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AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL

MODALIDAD ESPECIAL - TRANSVERSAL CON LA DIRECCION SECTORIAL CONTROL SOCIAL Y DESARROLLO LOCAL)


FONDO DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS-FOPAE

DIRECCIÓN DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS-DPAE
PERIODO AUDITADO

1998 A 2005


PLAN DE AUDITORÍA DISTRITAL 2009

CICLO I


DIRECCIÓN TECNICA SECTOR GOBIERNO


Abril de 2009

FONDO DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS-FOPAE

DIRECCIÓN DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS-DPAE

Contralor de Bogotá Miguel Ángel Moralesrussi Russi


Contralor Auxiliar Victor Manuel Armella Velásquez


Directora Sector Gobierno María Gladys Valero Vivas


Subdirectora de Fiscalización Alexandra Ramírez Suárez

Asesor Jurídico Olga Patricia Gutiérrez Bernal

Equipo de Auditoría Patricia Benítez Peñalosa - Líder

Maria Inés Vargas de Díaz

Patricia Pardo Pardo

Manuel Antonio Vela Segura Roosevelt Alaguna Correal

José Olbein Guerrero

Jairo Leyva Díaz

Sara Inés Aragón Bocanegra

María Cristina Gaitán de Páramo

Gladys Monroy González

Jury Natalia Cruz Maldonado

Doris Julie Martínez Pineda

Johanna Lissette Romero Varón
CONTENIDO








PAGINA

1.


DICTAMEN DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL – TRANSVERSAL CON LA DIRECCION SECTORIAL CONTROL SOCIAL Y DESARROLLO LOCAL)

4


2.

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA POR COMPONENTE DE INTEGRALIDAD


11


2.1

SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO



11

2.2

EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO - – AREA GESTION TERRITORIAL



11

2.3

    EVALUACIÓN A LAS CUENTAS CONTABLES RELACIONADAS CON EL ÁREA EVALUADA



22

2.4

EVALUACION A LA CONTRATACION



26

2.5

EVALUACION A LA GESTION Y RESULTADOS


73


3.

ANEXOS





3.1

CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS





3.2

RELACION DE PREDIOS CON REGISTRO CONTABLE DIFERENTE AL VALOR DE LOS TERRENOS






1. DICTAMEN DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL – TRANSVERSAL CON LA DIRECCION SECTORIAL CONTROL SOCIAL Y DESARROLLO LOCAL)
Doctor

GUILLERMO ESCOBAR CASTRO

Director


Fondo de Prevención y Atención de Emergencias de Bogotá

Ciudad


Apreciado Doctor:
La Contraloría de Bogotá, con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política y el Decreto 1421 de 1993, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral - Modalidad Especial (Transversal con la Dirección de Control Social y Desarrollo Local), al Fondo de Prevención y Atención de Emergencias – FOPAE, en el tema de la adquisición, adecuación preliminar, señalización y demarcación de predios de zonas de alto riesgo no mitigable, durante las vigencias 1998 a 2005, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad, con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión, el examen de la razonabilidad de los registros contables, la comprobación de las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y procedimientos aplicables y la evaluación del Sistema de Control Interno.
Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría de Bogotá. La responsabilidad de la Contraloría de Bogotá, consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la entidad, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales y la calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno en el área de gestión territorial.
El informe contiene aspectos administrativos, financieros y legales que una vez detectados como deficiencias por el equipo de auditoría, serán corregidos por la administración, lo cual contribuye al mejoramiento continuo de la organización y por consiguiente a la eficiente y efectiva prestación de servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamentales Colombianas, compatibles con las de General Aceptación, así como con las políticas y los procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría de Bogotá; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de los estados contables y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno.


    Concepto de Gestión y Resultados



La auditoría gubernamental con enfoque integral, modalidad especial – transversal con la Dirección Sectorial Control Social y Desarrollo Local, se centro en la adquisición, adecuación preliminar, señalización y demarcación de predios por parte del FOPAE en zonas de alto riesgo, en cumplimiento de su misión institucional y salvaguarda de la vida de los habitantes de estas zonas. No sin dejar de lado la evaluación de situaciones de riesgo y emergencias.
En relación con la implementación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI- en la Coordinación de Gestión Territorial, es pertinente llamar la atención respecto a importantes factores que pueden incidir en el cumplimiento del objeto misional del FOPAE, como son la ausencia de una estructura organizacional formalmente constituida y de una planta de personal propia, no obstante contar con personal vinculado mediante contrato con alto grado de compromiso.



