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Manual de Seguridad Minimum Security Criteria


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Manual de Seguridad

Minimum Security Criteria




M-CTPAT-01

Primera Edición: 20 Junio 2006

Última Revisión: 24.Agosto.15

No. Revisión: D

Página de





0.1 Antecedentes de la Empresa
Nombre: TransMaquila S.A. de C.V.

Nombre Comercial: TransMaquila S.A. de C.V.

Registro U.S. DOT: 782946

Registro ICC: MX 346421
Domicilio: Carr. Lauro Villar 4,5 km y Camino Real # 8-B Col. Las Culturas, Matamoros.

Tamaulipas, 87490. Mexico. Tel. y Fax (868) 811-1800


Registro SCAC: TRQV
Domicilio para recibir correo en USA: 1385 Cheers St., Brownsville, Tx 78521
Tipo de Compañía: Empresa comercial constituida en una Sociedad Anónima de Capital Variable.
Web site: www.transmaquila.com
Contacto del programa: Maria Valentina Jacobo Rodríguez – Responsable de CTPAT –

Solernau 1002-A Col. Aurora, Matamoros

Tamaulipas, 87370. Mexico. Tel. y Fax (868) 811-1800

E-mail: mjacobo@transmaquila.com


Principales Puertos Internacionales por los que realiza actividad: Brownsville, Los Indios, Pharr, Laredo, Mcallen y todo el Estado de Texas.

Oficinas Generales y Terminal en Mexico: 1. - Solernau 1002-A Col. Aurora, Matamoros, Tamaulipas.
Patio en USA: 1. - 1385 Cheers St.; Brownsville, Tx. 78521.
Información General de la empresa:
Constituida el 2 de diciembre de 1996, siendo su actividad principal el servicio de transporte cruce fronterizo entre Mexico y Los Estados Unidos de Norteamérica, servicio prestado a la industria maquiladora instalada en Matamoros, Tamps. Actualmente otorga servicio a la Industria maquiladora de la zona fronteriza así como transporte domestico en Mexico. Cuenta con 166 personas ubicadas en los siguientes departamentos:
Personal Administrativo: 118

Personal de Mantenimiento: 37

Personal de Seguridad: 16

Operadores Transfer (Mx-USA): 66

Operadores Foráneos (Mx): 60

0.2 Registro de Cambios


Revisión

Fecha

Descripción del Cambio

Reviso/Firmo

Autorizo/Firmo

A

5-Ene-2007

Al punto 0.1 Actualizar el Padrón del personal que integra la empresa.

Maria Teresa Muñoz Salinas



Jose Antonio Ramos Lopez



B

15-Ene-2007

Al formato de encabezados para autorizar y firmar en la primer página el manual. Así como el titulo en Ingles para que no se confunda con el perfil de seguridad.

Maria Teresa Muñoz Salinas



Jose Antonio Ramos Lopez



C

16-Nov-2010

Modificar datos de contacto responsable de CTPAT y dirección de la empresa

Porfirio Arvizu Vargas

Maria Teresa Muñoz Salinas

D

24-Agosto-15

Actualización de la nomenclatura del documento

Valentina Jacobo

Lic.Elizabeth Arizmendi


0.3 Tabla de Contenido

CONCEPTO Página
0.- Antecedentes de la Empresa, Registro de Cambios 1

1.- Alcance 4

2.- Aplicación 4

3.- Exclusiones 4

4.- Requisitos de Socios Comerciales, Proceso de Seguridad 5

5.- Seguridad de la Carga, Proceso de Inspección de Carga 5

6.- Seguridad de la Carga, Seguridad del Trailer 6

7.- Seguridad de la Carga, Seguridad de Contenedor 6

8.- Seguridad de la Carga, Proceso de Rastreo y Monitoreo 6

9.- Seguridad de la Carga, Sellos del Trailer 7

10.- Less-than Truck Load (LTL), Candado 7

11.- Less-than Truck Load (LTL), Sellos ISO 17712 8

12.- Control de Acceso Físico, Empleados 8

13.- Control de Acceso Físico, Visitantes/Vendedores y Proveedores de Servicio. 8

