

¿Cómo verifica el desempeño del proceso?

  • Evaluación del servicio (Alejandría).

  • Encuesta de satisfacción.

Se desconoce si se están digitando en el sistema las calificciones dadas por los funcionarios en las planillas de servicios.

Se envía encuesta de satisfacción mensualmente. No se envió encuesta de satisfacción para el mes de octubre. No se tiene en cuenta a todos los clientes.



ACTUAR

¿Establece acciones correctivas, preventivas o de mejora? ¿Cómo aplica los procedimientos?

  • Evidencia del tratamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora

Están pendiente las sugerencias dadas en los inf. De la ARL.



LISTA DE VERIFICACIÓN

GESTIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

PROCESO

ASPECTOS A PREGUNTAR

DOCUMENTOS EVIDENCIA

OBSERVACIONES

PLANEAR

¿Cómo se planifican los sistemas 9001, 18001, 14001 y RUC?

  • Planes de calidad.

  • Sistema documental de procesos (cumplimiento legal).

  • (Procedimientos reglamentarios 9001, 18001, 14001 y RUC)

  • Mapa de procesos.

  • Política Integrada y objetivos. Otras políticas, RSE.

  • Programación de auditorías.

  • Auditoria PESV (Seguridad Vial)




Se cumplió9 el plan de auditoria.
Los documentos se encuentran actualmente actualizados.
Las políticas fueron divulgadas. Se sugiere realizar una re inducción de las mismas.

Caracterizaciones




HACER

¿Qué procedimientos establece para asegurar la gestión del SIG?

  • Procedimiento de control de documentos:

  • Listado maestro de documentos, la codificación, el procedimiento en sí.

  • Procedimiento de control de registros:

  • Listado de control de registros donde este identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición.

  • Procedimiento de producto no conforme:

  • Identificación de lo que es un producto no conforme y los diferentes tratamientos

  • Procedimiento de acciones correctivas y preventivas.

  • Procedimiento de auditorías internas

  • Procedimiento de Gestión del cambio.




¿Cómo asegura el cumplimiento de la política del sistema integrado, RUC, RSE y sus objetivos?

  • Evidencia de difusión de la política (actas de reunión, capacitaciones, campañas)

Se evidenciaron las actas de difusión de las políticas.

¿Quién es el representante de la dirección? ¿Se le entregaron las responsabilidades según la norma?




¿Cómo se gestionan las comunicaciones en el SIG?

  • Matriz de comunicación u otra evidencia.




VERIFICAR

¿Cómo realiza las auditorías?

  • Programa de auditorías.

  • Plan de auditoría.

  • Informe de auditoría.

  • La selección de auditores, hojas de vida y cumplimiento con los requisitos que establece la organización para estos.




¿Cómo apoyar las revisiones gerenciales?

  • Acta de revisión gerencial y si hay procedimiento que se aplique, como es y que la información de entrada sea lo que la norma exige.

  • Inspecciones Gerenciales.




¿Cómo monitorear el cumplimiento de los indicadores de SIG?

  • Tablero de indicadores u hoja de vida de indicadores de calidad de los procesos.

Están establecidos en el sistema Alejandria.

ACTUAR

¿Establece acciones correctivas, preventivas o de mejora? ¿Cómo aplica a los procesos?

  • Evidencia del tratamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora.






LISTA DE VERIFICACIÓN

GESTIÓN DE MANTENIMIENTO E INFRAESTRUCTURA

PROCESO

ASPECTOS A PREGUNTAR

DOCUMENTOS EVIDENCIA

OBSERVACIONES

PLANEAR

¿Cómo planifica el mantenimiento?

  • Documentación de mantenimiento (procedimientos).

  • Plan de mantenimiento (preventivo de planta física, equipos, etc.)

  • Programa de Mantenimiento de Infraestructura.

  • Programa de Mantenimiento Preventivo de vehículos.

GI-P-02

Ver-2
El formato GI-F-01

Ver-4, de infraestructura no está actualizada la versión ya q se adicionaron dos columnas (Lugar y código) y no se ha actualizado con base a lo existente en la nueva base.

Programa de mantenimiento GI-F-02 Ver. 2. Se sugiere hacer programa para cada sede. No se ha realizado mantenimiento eléctrico. Se sugiere crear órdenes de trabajo para mantenimiento de impresoras, recarga de tintas, recolección de residuos.

Programa de Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos: se sugiere tomar a matriz existente e incluirla a la documentación del SIG (codificar).



GI-F-02

Ver – 2

No se ha modificado en Alejandría el kilometraje de mantenimiento por marca.



HACER

¿Cómo se asegura que la infraestructura cumpla con las condiciones para la prestación del servicio?

  • Procedimiento para el control y mantenimiento de vehículos.

  • Registro del mantenimiento (soportes del servicio, orden de trabajo).

  • Soporte de mantenimiento de equipos, herramientas. (Alcoholimetro, Dispensador, red eléctrica.

SSY151 (el vehículo estaba alquilado y no se sabía porq no se había ingresado combustible al sistema: son respecto a esto, se sugiere solicitarle al cliente q alquila q envíe soportes de tanqueo, ya q con este es con el que se proyecta el mantenimiento)

Revisar la matriz de mantenimiento los programados.

TTR796

No están alistamientos desde el 8 de nov en físico.



Alistamientos del 12, 6, y 14 de nov sin firma de responsable (luis Londoño) este conductor no firma los alistamientos y no les escribe fecha de realización.

STA239


No hay alistamiento en físico del 25 y 27 de nov. En el sistema esta hasta el 24 de nov.

No hay soporte de mantenimiento de equipos, redes eléctricas (bga).









¿Cómo gestiona el mantenimiento correctivo?

  • Evidencia del mantenimiento correctivo (hojas de vida de los equipos con los mantenimientos realizados)

Las observaciones del alistamiento de la SSY151 del 24 de nov no están en el sistema y son de consideración. No se han corregido.

Matriz correctiva falta codificar.

Se deba hacer aclaración respecto a la columna de “observaciones de la inspección”


VERIFICAR

¿Cómo verifica el desempeño del proceso?

  • Indicadores del proceso

Sigue sin aparecer la pestaña de “indicadores” en el módulo de la coordinadora Didiana.

ACTUAR

¿Establece acciones correctivas, preventivas o de mejora? ¿Cómo aplica los procedimientos?

  • Evidencia del tratamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora

Se debe cerrar la no conformidad de la inspección de redes eléctricas.

Se debe crear un formato para recibir las acciones de mejora correctivas.





ELABORO

REVISO

APROBO

Ma. Victoria Oñate.

Coordinador SIG



Gladys Navas

Gerente


Gladys Navas

Gerente





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