Nº 64-09 consejo superior del poder judicial

Volviendo al tema de la reagisnación, de mi puesto, después de un proceso de apelación del suscrito, el cual implicó que el Departamento de Planificación realizara el estudio de esta situación por parte de la Sección de Desarrollo Organizacional; el  Consejo Superior acordó: “…2.) Tener por rendido el informe del Departamento de Planificación y por las razones en él expuestas, reasignar a partir de hoy a Profesional 2 la plaza que ocupa el licenciado Artavia Marín. 3.) Hacer lo anterior del conocimiento de don Henry.” (Sesión 93-07 del 10 de diciembre del 2007, artículo XXXIX).

Sin embargo, al haberse aprobado las reasignaciones en febrero del 2007 y con vigencia a partir del 16 de febrero del 2007, presenté una solicitud para que mi reasignación iniciara con esa misma vigencia. Al respecto el Consejo Superior modificó el acuerdo de la siguiente manera: “Acoger  el recurso de reconsideración interpuesto por el licenciado Artavia Marín, en consecuencia, modificar el acuerdo tomado en la sesión Nº 93-07 del 10 de diciembre de 2007, artículo XXXIX, en el sentido de que la reasignación de la plaza 48479, ocupada por don Henry, es a partir del 16 de febrero de 2007. “(Sesión 96-07 del 20 de diciembre del 2007, artículo XI).

En consecuencia, mi puesto era de Profesional 2 y encargado o coordinador de la Unidad de Reclutamiento, desde el 16 de febrero del 2007, según los derechos reconocidos, el informe del Departamento de Planificación, y los más importante, según las funciones que por más de doce años he desempeñado en mi puesto en propiedad.

Corolario de lo anterior, el 21 de enero del 2008, el Departamento de Personal en la Circular 03-CIR-2008, dirigida a los Jefes de Sección y Coordinadores de Unidad del Departamento de Personal, expresa:

“Con el fin de informar  lo pertinente y tomar las acciones y previsiones que correspondan respecto al funcionamiento de las diferentes actividades que tiene  cargo este Departamento, incluyendo la elaboración de oficios que prepara este Departamento a diferentes oficinas internas y externas al Poder Judicial; se les comunica que el Consejo Superior en la sesión celebrada el pasado 06 de setiembre del 2007 artículo LVIII, aprobó el informe N° 019-DO-2007-B elaborado por el Departamento de Planificación, en el que se presentó un análisis y actualización de la estructura organizacional de nuestra oficina. Al respecto el Órgano Superior acordó literalmente lo siguiente:

 “Tener por rendido el informe y aprobar las recomendaciones que contiene, excepto la que se refiere a excluir los estudios sobre la incorporación de otras áreas al Departamento de Personal, por cuanto este Consejo estima que la organización  y cambios propuestos ya se han ido consolidando en el departamento analizado,  por lo que se requiere contar con una estructura completa y definitiva de ese Departamento  y sus responsabilidades, que incluya el análisis integral de la incorporación de las áreas de Salud Ocupacional y Servicio Médico de Empleados. 2) El Departamento de Planificación, en cumplimiento de lo dispuesto en el punto anterior,  deberá realizar como parte de este   estudio,  el  análisis  sobre   la   incorporación   de   las   áreas   de    Salud

Ocupacional y del Servicio Médico de Empleados al Departamento de Personal con todas las implicaciones que ello conlleva. 3) Lo acordado no implica que se dejen de ejecutar las recomendaciones aprobadas.”

• 
  Que en los documentos oficiales de la Institución (Ley Orgánica del Poder Judicial, Relación de Puestos, Manual Descriptivo de Puestos, entre otros) se continúe utilizando la nomenclatura tradicional, sea Departamento y Sección, entendiendo por Macroproceso la jefatura del Departamento de Personal, por Proceso el nivel intermedio entre Departamento y Sección, sea cada uno de los encargados de las dos agrupaciones de tareas, a saber: Administración Humana y Desarrollo Humano; y por Subprocesos, las restantes estructuras, esto es Reclutamiento y Selección, Administración de Personal, Administración Salarial, Gestión de la Capacitación, Análisis de Puestos y Evaluación del Desempeño.Lo anterior, permitirá mantener una nomenclatura estandarizada con las demás estructuras administrativas del Poder Judicial, lo que facilitará el tratamiento de algunos temas como la realización de estudios integrales, la coordinación interinstitucional, entre otros.
  
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  A lo interno del Departamento en estudio, si se estima conveniente, podrá utilizarse la nomenclatura bajo el concepto de Macroprocesos, Procesos y Subprocesos, para identificar los procesos laborales que se ejecutan.
  