14.- Control de Acceso Físico, Remoción de Personal No Autorizado 8

15.- Seguridad de Personal, Verificación Pre-Empleo 8

16.- Seguridad de Personal, Investigación de Antecedentes 8

17.- Seguridad de Personal, Proceso de Despido de Personal 8

18.- Seguridad Práctica, Proceso de Documentación 8

19.- Seguridad Práctica, Revisión de Documentos 9

20.- Seguridad Practica, Bill of Lading / Proceso de Manifestación 9

21.- Seguridad Practica, Carga 9

22.- Seguridad Física, Cercado 9

23.- Seguridad Física, Puertas de acceso 9

24.-Seguridad Física, Estacionamiento 10

25.- Seguridad Física, Estructura del Edificio 10

26.- Seguridad Física, Candados y Control de Llaves 10

27.- Seguridad Física, Iluminación 10

28.- Seguridad Física, Sistemas de Alarma y Cámaras de Vigilancia 10

29.- Entrenamiento de Seguridad y Conciencia del Peligro 10

30.-Seguridad de Tecnología Informática, Protección de Contraseñas 10

31.- Seguridad de Tecnología Informática, Responsabilidad 11

32.- Seguridad de Tecnología Informática, Control de Tecnología FAST 11

33.- Distribución del Documento 11

1.- Alcance
El presente Manual de Seguridad especifica la manera en que TransMaquila enfoca el cumplimiento de los Aspectos de Seguridad del Programa C-TPAT en todos los procesos involucrados en la seguridad del servicio de transporte de mercancías con destino a Los Estados Unidos de Norteamérica.
2.- Aplicación
El Manual de Seguridad aplica a los procesos de:


  1. Transportación de Carga Regular, de materiales y residuos peligrosos y especializada Clasificación Transfer: operación de importación, exportación y local en la franja fronteriza de México y Estados Unidos.




  1. Transportación de Carga Regular, de materiales y residuos peligrosos y especializada Clasificación Foránea, en aquellos embarques cuyo destino de las mercancías sea en cualquier punto del Territorio de Los Estados Unidos de Norteamérica y su origen sea en el interior de México.




  1. Instalaciones, Vehículos, Personal, Proveedores, Socios Comerciales y Sistemas de Informática.


3.-Exclusiones
Los siguientes elementos quedan excluidos del presente Manual ya que no aplican a los servicios de transporte que otorga TransMaquila.
10.- Less-than Truck Load (LTL), Candado

11.- Less-than Truck Load (LTL), Sellos ISO 17712
4.- Requisitos de Socios Comerciales, Proceso de Seguridad
TransMaquila debe tener procesos escritos y verificables para el monitoreo de los socios comerciales (Clientes), incluyendo permisionarios subcontratados, así como Procesos de investigación para los nuevos clientes mas allá de el aspecto financiero, incluyendo indicadores de seguridad, referencias y asociaciones profesionales.
Debe tener Proceso escritos para monitorear a los socios comerciales, mediante los cuales identifique factores y prácticas específicas, mismas que generaran escrutinio adicional de seguridad por parte TransMaquila.
TransMaquila debe tener la documentación (certificado de C-TPAT, numero SVI, etc.) de los socios comerciales certificados en C-TPAT (importadores, puertos, terminales, etc.) y una relación indicando si los socios comerciales están o no certificados por C-TPAT. Los socios comerciales que no estén certificados (Non-C-TPAT) pueden ser sujetos a escrutinio adicional de seguridad por parte de TransMaquila.
TransMaquila debe asegurarse de que los proveedores de servicio cumplan las recomendaciones de seguridad C-TPAT por medio de acuerdos contractuales. Para los envíos dentro de Estados Unidos en caso que subcontrate servicios de transporte a otras compañías TransMaquila debe asegurarse de solo utilizar compañías aprobadas por C-TPAT o compañías bajo el control directo de un transportista C-TPAT con contrato escrito.

