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Microsoft Access 2000


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Microsoft Access 2000







CURSOS DE RECICLAJE





El entorno de Access 2000 4

Qué es una base de datos 4

Nada mas entrar 4

Elementos de la base de datos 4

Tablas 6

Crear una nueva tabla 6

Tipos de datos 7

Propiedades 7

Campo clave 7

Abrir – Introducción de datos 8

Añadir registros 9

Modificar registros 9

Modificar el ancho de una columna 9

Borrar un registro 9

Ocultar una columna 10

Inmovilizar una columna 10

Liberar una columna 10

Hacer una copia de una tabla 10

Modificación del diseño de una tabla 10

Importar datos de una tabla Excel a Access 2000 12

Vincular datos de una tabla 14

Ejemplo: prolegómenos 15

Caso práctico 15

Buscar y ordenar información 18

Búsqueda de un registro o de un grupo de registros 18

Encontrar un registro 18

Nota: Si no sabemos el dato entero, también podemos escribir las iniciales y cambiar en Coincidir la opción, Hacer coincidir todo el campo por Cualquier parte del campo o Comienzo del campo, según convenga. 18

Filtros 19

Filtro por selección 19

Filtro por formulario 19

Ordenar los registros 19

Relaciones 20

Crear un campo de búsqueda 20

Creación de un campo de búsqueda 20

Ventana de relaciones 21

Visualizar la ventana Relaciones 21

Relaciones varios a varios 21

Dos notas importantes 21

2ª Parte del ejemplo 22

Formularios 24

Creación de un formulario con el asistente 24

3ª Parte del ejercicio 27

Modificación del diseño de un formulario. 27

Uso de listas desplegables en los formularios 29

Control de cálculo de campos en un formularios 30

Creación de subformularios 31

Ejercicio 33

Usar un botón de comando 34

Propiedades de edición de los formularios 34

Consultas 35

Nueva consulta 35

Consultas con criterios 37

Expresiones 38

Expresiones de fecha 38

Expresiones de números, moneda y contador 38

Expresiones de texto 38

Expresiones lógicas tipo Sí/No 38

Caracteres comodín 38

Consulta con parámetros 39

Ejercicio 39

Consulta de modificación/actualización 39

Otro ejemplo 40

Consulta de eliminación en una sola tabla 40

Consulta de creación de tablas 40

Agrupar por 41

Ejercicio 41

Los informes 42

Crear un nuevo informe 42

Diseño de informe 45

Ejercicio 45

Creación de etiquetas postales 45

Crear las etiquetas postales 45

Tecnología OLE 48

Ejercicio 49

Compactar y crear réplicas de base de datos 50

Compactar una base de datos 50

Crear una réplica de la base de datos 50

Paneles de control 52

Nuevo panel de control 52

Iniciar el panel de control al entrar en la base de datos 55

Vinculación con Word y Excel 57

Paso de una Tabla de Access 2000 a Excel o Word 57

Combinar con Word 57

Contraseñas en la base de datos 59

Establecer contraseña a la base de datos 59

Acceso por usuarios a la base de datos 60

Ejercicio Academia Tres 61

Ejercicio 2. Control de una clínica. 66

Ejercicio 3. Gestión de un garaje 71


El entorno de Access 2000


Qué es una base de datos


Una Base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo, podemos utilizar Access para llevar la gestión de fichas de los artículos de nuestro almacén, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc.   Podemos por ejemplo realizar consultas tales como ¿qué artículo se ha vendido más este mes? ¿qué clientes compran un determinado artículo? ¿cuál es la ganancia total del mes? etc.
Nada mas entrar
Nada mas entrar en Access 2000 se nos mostrará una ventana donde se podrá elegir si crear una nueva base datos1 o abrir una ya existente.