Frente al tema de adquisición de predios en el que se evidencian deficiencias de control a fin de evitar nuevas invasiones, no se realizan cerramientos, hecho que permite el uso indebido causando inseguridad y contaminación ambiental; no se colocan vallas informativas para la comunidad, no se recogen los escombros. Es así como, en 425 predios se evidenció la falta de cerramiento que en términos relativos corresponde al 94% y en 413 predios no se presentan vallas informativas, es decir, el 92% de la muestra evaluada (450 predios).
En cuanto a la información se manejan bases de datos mediante hojas de excel, las cuales no ofrecen ninguna confiabilidad y son inconsistentes, que comparada con los soportes documentales del FOPAE y con el Sistema de Información Catastral, se presentan diferencias en direcciones, áreas del terreno, datos de los propietarios y poseedores, números de escritura y notaría.
Se suscribió el contrato de consultoría 576 de 2006, presentando serias deficiencias en el cumplimiento de las obligaciones contractuales relacionadas con la cartografía y desactualización de la información de las fichas prediales, y se evidenció la falta de controles en la entrega de productos por parte del contratista, las fichas prediales en el 82% no corresponden a la información de los predios de la muestra revisada en Catastro (127 Predios), debido a que la información catastral general del predio, no está actualizada debido a que el contratista para cumplir con el objeto contractual, mezclo información de diferentes predios que corresponden a familias reasentadas.
Respecto del archivo documental de los soportes de la adquisición, adecuación preliminar, señalización y demarcación de predios en zonas de alto riesgo, no cumple las normas de archivo, debido a que en las carpetas de los predios adquiridos en zonas de alto riesgo puestas a disposición de la auditoría, se presenta información incompleta, en el 78% no contiene los planos de localización, y en el 41% no se presentan los avalúos técnicos y entre otros faltantes, las ordenes de pago. Así mismo, la información de los predios no reposa en el archivo de la entidad y se aduce que se encuentran en poder de la Caja de Vivienda Popular, no obstante haber sido adquiridos con presupuesto del FOPAE.
La entidad no cuenta con un procedimiento para la adquisición y administración de predios que incluya aspectos como la demarcación, encerramiento, señalización (vallas, nomenclatura), control y vigilancia, no obstante a partir de la Reforma Administrativa de Bogotá, dicha función pasó a la Unidad. Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial.
El DPAE-FOPAE, no ha gestionado la actualización de la propiedad de los predios adquiridos en zonas de alto riesgo, ante las diferentes entidades competentes, como la Oficina de Registro e Instrumentos Públicos de Bogotá, el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público -DADEP y la Unidad Administrativa Especial de Catastro, en cumplimiento de las normas que la regulan.
De los 214 predios revisados en el sistema de información catastral, 132 no están a nombre del FOPAE, lo que equivale al 62% y a nombre del FOPAE se encuentran 78 predios, de los cuales 20 no están declarados como suelo de protección. El FOPAE no ha gestionado la actualización de la información de la totalidad de los predios ante la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital UAECD y ante la Secretaría Distrital de Planeación, para que se les realice la anotación o se expida la correspondiente resolución, determinándolos con limitación de explotación y por lo tanto salgan del mercado inmobiliario.
De la muestra evaluada por el equipo auditor de 450 predios, sólo 158 predios cuentan con chip y se les elaboró ficha predial, es decir, al 35% y de éstos, el 80% que corresponde a 127 predios, presentan inconsistencias en la información: no se encuentran a nombre del FOPAE, existen diferencias en área y no han sido declarados como suelo protegido, por tanto, se comunican hallazgos administrativos.
La percepción de la comunidad mostró que el 84% (91 encuestados) de los habitantes de las zonas, señalaron que debido al abandono de los predios se presentan altos índices de inseguridad, ya que esto es aprovechado por delincuentes para el consumo de drogas, el robo y atraco a personas del sector. El restante 16% (17 encuestas), señalaron que estos se convierten en botaderos de basura, provocando problemas de salud por contaminación.
Es importante resaltar, que las Alcaldías Locales deben ejercer una función policiva, así como el respectivo control urbanístico en cumplimiento de la vigilancia de los predios, a fin de evitar los hechos presentados anteriormente, como lo establece el Decreto 619 de 2000 en el Artículo 508. Control Posterior. En virtud de la facultad que le asiste a los Alcaldes Locales de vigilar el cumplimiento de las normas vigentes sobre desarrollo urbano, uso del suelo y reforma urbana, dichas autoridades podrán conferir a organizaciones o agremiaciones de profesionales idóneas el control posterior de los proyectos que han sido objeto de la expedición de licencias de urbanización y construcción, en cualquiera de sus modalidades. Corresponde a la Secretaría de Gobierno determinar los términos y condiciones dentro de los cuales dichas organizaciones o agremiaciones llevarán a cabo dicho control. En todo caso, el control del proyecto se realizará mediante visitas durante la ejecución de las obras, de las cuales se dejará constancia en un acta, suscrita por el visitador y el responsable de la obra. Dichas actas de visita harán las veces de inspección ocular o dictamen pericial, en los procesos relacionados con la violación de las normas sobre construcción de obras y urbanismo”.
La contratación de obra e interventoría evaluada, permite concluir que la entidad requiere de mayor control y vigilancia en el recibo de productos contractuales, para el cumplimiento de los fines estatales, y los informes de interventoría deben cumplir su finalidad de supervisión y control.