TransMaquila debe promover con los socios comerciales actuales y los prospectos que obtengan su certificación al programa de seguridad (C-TPAT).
TransMaquila tiene toda la responsabilidad de la carga que lleva en su remolque, es por ello que debe comunicar la importancia de la cadena de seguridad a sus socios comerciales y mantener una política de seguridad como uno de los aspectos fundamentales de la prestación del servicio.
5.- Seguridad de la Carga, Proceso de Inspección de Carga
TransMaquila debe utilizar hojas de Inspección de Vehículos y Carga; los operadores deben ser capacitados para inspeccionar la carga, identificar compartimentos escondidos. Este procedimiento debe ser adoptado como parte de los programas de capacitación de la empresa.
Las inspecciones de la carga deben ser sistemáticas y deben ser completadas cada que se ingrese o se retire del patio de la empresa o de los socios comerciales y también en el último punto de carga antes de llegar a la frontera.
Para contrarrestar conspiraciones internas, el personal que supervisa o un gerente de seguridad, deben registrar la carga después que el operador lo haya hecho también. Estas búsquedas deben ser al azar, documentadas, basadas en riesgo, y deben ser conducidas en el patio después que la caja ha sido cargada y esta en camino a la frontera.
TransMaquila debe inspeccionar visualmente todos los remolques incluyendo el interior, la inspección debe realizarse en el patio o en el lugar de carga si es posible. Se debe establecer el procedimiento de inspección para todas las cajas (remolques) y tractores considerando los siguientes aspectos:
Tractores: Guardafangos / Llantas / Rines, Puertas/ Compartimentos de Herramientas, Caja de Batería, Tanque de Combustible, Cabina Interior, Todos los compartimentos / Camarote, Faros / Techo
Remolques: Área de la Quinta Rueda – Revisar todos los compartimentos naturales / Patines, Exterior – Frente / Lados, Parte Posterior – Guardafangos / Puertas, Pared Frontal, Lado Izquierdo, Lado Derecho, Piso, Techo, por dentro y por fuera, Puertas.
6.- Seguridad de la Carga, Seguridad del Trailer
TransMaquila es responsable de la seguridad de todos los remolques en su custodia y debe mantener un procedimiento para protegerse en contra de la introducción no autorizada de material y/o personas.
TransMaquila deben contar con procesos establecidos para mantener la integridad de los remolques en todo momento. Aun y cuando TransMaquila no tenga control absoluto sobre el contenido de la carga, TransMaquila debe vigilar y asegurarse que la mercancía es legitima y que no existe contrabando en la carga.
TransMaquila debe asegurarse que en su camino a la frontera no ocurra ninguna carga de contrabando.
Los remolques deben ser almacenados en un área segura para prevenir acceso o manipulación por personal no autorizado. Debe establecer procedimientos para reportar y neutralizar la entrada de personas a las áreas donde se encuentran los remolques, tractores y el área de almacén.
TransMaquila debe notificar al U.S. Customs and Border Protection de cualquier cambio estructural encontrado en algún vehiculo, como compartimentos escondidos descubiertos en tráiler, tractores o cualquier otro equipo que cruce la frontera. La notificación debe ser enviada inmediatamente al CBP, antes de cruzar la frontera. Las notificaciones pueden ser hechas telefónicamente al CBP’s Anti-Terrorism Contraband Enforcement Team (A-TCET).
7.- Seguridad de la Carga, Seguridad de Contenedor
Cuando se transporta un contenedor o remolque de un importador C-TPAT, TransMaquila debe verificar que sea utilizado un sello de alta seguridad que cumpla con los estándares actuales de PAS ISO 17712.
8.- Seguridad de la Carga, Proceso de Rastreo y Monitoreo
TransMaquila debe asegurarse que la integridad de la carga se mantiene en el transcurso de la ruta a la frontera de los Estados Unidos utilizando sistemas de rastreo y monitoreo (tecnológicos o impresos). Si se utilizan bitácoras impresas el operador debe anotar que la integridad del trailer fue verificada en el trayecto.
TransMaquila debe establecer rutas predeterminadas, y los procesos deben contar con una revisión de rutas al azar, se debe documentar y verificar el tiempo entre el punto de carga, la aduana, y la entrega a su destino, durante tiempo de tráfico alto y no trafico. Los operadores deben reportar al despachador sobre cualquier tardanza debido a condiciones climatológicas, tráfico o desviaciones.
TransMaquila debe realizar un procedimiento de verificación documentada, periódica y no anunciada para asegurarse que los tiempos están siendo mantenidos y que los procesos de rastreo y monitoreo de la carga se están cumpliendo.
Durante las inspecciones del Department of Transportation (DOT) o cualquier otra inspección física de la carga por requerimiento de Autoridades Federales, Estatales o locales, los operadores deben reportar y documentar cualquier anomalía o modificaciones estructurales inusuales encontradas en la carga o vehiculo. TransMaquila debe realizar un proceso de verificación documentada, periódica y no anunciada, para asegurar que los reportes se mantengan y que los procedimientos de rastreo y monitoreo de la carga se estén cumpliendo.