Access 2000 trae consigo una serie de Bases de Datos estándar que pueden ser utilizadas como punto de partida para empezar a trabajar. Para crear una BD de este tipo tenemos la opción de Asistente para Base de Datos en Blanco.
Por otro lado, también se muestras las ultimas BD con las que el usuario ha trabajado; un simple clic en uno de los elementos de esta lista basta para seleccionar dicha BD. Si queremos abrir una que no nos aparece en esta lista haremos clic en el elemento de la lista Mas Archivos..., con los cuales nos aparecerá la ventana de Windows para la localización de archivos.
Comenzaremos seleccionando la opción Base de Datos en Blanco, que como veremos es muy sencilla de utilizar.
Nota: Los ficheros donde se almacenan las BD de Access 2000 tienen, por norma general, extensión.mdb

Elementos de la base de datos


Una vez abierta o creada la BD se nos muestra en primer plano una ventana donde están representados todos los elementos de que consta una Base de Datos de Access 2000:

y como se puede apreciar una BD de Access 2000 consta de 7 elementos o tipos de objetos diferentes. Pinchando en una de las pestañas nos sacará la lista de los diferentes elementos de dicho tipo que tiene la BD.


Tablas:

unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante veremos qué es un campo.

Consultas:

aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)

Formulario:

elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.

Informe:

permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

Páginas:

Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet; los datos están almacenados en una base de datos de Microsoft Access o en una base de datos de Microsoft SQL Server. La página de acceso a datos también puede incluir datos de otros orígenes como, por ejemplo, Microsoft Excel.

Macro:

conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.

Módulo:

programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic

Con los iconos de Abrir, Diseño y Nuevo podremos crear (Nuevo) un nuevo elemento de dicho tipo de objeto. Con Diseño podremos modificar el diseño de alguno de los elementos ya creados, y usaremos el botón Abrir para abrir dicho elemento viendo de esta manera los datos oportunos.





Tablas
Crear una nueva tabla
Para crear una nueva tabla es necesario visualizar la ventana de la BD y pinchar en la pestaña donde pone Tablas. A continuación se mostrarán todas las tablas ya existentes en la BD; bastará con pulsar el botón de Nuevo para acceder a una ventana donde nos pregunta cómo deseamos crear la nueva tabla.




Las tablas se pueden crear de diferentes maneras tal y como vemos en la imagen:

  • Vista Hoja de Datos: podemos introducir directamente los datos

  • Vista diseño: para definir los campos y sus características

  • Asistente para tablas: un programa nos guía automáticamente en la creación de los campos de la tabla

  • Importar y Vincular tablas: para cargar una tabla externa

Nosotros trabajaremos con la opción de Vista Diseño la cual nos dará paso a la siguiente pantalla:










  • Nombre del Campo: es el nombre interno que se le da al campo. Se trata del nombre que usaremos luego para hacer referencia a dicho campo.

  • Tipo de Datos: se indicará de qué tipo de datos es dicho campo. Se seleccionará pinchando en uno de los elementos de la lista desplegable.

  • Propiedades: muestra los valores modificables de las propiedades de dicho campo. Dependiendo del tipo de datos que se le asigne las propiedades variarán.

Tipos de datos




Texto:

para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255, incluidos aquellos números con los que no vamos a operar, por ejemplo un número de teléfono, un DNI, un Código Postal, ...

Memo:

para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres

Numérico:

para introducir números

Fecha/Hora:

para introducir datos en formato fecha u hora

Moneda:

Para introducir valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales.

Autonumérico:

en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido

Sí/No:

campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.

Objeto OLE:

para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.

Hipervínculo:

podemos definir un enlace a una página Web

Asistente para búsquedas:

crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Propiedades




Tamaño del campo

Define el tamaño máximo de caracteres que podemos introducir. Hasta 255.

Formato

Indica en qué formato se va guardar la información internamente. Por ejemplo, se le puede indicar que aunque el usuario introduzca minúsculas él las guarde como mayúsculas. El símbolo que se introducirá será > para todo mayúsculas y < para todo en minúsculas.

Lugares Decimales

Indica cuantos decimales se van a tomar.

Mascara de entrada

Indica qué mascara se va usar para introducir los datos, aunque luego los guarda sin la mascara.

Titulo

Etiqueta del campo que identificará al campo externamente, a la hora de generar formularios, informes...

Valor Predeterminado

Valor que por defecto es almacenado en el campo, aunque se puede sustituir.

Regla de Validación

Indica la regla que debe cumplir el dato introducido por el usuario; si no cumple dicha condición no permitirá almacenar la información

Texto de Validación

Indica el texto de error que aparecerá en caso de que no se cumpla la regla de validación.