Como consecuencia de lo anterior, se comunican hallazgos disciplinarios en los siguientes contratos:
Contrato de obra No 480 de 2007, se suscribe acta de iniciación de obras el día 20 de diciembre de 2007, se suspende la ejecución del contrato el día enero 2 de 2008, es decir a los doce (12) días, por cuanto: “se han detectado situaciones particulares que hacen necesaria la revisión de algunos aspectos del diseño, con el fin de determinar la necesidad o no de ajustes al mismo por parte del diseñado”, como consta en el acta de suspensión respectiva, en consecuencia, fue suspendido igualmente el contrato de interventoría -CI. No 503 de 2007.
El octubre 21 de 2008 el FOPAE entrega los nuevos diseños al contratista, transcurridos diez (10) meses, diecinueve (19) días, contados a partir de la fecha de la suspensión (02.01.07) y de la fecha de iniciación 11 meses.
Contrato de obra No 484 de 2007, se suscribe acta de iniciación el día 26 de diciembre de 2007, se suspende la ejecución del contrato mediante acta del 4 de enero de 2008, por cuanto: “suspender la obra mientras se solucionan los problemas de evacuación de una vivienda que interfiere con las obras y cuyo proceso ha tardado más de lo que se tenía previsto”, como consta en el acta de suspensión respectiva, en consecuencia, fue suspendido igualmente el contrato de interventoría No. I.N.T- 506-2007. A fecha de abril 3 de 2009 el contrato de obra, no se había reiniciado.
Contrato de Prestación de Servicios 524 de 2007, de acuerdo con la visita administrativa fiscal del 6 de abril de 2009 a la supervisora, se evidenció que el contratista no dio cumplimiento al objeto, tanto en la ejecución del cronograma de trabajo, como en la no entrega del software por problemas técnicos realizados en la plataforma del contratista, que no permitieron el despliegue de la aplicación en la plataforma tecnológica del FOPAE.
De otra parte, respecto a la gestión relacionada con la evaluación de las situaciones de riesgo y emergencias, la entidad emitió 240 diagnósticos técnicos de los cuales 57 fueron por fenómenos de remoción en masa, en los que se han efectuado recomendaciones asociadas con la intervención de sectores para implementación de medidas tendientes a la mitigación del riesgo así: 15 para la localidad de San Cristóbal, 12 en Rafael Uribe Uribe y 11 en Ciudad Bolívar y los restantes 19 en otras localidades.
En la intervención de diversos actores institucionales, es donde surgen limitaciones que hacen que los diagnósticos pierdan efectividad y las alertas su carácter urgente, en consecuencia el distrito es inoportuno en las decisiones que con premura debe tomar para garantizar la protección de la vida de los Bogotanos, que como ejemplo, podríamos hablar de los acontecimientos en la Urbanización Buenavista Sur Oriental Etapa III de la localidad San Cristóbal y Portal del Sur de la localidad Rafael Uribe Uribe, entre otros.
El programa de reasentamiento de familias ubicadas en zonas de alto riesgo, requiere medidas urgentes, pues lo que esta en riesgo es la vida de los habitantes de la zona, no obstante, de un total de 9.364 familias, se han reasentado 5.366 equivalentes al 57.3%. La localidad con mayor número de familias reportadas y reasentadas es Ciudad Bolívar, en el sector Altos de la Estancia en donde 8981 (27.7% de un total de 3242) familias, se encuentra pendiente por reubicar.
Por lo descrito en el presente informe, la política pública de prevención y atención de emergencias y de manera puntual, en aspectos relacionados con la oportunidad de las decisiones que deben tomar las diferentes entidades distritales, con base en las alertas indicadas por la DPAE y en coordinación intra e interinstitucional para dar solución a la problemática Bogotana debe ser revisada; ya que los diagnósticos técnicos no ofrecen la efectividad requerida y las acciones se están dando en la medida en que se presentan las emergencias, es decir, debe revisarse la gestión adelantada en lo local, así como en las entidades que conforman el Sistema de Prevención y Atención de Emergencias del Distrito Capital, la funcionalidad de los Comités Locales de Emergencias, comoquiera que en las actas de reunión no se evidencia seguimiento a compromisos, ni atención a las evaluaciones técnicas realizadas por la DPAE.
En este sentido se presenta un diagnóstico preocupante para los bogotanos y de mayor gravedad para los habitantes de zonas identificadas como de alto riesgo, ya que como se señaló en la auditoría gubernamental con enfoque integral – modalidad regular a la vigencias 2006 y 2007, se ha demostrado que Bogotá no cuenta con recursos contingentes para la atención de emergencias tipo sismo, ni esta preparada para atender un desastre de grandes magnitudes, peor aún si no se atienden las evaluaciones técnicas de riesgos que emite la DPAE, de manera oportuna y rápida, desatención que finalmente puede causar emergencias.
Por ello, este ente de control en uso de su función de advertencia avocará al Alcalde de Bogotá, a revisar este aspecto de la Política Pública de Prevención y Atención de Emergencias, que permita fortalecer el papel de la DPAE en la función coordinadora del sistema, y de otra parte, obligue a las entidades que lo conforman a actuar de manera oportuna y eficaz ante las alertas.
Los hallazgos presentados, nos permiten conceptuar que la gestión adelantada por la administración de la entidad, es desfavorable en relación con la adquisición, adecuación preliminar, señalización y demarcación de predios de zonas de alto riesgo no mitigable; no se acatan las disposiciones que regulan sus hechos y operaciones, no se ha implementado un Sistema de Control Interno en el área de gestión Territorial que le ofrezca garantía en el manejo de los recursos; lo cual ha incidido para que en la adquisición y uso de los recursos no se manejen criterios de economía, eficiencia y equidad.