9.- Seguridad de la Carga, Sellos del Trailer
Los sellos del remolque, son elementos cruciales en la cadena de seguridad, y es también parte crítica de los procesos de TransMaquila hacia el Programa C-TPAT. Un sello de alta seguridad debe ser puesto a todos los remolques que ingresen a Los Estados Unidos.
Todos los sellos deben cumplir o exceder los estándares actuales de PAS ISO 17712 para los sellos de alta seguridad.
Los sellos pueden variar basados en el riesgo de la carga o embarque, un sello con una barrera de voltaje puede ser aplicado en la manija de la puerta y/o un sello de cable debe ser aplicado a las dos barras verticales en las puertas del trailer.
TransMaquila debe establecer un procedimiento claro y definido de como son controlados los sellos durante el transito del remolque. Estos procesos deben ser por escrito difundidos a todos los operadores mediante un mecanismo que asegure que los procesos sean entendidos y seguidos. Estos Procesos deben incluir:
1.- Verificar que el sello se encuentre intacto o si exhibe alguna evidencia de violación dentro de la ruta.
2.- Documentación propia del número de sello original así como del segundo sello.
3.- Verificar que el número de sello y la ubicación sean el mismo que el declarado en los documentos de envío (shipper).
4.- Si el sello es removido camino a la frontera, aun por oficiales de gobierno, un segundo sello debe ser colocado en el remolque, y el cambio de sello debe ser documentado
5.- El operador debe notificar inmediatamente a TransMaquila que el sello ha sido roto y por quien e informar el número del segundo sello que es colocado en el remolque.

TransMaquila debe hacer una notificación inmediata al embarcador, el agente aduanal / o el importador acerca de la colocación del segundo sello.
10.- Less-than Truck Load (LTL), Candado
No aplica porque TransMaquila no presta este tipo de servicio
11.- Less-than Truck Load (LTL), Sellos ISO 17712
No aplica porque TransMaquila no presta este tipo de servicio
12.- Control de Acceso Físico, Empleados
TransMaquila debe establecer un sistema de identificación de sus empleados y el acceso a las instalaciones. Los empleados deben tener acceso solo a las áreas necesarias para el cumplimiento de sus labores. TransMaquila deben controlar adecuadamente la expedición y remoción de la identificación de empleados, visitantes y vendedores. Mantener un procedimiento documentado para la asignación, remoción o cambio de artículos de acceso, (llaves, tarjetas de llave, etc.).
13.- Control de Acceso Físico, Visitantes/Vendedores y Proveedores de Servicio.
TransMaquila debe solicitar a los visitantes, vendedores y proveedores de servicio presenten una identificación con fotografía para su identificación y acceso a las instalaciones, y debe mantenerse un record de los ingresos. Todos los visitantes deben portar una identificación temporal visible durante su estancia en las instalaciones.
14.- Control de Acceso Físico, Remoción de Personal No Autorizado
TransMaquila deben establecer un Proceso para identificar y evitar el acceso de personas no autorizadas así como no identificadas.
15.- Seguridad de Personal, Verificación Pre-Empleo
TransMaquila debe implementar un proceso de verificación de la información proporcionada en la solicitud de empleo así como el historial y las referencias antes de otorgar el empleo.
16.- Seguridad de Personal, Investigación de Antecedentes
Todos los candidatos a obtener un empleo deben ser investigados y obtener sus antecedentes penales. Una vez contratados TransMaquila debe realizar investigaciones periódicas basadas en causas o en la sensibilidad de la posición del empleado.