Requerido

Indica si dicho campo es obligatorio de rellenar o no.

Permitir longitud cero

Indica si en dicho campo se puede dejar sin introducir ningún carácter (longitud cero) o no.

Indexado

Los campos indexados permiten acelerar las búsquedas. Podemos hacer que un dato se repita o no en la tabla con las opciones permitir duplicado Sí o No.

Campo clave

Un campo clave es un campo con una característica especial (la clave) que hace que ese campo no se repita en ningún registro de la BD. Un campo clave incrementa además la velocidad de los procesos del tipo Consultas o Formularios. Lógicamente, no podemos introducir como campo clave el campo Nombre, por ejemplo, puesto que es muy probable que los nombres se repitan dentro de una BD.


  • Seleccionamos con un Clic la fila del campo Código de Identificación (el cuadradito gris a la izquierda del nombre) de forma que se seleccione toda la fila. Después, hacemos Clic en el botón Clave principal situado en la barra de menús. Aparecerá como aquí .Veremos que en la parte izquierda del campo aparecerá el dibujo de la llave).






Aunque el orden de introducción de los campos es indiferente puede que se quieran introducir en un orden lógico. Para ello tenemos dos iconos en la barra de herramientas: uno nos permite insertar otra fila encima de la fila seleccionada, y el otro nos permite borrar la fila seleccionada.

Finalmente, bastará con cerrar esta ventana para almacenar los datos tras las confirmaciones necesarias, introduciendo el nombre para dicha tabla.


Nota: En caso de cerrar la ventana sin haber definido una clave nos preguntará si deseamos crearla en ese momento. En caso de responder que sí, Access 2000 creará automáticamente un campo Autonúmerico que será la clave.
Abrir – Introducción de datos
Al pulsar el botón Abrir de la ventana de la BD, se abre la tabla en formato Hoja de Datos, mostrándonos los datos existentes en dicha tabla. Cualquier modificación en dichos datos se almacenará en la BD nada más salir de la ventana.

Bien estando en modo de tabla abierta o en modo de diseño de tabla podemos pasar de un modo a otro sin necesidad de cerrar la tabla, a través del primer icono que se encuentra a la izquierda de la barra de herramientas .






Añadir registros
Para añadir nuevos registros podemos:


  • Acceder a la opción del menú Insertar - Nuevo registro

  • Pulsar un clic directamente bajo el último registro:



Es importante fijarse en el símbolo de la izquierda (el triángulo negro). Cuando estemos introduciendo un dato, el símbolo se convertirá en un lápiz. Al finalizar la introducción de los datos del registro en el último campo, si pulsamos Intro, introduciríamos un nuevo registro. Si estamos introduciendo un registro y queremos cancelar la introducción de los datos, pulsaremos la tecla Esc y el lápiz desaparecerá para volver a visualizar el triángulo negro.
Modificar registros
Para modificar los datos de un registro, únicamente pulsaremos en el interior del campo que queramos modificar.
Modificar el ancho de una columna
Para modificar la anchura de una columna y así poder visualizar el contenido del campo, podemos situar el ratón en medio de la cabecera del campo y "estirar" el ancho. También podemos pulsar en la cabecera del campo y la columna entera se seleccionará.

Una vez seleccionada, podemos acceder al menú Formato - Ancho de columna - Ajuste perfecto y Access ajustará el ancho automáticamente al contenido de la columna o bien haciendo doble clic en la intersección de esa columna con la siguiente.
Borrar un registro
Si lo que deseamos es borrar un registro, pulsaremos en el número de la fila del registro que queramos borrar. Una vez seleccionado, accederemos al menú Edición - Eliminar registro o bien pulsando la tecla Supr y Access, tras pedirnos confirmación, borrará el registro de la tabla.
Ocultar una columna
Las columnas memo suelen ser demasiado anchas y en ellas se suele incluir información demasiado extensa que en ocasiones no deseamos ver en vista hoja de datos. Para ello existe la posibilidad de ocultar esa columna aunque a la hora de realizar el formulario o el informe esos datos también serán incorporados.


  • Arrastrar el borde derecho de la columna hasta pasado el borde izquierdo.