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  Mantener dentro de la estructura organizacional del Departamento de Personal, Gestión Humana,  los dos Procesos denominados: Administración y Desarrollo Humano.
  
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  En el Subproceso de Reclutamiento y Selección separar los procesos laborales de “Reclutamiento” y de “Selección”, así como el de “Llenado de Vacantes” y formalizar tales procesos  dentro  de  unidades   estructurales      claramente definidas. Lo anterior,  a fin de promover una estructura funcional acorde con las necesidades de la Institución y con una mayor especialización de su personal, ajustando los procedimientos a la nueva Gestión Humana por Competencias Laborales.  Es dable señalar la existencia de una unidad informal dentro de este Subproceso, denominada “Unidad de Psicología”, la cual participa activamente en los procesos laborales de reclutamiento y de selección. Sobre esta unidad, este Departamento sugiere que se mantenga como una unidad de apoyo adscrita a la Jefatura, la cual contribuye en la toma de decisiones para ambos procesos. 
  
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  En el Subproceso de Administración de Personal se sugiere crear formalmente dos unidades estructurales: la Unidad de “Prestaciones Legales y Otros Derechos” y la Unidad de “Jubilaciones y Pensiones”, en razón de la naturaleza de las funciones que realizan, el nivel de responsabilidad, complejidad y tramo de control, por cuanto se pueden afectar sensiblemente los recursos económicos de la Institución, con los cálculos y las decisiones que se tomen al respecto. En relación con el “Área de Gestión Documental y Archivo Central”, se debe mantener dentro de la estructura como una Unidad formal, por cuanto antes de la estructura propuesta por SONDA, esta oficina respondía a una unidad de apoyo formal dada la naturaleza de sus funciones y el servicio que prestan a otras dependencias de la Institución.
  
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  Según el rediseño propuesto, y los argumentos indicados por el Jefe del Proceso de Desarrollo Humano, la naturaleza del Subproceso de Investigación y Desarrollo, pretendía la realización de estudios de investigación en áreas de recursos humanos, que incorporaran en la gestión del Departamento de Personal las nuevas herramientas, técnicas y conceptos que mejoraran la función del Departamento. No obstante,  al analizar la  descripción de actividades que se realizan actualmente en este Subproceso, se determinó que únicamente se dedican a la atención de estudios específicos sobre clasificación y valoración de puestos, no así a realizar los otros estudios que se pretendían. En razón de lo anterior, este Departamento, sugiere la pertinencia  de   modificar   el nombre del actual Subproceso, así como redefinir la estructura  que tiene actualmente y proponer que se conserve parte del anterior nombre que identificaba las funciones que ahí se ejecutan, y se convierta en una unidad estructural que realiza ese proceso laboral en forma específica. La nueva unidad deberá estar adscrita al Proceso de Desarrollo Humano y se denominará Subproceso de Análisis de Puestos.
  
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  Se recomienda modificar el actual accionar del Subproceso Investigación y Desarrollo y crear la Unidad de Investigación y Control de Calidad adscrita a la Jefatura del Departamento de Personal, a fin de que se encargue de realizar las labores sugeridas inicialmente por la empresa SONDA y las establecidas por este Departamento en el informe 036-DO-2005-B y 071-PI-2005-B, cuando se sugirió la creación de una Unidad de Control encargada de realizar los estudios tendientes al aseguramiento de la calidad, los cuales serían en beneficio del accionar del Departamento. En el informe mencionado, se establecieron las funciones y las características de los puestos que se requieren asignar en esa nueva unidad.
  
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  Este Departamento sugiere dar un carácter permanente y formal al Área de Gestión de la Capacitación dentro de la estructura del Departamento de Personal, a fin de que continúen buscando las mejoras técnicas que contribuyan con la formación y desarrollo del personal judicial.  Por tal razón recomienda crearlo como una unidad estructural adscrita al Proceso de Desarrollo Humano, la cual se denominará Subproceso de Gestión de la Capacitación.
  
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  Se sugiere eliminar la palabra “Factor” del nombre de los Procesos de Administración del “Factor” Humano y de Desarrollo del “Factor” Humano, a fin de atender lo sugerido por los jerarcas del Departamento de Personal, quienes alegan que el término “factor” es inadecuado para el ser humano, según las tendencias filosóficas actuales en materia de recursos humanos.
  

Las medidas contenidas en el informe deberán ser cumplidas a partir de la comunicación oficial de esta circular.

Es indispensable que pongan en conocimiento del personal a cargo, los alcances del informe aprobado por el Consejo Superior según lo indicado.