    Evaluación a las Cuentas Contables relacionadas con el área evaluada



En nuestra opinión y con base en los resultados obtenidos en la muestra auditada, el saldo de $12.574.5 millones de la cuenta 83151002 Deudoras Control – Predios Adquiridos en Zonas de Alto Riesgo No Mitigable, mostrado en el Balance General de FOPAE con corte a diciembre 31 de 2008, se considera razonable, excepto por lo comentado y los ajustes que de ello se puedan derivar.
Consolidación de Hallazgos
En desarrollo de la presente auditoría tal como se detalla en el Anexo No. 1, se establecieron 10 hallazgos administrativos, de los cuales cinco (5) tienen alcance disciplinario y serán remitidos a la Personería de Bogotá D.C.
A fin de lograr que la labor de auditoría conduzca a que se emprendan actividades de mejoramiento de la gestión pública, la entidad debe diseñar un Plan de Mejoramiento que permita solucionar las deficiencias puntualizadas, en el menor tiempo posible documento que debe ser remitido a la Contraloría de Bogotá, dentro de los ocho (8) días al recibo del presente informe.
El Plan de Mejoramiento debe detallar las medidas que se tomarán respecto de cada uno de los hallazgos identificados, cronograma en que implementarán los correctivos, responsables de efectuarlos y del seguimiento a su ejecución.

Cordial saludo,



MARIA GLADYS VALERO VIVAS

Directora Técnica Sector Gobierno


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