- o -

  • Situar el punto de inserción en cualquier lugar de la columna que se desee ocultar y escoger la orden Ocultar columnas del menú Formato.

Para volver a visualizar una columna oculta, se elige la orden Mostrar columnas del menú formato, y escogeremos la columna deseada.


Inmovilizar una columna
Al desplazar los campos hacia la izquierda en la hoja de datos, la primera columna, suele quedar fuera de la vista, y, por tanto, no podemos saber con qué registro estamos trabajando. Sería mucho más fácil si ese campo permaneciera siempre a la vista. Esto se puede conseguir inmovilizando la columna.


  1. Desplazar el cursor hasta la izquierda del formulario.

  2. Hacer clic en cualquier lugar de la primera columna

  3. Escoger la orden Inmovilizar columnas del menú Formato. Access muestra una línea en negrita en el borde derecho de la columna, y la columna se inmovilizará.

Liberar una columna


Para retornar a la forma como estaban las columnas antes de inmovilizarlas, hay que ir al menú Formato y seleccionar Liberar todas las columnas.
Hacer una copia de una tabla
Es muy importante crearse copias de todo lo que consideremos importante. Es pues, necesario, crearse una copia de alguna tabla dentro de la propia base de datos. Ten en cuenta que en Access, hay opciones un poco... digamos... delicadas, que pueden hacer que los datos de la base cambien por completo. Si tienes una copia, MÁS SEGURIDAD.
Para hacernos una copia de una tabla, debemos tener cerrada la tabla. Desde la pantalla principal:

  • Seleccionamos la tabla

  • Pulsamos el botón Copiar de la barra de herramientas, o bien Edición - Copiar

  • Pulsamos el botón Pegar de la barra de herramientas, o bien Edición - Pegar

  • Cuando Access nos pida un nuevo nombre, escribiremos el que creamos más oportuno.

Modificación del diseño de una tabla


Para modificar el diseño de una tabla no tenemos más que seleccionar la tabla que deseamos modificar y pulsar el botón de Diseño de la ventana de la BdD: accederemos a la misma pantalla que en la creación.

Importar datos de una tabla Excel a Access 2000


Es muy posible que al diseñar la BD necesitemos una tabla que ya tenemos creada con sus datos en Excel. Para no tener que crear dicha tabla en Access e introducir todos los datos, podremos importar dicha información, por ejemplo, de Excel 2000 a Access 2000.
Antes hay que tener en cuenta, que Access 2000 considera cada fila de dicha tabla como un registro de la tabla que se va a crear en Access 2000, por lo que no se recomienda que exista ningún espacio entre los títulos de columnas y los datos.
Lo que vamos a hacer es importar información, por lo que tendremos que ir a la opción Archivo del menú principal y seleccionar Obtener datos externos..., Importar.

Aparecerá la siguiente pantalla habitual de Windows para la selección de un fichero...






Se indicará la ruta donde está la hoja de cálculo que deseamos importar, e indicando que el tipo de archivo es una hoja de calculo Excel, con extensión .XLS.




Tras seleccionar la hoja de cálculo deseada aparecerá el asistente de importación. En esta primera pantalla se nos informa que la hoja de cálculo a importar tiene más de una hoja y que seleccionemos la hoja de la cual queremos importar.








En esta segunda pantalla del asistente se nos indica, activada la casilla de verificación, que la primera fila de la hoja contiene los títulos de los campos, de no ser así, deberemos desactivar dicha casilla.




En esta tercera pantalla del asistente nos pregunta dónde queremos almacenar los datos; si en una nueva tabla o en una tabla existente. SIEMPRE insertaremos la información en una nueva tabla puesto que la otra opción es prácticamente imposible que funcione. Para insertar los datos en una tabla ya existente, deberemos realizar una consulta de datos anexados (ver consultas).








Ocurrirá en alguna ocasión que la tabla que queremos importar contiene más campos de los que en realidad necesitamos para nuestra base de daos. En esta pantalla podemos discriminar campos que no deseemos importar e incluso definir propiedades de los mismos. Esto lo podremos hacer también a posteriori dentro de Microsoft Access.