Para una mejor comprensión,  a continuación se presenta el Organigrama vigente para el Departamento de Personal-Gestión Humana.

Por último se agrega el anexo N°3 incluido en el informe de cita y aprobado por el Consejo Superior, relativo a la actualización y distribución de los puestos ordinarios conforme a la nueva estructura organizativa y funcional, con la observación de que dicho cuadro no incluye los puestos nuevos creados a partir del presente año.”

Cabe resaltar que a la anterior circular, se adjunto el siguiente organigrama del Departamento de Personal y se ratificó lo aprobado por el Consejo Superior, en cuanto a la estructura de la Unidad de Reclutamiento:

Cabe resaltar que esta estructura, fue la aprobada por el mismo Consejo Superior, en la sesión celebrada el 6 de setiembre del 2007, artículo LVIII.

En atención al oficio de fecha 1° de abril en curso, presentado a la suscrita por el compañero Henry Artavia Marín, en el que solicita se le reinstale en la funciones de Coordinador de la Unidad de Reclutamiento, según la nueva estructura organizativa-funcional y por el tema de que se trata, me permito trasladarles dicha gestión, para lo que a bien estimen disponer.”

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  Debe iniciarse mencionando que producto de la consultoría con la empresa Sonda, se realizó un estudio integral de puestos en el año  2006^[1])  en los  departamentos  que fueron objeto  del rediseño de procesos,  entre ellos  el  Departamento   de Gestión   Humana.  Producto del informe técnico de la entonces  Sección de Investigación y Desarrollo, el análisis de las tareas y responsabilidades del cargo del señor Artavia se ajustaban al perfil de Profesional 1. 
  
• 
  El recurrente presentó   dos  recursos   de apelación ante dicho dictamen, y  en los informes IDH-248-2006   de  fecha    29 de  noviembre  del 2006  y el   IDH-091-2007  del    14 de junio  del   año 2007,  emitidos  por la  Sección Análisis de  Puestos, los cuales fueron   remitidos   a la   Secretaría   General de la  Corte,   se atendieron  dichos recursos, concluyéndose que no existían elementos adicionales que justificaran modificar el criterio técnico.  El detalle correspondiente puede observarse en el cuadro correspondiente al anexo 1.
  
• 
  Finalmente, el Consejo  Superior en sesión  93-07, artículo XXXIX, en fecha 10 de diciembre  del 2007 acordó reasignar el cargo a Profesional 2, -clase  angosta   Profesional   Administrativo  2-  siendo  de interés señalar  que  dicha  clase  contempla    en el apartado de  responsabilidades  y otras  condiciones  lo siguiente:  “ Le puede corresponder … coordinar y supervisar el trabajo  de otras personas”,   de ahí que  el puesto  al que  se   homologó  el Sr.  Artavia  (el   N° 102170)  fuera  reasignado  a   dicha  clase,  por   presentar  características  semejantes  a  ella, en criterio del órgano superior.  Todo lo anterior, en relación con la estructura, organización y funciones prevalecientes en ese momento.
  
• 
  Para mejor comprensión del tema, es pertinente   realizar  un  breve  análisis comparativo desde el  año 2006   hasta  la  fecha  del presente informe,  en relación  con  la estructura organizativa - funcional  de  la  sección que nos ocupa,  por cuanto  permitirá   dilucidar  lo  improcedente   de la   pretensión del Sr. Artavia.
  

1. 
   Desde el año 2006  hasta  el   5 de marzo del   año 2008, el  esquema de trabajo  de  la Sección de Reclutamiento y Selección  no estaba  definido por  Procesos, ni estructuralmente la Sección estaba conformada por Unidades, de trabajo, sino que existían 3 actividades bien definidas: a) Reclutamiento, Selección y Llenado de Vacantes,  b) Inducción c) Unidad Interdisciplinaria – relacionada con el trámite de nombramientos de la Judicatura-. 
   

2. 
   Lo  anterior  queda  demostrado  en el mismo   informe 019-DO-2007-B  de  fecha 04  de julio de 2007  emitido  por el   Departamento de  Planificación,  siendo  de interés mostrar el organigrama ahí dispuesto y transcribir   lo  siguiente:
   

“Organigrama Interno del Subproceso de

Reclutamiento y Selección de Personal

5 Profesional 2 1 Profesional 2 1 Coordinador UI

3 Profesional 1 1 Asist.Adtvo2 1 Médico

2 Asist.Adtvo 2 3 Profesional 2

10Asist.Adtvo.1 3 Profesional 1 1 Asist.Adtvo.2

2 Asist.Adtvo1

(*) Esta plaza está asignada en el área de Gestión de la Capacitación.