17.- Seguridad de Personal, Proceso de Despido de Personal
TransMaquila debe contar con un procedimiento para remover identificaciones, facilidades y acceso a sistemas de los empleados despedidos o renuncias.
18.- Seguridad Práctica, Proceso de Documentación
TransMaquila debe establecer un proceso para asegurarse que toda la información usada en la autorización de mercancía / carga, es legible, completa, correcta y protegida contra cambios, perdida o introducción de información errónea. Medidas como el uso de un archivo con cerradura deben ser tomadas para asegurar que el almacenamiento de documentos (formas no usadas, manifiestos), no estén disponibles a personal no autorizado.
19.- Seguridad Práctica, Revisión de Documentos
TransMaquila debe entrenar a su personal para revisar manifiestos y otros documentos con el fin de poder identificar o reconocer carga sospechosa que:
1.- Se originen o sean destinados a lugares inusuales
2.- Pagados en efectivo o cheque certificado
3.- Tenga métodos de recorrido inusuales
4.- Exhiba prácticas de envío/recibo inusuales
5.- Provea información vaga, pobre y generalizada
Todos los casos de carga sospechosa deben ser reportados inmediatamente a la oficina de aduanas (Customs and Border Protection) mas próxima.
20.- Seguridad Practica, Bill of Lading / Proceso de Manifestación
TransMaquila debe asegurarse que la información recibida por el socio comercial es reportada correcta y puntualmente para asegurar la integridad de la carga a recibir. La información en el Bill of lading u Orden de Embarque debe mostrar el lugar donde se toma posesión de la carga destinada a los Estados Unidos.
21.- Seguridad Práctica, Carga
TransMaquila debe verificar que la carga sea manifestada apropiadamente incluyendo el peso y la cantidad de piezas. Se deben notificar a la oficina de aduanas (Customs and Border Protection) si se detectan actividades sospechosas o ilegales.
22.- Seguridad Física, Cercado
El perímetro de las Instalaciones (patios) de TransMaquila deben estar completamente cercado, especialmente las áreas donde se encuentran lo tractores, cajas o cualquier otro vehiculo estacionado o almacenado. Toda la cerca debe ser inspeccionada para verificar su integridad y que no hay daño.
23.- Seguridad Física, Puertas de acceso
TransMaquila debe verificar que las puertas por las que todos los vehículos y el personal entran o salen sean monitoreadas. El número de puertas debe ser el mínimo necesario para el acceso y la seguridad.
24.-Seguridad Física, Estacionamiento
TransMaquila debe prohibir y asegurarse que vehículos privados no se estacionen cerca de las áreas de carga, de los tractores, de remolques o cualquier otro vehiculo que cruce la frontera internacional.
25.- Seguridad Física, Estructura del Edificio
Las instalaciones y edificios deben ser construidos con material resistente a cualquier ingreso de personas no autorizadas. TransMaquila debe contar con un Programa de Mantenimiento que garantice la integridad de las instalaciones así como inspecciones periódicas que verifiquen la integridad de las instalaciones.
26.- Seguridad Física, Candados y Control de Llaves
Todas las ventanas internas y externas, puertas y cercas deben estar aseguradas por candados o cerraduras. TransMaquila debe controlar el uso de candados y llaves, incluyendo las llaves de los tractores mientras estén estacionados en las instalaciones, las puertas y ventanas de los tractores deben permanecer cerradas para evitar el acceso no autorizado de personas.
27.- Seguridad Física, Iluminación
Las instalaciones deben tener iluminación adecuada tanto adentro como afuera, incluyendo las siguientes áreas: entradas y salidas, estacionamiento y bodegas de los tractores, remolques así como las cercas.
28.- Seguridad Física, Sistemas de Alarma y Cámaras de de Vigilancia
Sistemas de alarma y cámaras de vigilancia deben ser utilizadas para monitorear las instalaciones y prevenir el acceso no autorizado de personas a las áreas de carga, bodega y almacenamiento.
29.- Entrenamiento de Seguridad y Conciencia del Peligro.
TransMaquila debe tener un programa de concientización del peligro de la amenaza de terroristas y traficantes de drogas. Los empleados deben ser informados de los Proceso que TransMaquila tiene para enfrentar alguna de estas situaciones y como reportarla.
TransMaquila debe contar con un programa de capacitación cuyo objetivo sea que el empleado mantenga la integridad de las instalaciones, remolques y tractores, a reconocer conspiraciones internas y proteger los controles de acceso. Estos programas deben ofrecer incentivos para los empleados con participación activa.
30.-Seguridad de Tecnología Informática, Protección de Contraseñas
TransMaquila debe tomar medidas para proteger los recursos electrónicos, incluyendo concientizar a los empleados sobre la necesidad de proteger las contraseñas y claves de acceso a las computadoras.
TransMaquila debe contar con Proceso de asignación de contraseñas y cambios periódicos y Políticas de Seguridad de Información Tecnológica (IT).
31.- Seguridad de Tecnología Informática, Responsabilidad
TransMaquila debe establecer un sistema para identificar el abuso de la información tecnológica incluyendo el uso inapropiado del acceso, alteración de información a datos de la empresa. Contar con una política de sanciones a los infractores.
32.- Seguridad de Tecnología Informática, Control de Tecnología FAST
Cualquier tecnología proveída a TransMaquila por U.S. Customs y Border Protection para utilizar el programa de Tratado de Seguridad y Libertad (FAST por sus siglas en ingles) debe ser protegido contra el uso indebido, robo, alteración o duplicación***.
TransMaquila debe establecer procesos documentados para supervisar la orden de expedición, activación y desactivación de la tecnología FAST. TransMaquila tiene prohibido pedir tecnología FAST para cualquier otra compañía transportista que no este controlada por un transportista aprobado por C-TPAT.
TransMaquila tiene prohibido también pedir tecnología FAST para cualquier operador dueño de su vehiculo que no este bajo contrato escrito para proveer servicios exclusivos.
***Cualquier uso indebido de la tecnología FAST, incluyendo el prestar la tecnología FAST a otros transportistas resultara en la suspensión o cancelación del programa FAST. El programa FAST es un beneficio basado en la confianza.
33.- Distribución del Documento

Copia No.

Área o Departamento

Original

Control de Documentos C-TPAT


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