En la siguiente pantalla Access 2000 nos pregunta si la nueva tabla no tendrá clave, si la agrega él, o si por el contrario es alguna de las columnas de la tabla.
Como hemos dicho anteriormente este campo clave es el campo principal de la tabla, que nos servirá para futuras relaciones con otras tablas.
Tras esto, sólo nos falta poner nombre a la tabla, y ya estará importada.
Igual que hemos importado una tabla de Excel se puede importar datos de otras bases de datos, como DBASE, Foxpro...


Vincular datos de una tabla





El proceso de Vincular datos es el mismo que importar pero con una particularidad. Los datos que se procesan bien en el origen (como puede ser una hoja de Excel), o bien en el destino (Access), se actualizan automáticamente, es decir, es lo mismo modificarlos en Excel que en Access puesto que siempre estarán actualizados.
Para ello utilizaremos la opción Vincular tablas que también está en el menú Abrir, Obtener datos externos, con prácticamente los mismos pasos a los de Importar pero que guarda también los cambios efectuados en Access en la tabla de origen, en este caso de Excel.

Ejemplo: prolegómenos


Antes de comenzar a crear una base de datos, convendría establecer un croquis o borrador en papel de los objetivos de la misma. Si es una base de datos para otra persona o empresa, es conveniente primero hablar con los que van a utilizar la BD para determinar qué uso se va a dar de la misma. Si fuese por ejemplo una base de datos para gestionar un comercio, estas preguntas podrían ser:


  • Posibilidad de introducir, modificar, consultar y listar los datos

  • Informes sobre artículos más vendidos

  • Etiquetas postales para clientes

  • Existencias de artículos

  • Pedidos a proveedores, etc

A partir de las preguntas, correcciones y apuntes que hagamos, podemos comenzar a construir las tablas que formarán nuestra BD. Es muy importante no introducir 200 campos por ejemplo en una misma tabla, sino dividir la información en varias tablas que puedan gestionarse por separado, pero enlazarse cuando sea necesario.


Caso práctico
La BD nueva que crearemos se va llamar LA PARCELA.MDB. Esta tratará de gestionar una ficticia empresa dedicada al alquiler de casas. Posee dos oficinas situadas en Algorta y Bilbao que abarcarán propiedades de la provincia de Bizkaia. Utilizando el ejemplo anterior, ¿qué necesitaremos para construir la BD?
Datos del cliente (Nombre, apellidos, etc...)

Datos de la propiedad (Tipo de propiedad, metros cuadrados, dirección, número de aseos, etc)
Supongamos que hemos hecho un estudio de la situación y decidimos incluir los siguientes campos en la BD:


  • Código de la propiedad (Número que identificará a la propiedad alquilada)

  • Nombre, apellidos, DNI,  y dirección

  • Fecha de alquiler del contrato

  • Fecha de expiración del contrato

  • Alquiler mensual que paga el cliente

  • Tipo de propiedad (Casa, apartamento, chalet...)

  • ¿Tiene garaje?

  • Número de aseos, habitaciones, dirección de la propiedad, ciudad, provincia y Código postal

  • Superficie en m²

  • Extras (observaciones, extras instalados, situación privilegiada, etc...)

Evidentemente, en una BD siempre nos olvidaremos algún campo, o tendremos que modificar las características de otro, pero esto siempre podremos solucionarlo. Bien, en concreto hemos calculado que necesitamos 19 campos para nuestra base de datos. Si hiciésemos una sola tabla incluyendo todos los campos, podríamos gestionar perfectamente pero sería una barbaridad tener tantos campos en una sola tabla. A veces necesitaríamos modificar o introducir por ejemplo los datos de una propiedad, y los del cliente no nos servirían para nada. Por ello, crearemos dos tablas; una controlará los datos del cliente y otra los de la propiedad.

TABLA DE CLIENTES:



  • A continuación, coloca en la opción Requerido de los campos Nombre y Apellidos

Observa que hemos colocado como campo clave el campo Código Cliente. De esta forma nos aseguramos que no repetimos dos veces un mismo código..


TABLA DE PROPIEDADES:
Cada propiedad tendrá un Código propiedad que la identificará.



  • Si en Provincia, vamos a la propiedad de Valor Predeterminado y escribimos BIZKAIA no hará falta que lo escribamos.


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