Fuente: Información suministrada por la Jefatura del Subproceso.

(…)

Es dable señalar que dentro del referido Subproceso, se ha dado formalidad únicamente a la unidad estructural denominada Unidad Interdisciplinaria, caso contrario, sucede con las otras dos áreas de trabajo.   

(…)

(…)

En el informe de Rediseño de Procesos elaborado por la empresa consultora SONDA, se recomienda que la Sección de Reclutamiento y Selección debe organizarse por procesos, lo que implica una reorganización funcional.

3. 
   El Departamento de Planificación mediante informe 019-DO-2007-B  se pronuncia  sobre  la  estructura organizativa-funcional  del  Departamento  de Gestión Humana,  la  cual  fue avalada por el Consejo  Superior en sesión  N° 66-07  celebrada el 6 de setiembre  del   año 2007,  artículo LVIII;  que   para   el caso   de la Sección de  Reclutamiento y Selección, condujo a que se  aprobara la  creación de  las Unidades  de  Reclutamiento;   Selección  y  Llenado de  Vacantes.
   

4. 
   Para mayor abundamiento, el análisis contenido  en el   cuadro  adjunto en el anexo 1,   permite  concluir    claramente  que  a la luz del estudio   integral  de puestos  por parte de la  entidad  competente,  (Sección Análisis  de Puestos),   la   estructura organizativa – funcional  establecida  para la  Sección de  Reclutamiento y  Selección  y   avalada  por  el  Consejo Superior en setiembre de 2007,  no se había  implementado en el momento en que el recurrente presenta sus gestiones de reasignación del puesto de Profesional 1 a Profesional 2  (gestiones presentadas   en septiembre del  año 2006  y   marzo  del  año 2007).
   

De  las  anteriores  transcripciones,  extraídas  del informe emitido  por el Departamento de Planificación y   que el recurrente   toma  como  base   para  que se  le  ubique  como   Coordinador  de la  Unidad  de Reclutamiento, así como de los otros puntos señalados en este apartado, se   demuestra   indubitablemente   que  para el momento del análisis del cargo del recurrente, la   estructura  organizativa  de la  Sección de Reclutamiento y   Selección  aún  no   estaba  funcionando  bajo   el esquema  de   procesos,    de igual forma   aún no  se habían puesto   en  marcha   las  unidades de trabajo  aprobadas  a la luz  del rediseño  de  los   procesos, y      por  consiguiente   no se  habían   designado    las personas que  tendrían   a  cargo el rol de  coordinador  para cada unidad, a saber: Reclutamiento;   Selección y Unidad  Llenado de  Vacantes.

9. 
   Una vez que el Consejo Superior aprueba la organización por Procesos para la Sección de Reclutamiento y Selección, el Departamento de Gestión Humana inicia el proceso de implementación de dicha medida, ya que conlleva una serie de decisiones sobre los procedimientos, ubicación física y estructural de los cargos, y en general, sobre la organización del trabajo.  Por esa razón, habiéndose completado los análisis correspondientes, este Departamento formaliza la entrada en vigencia de dichas unidades mediante la Circular N° 03-CIR-2008  de fecha  21 de enero  del   año 2008,  en  la que comunica   a todo el personal  que   lo conforma,   sobre la  actualización de la  estructura  organizativa – funcional    del  mismo,  a su vez  “…solicita a las jefaturas de Sección y coordinadores de Unidad, revisar en detalle el informe de referencia, con el fin de incorporar otras recomendaciones que se señalan en el documento a las diferentes actividades, acciones, objetivos y coordinaciones para alcanzar y cumplir de manera integral el acuerdo tomado por el Consejo Superior”.
   

9. 
   Con base en dicha Circular,  la  jefatura de Reclutamiento y Selección ,  en coordinación  con el Jefe del Proceso, y en uso de sus facultades, determinaron - en función  del perfil  requerido  y las  competencias  laborales-  quienes serían los servidores que asumirían   formalmente  la coordinación de  cada unidad, (Reclutamiento,  Selección  y Llenado   de  vacantes),  designándose  por  consiguiente  según su orden  a Emilia  Granados  Murillo puesto  N° 103607,  Henry  Camacho  Esquivel, puesto  N° 102170 y  Jenny  Arce  Córdoba, puesto   N° 43604.
   

Dicha  designación   se comunica  mediante  correo  electrónico  enviado  el día   6 de  marzo  del año 2008.  (anexo  N° 2). 

Asimismo,    les  reitero   lo siguiente:

• 
  El  rol de   coordinación  que  asumirán  Henry ( se refiere el señor Henry Camacho) ,  Jenny y Emilia  …