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Los Nuevos Retos en el Manejo de la Información Digital de los Juicios Orales en el Estado de México La Informática y la Justicia Oral


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Los Nuevos Retos en el Manejo de la Información Digital de los Juicios Orales en el Estado de México
La Informática y la Justicia Oral



Ing. Jorge Novoa Maubert

Subdirector de Desarrollo de Tecnología del

Poder Judicial del Estado de México

PRESENTACIÓN

En la actualidad existe un consenso generalizado del impacto que la informática está provocando en las sociedades de nuestro tiempo, impulsando cambios espectaculares en todas las áreas del conocimiento. Estos cambios alteran las condiciones en las que se ejercen las profesiones, al punto de modificar los planes y programas de estudio para incluir materias informáticas en licenciaturas pertenecientes a las ciencias sociales. Abogados, historiadores, economistas, y psicólogos, entre otros profesionistas, deben esforzarse para no quedar rezagados en el tiempo, cuando hay cambios trascendentes en las sociedades como resultado de los avances tecnológicos y sus aplicaciones.

La informática en el ámbito jurídico se puede definir como la tecnología aplicada a la sistematización y automatización del quehacer jurídico. Según el jurista español Antonio Enrique Pérez Luño, la informática jurídica se divide en tres áreas principales:


  • Informática jurídica documental.

  • Informática jurídica decisional.

  • Informática jurídica de gestión.

La Informática jurídica documental se refiere a la automatización del conocimiento jurídico emanado de fuentes legislativas, jurisprudenciales y doctrinales, su archivo, organización y búsqueda a través de medios tecnológicos.

La informática jurídica decisional se aboca a la automatización de las fuentes de producción jurídica y se basa en el principio de que la tecnología proporcione al jurista la información adecuada para la toma inteligente de decisiones. Generalmente estas tecnologías son sistemas expertos que concentran un volumen sustancial de información jurídica, la clasifican y analizan, ofreciendo al usuario un consejo o guía sobre la acción o decisión que debería tomar en relación a un asunto.

La informática jurídica de gestión provee, por una parte, los mecanismos para organizar los procesos de administración judicial, controlando trámites, expedientes, pasos del proceso jurídico, emisión de documentos y obtención de estadísticas para la toma de decisiones, mediante el uso de tecnologías de información; por la otra, cumplir con diversos mandamientos legales, como lo son hoy en día los Juicios Orales.

La impartición de justicia no puede permanecer al margen de esta cultura tecnológica, tomando en consideración que las sociedades actuales están mejor informadas y preparadas, y por lo tanto demandan mejores servicios de sus gobiernos.

Diversas instituciones gubernamentales en México vienen realizado esfuerzos importantes en materia de tecnologías de información desde hace varios años, sin embargo muchos de estos esfuerzos se están planteado sin un plan maestro de desarrollo y sin visión a largo plazo, lo que ha obstaculizado el crecimiento ordenado de la infraestructura tecnológica con la que cuentan estas instituciones.

Asociaciones a nivel mundial, como el Centro de Estudios de Justicia de las Américas (CEJA), han hecho esfuerzos importantes en conjunto con empresas líderes del sector como Microsoft, para llevar a cabo estudios del impacto de las tecnologías en la Administración de Justicia. Diversas empresas nacionales se han sumado a los esfuerzos del Gobierno Federal, para la implementación del Nuevo Sistema de Justicia Penal, ofreciendo “soluciones tecnológicas” que más bien son copias de modelos norteamericanos adaptados a nuestro sistema de justicia, sin embargo, estos estudios muestran los grandes beneficios que las tecnologías pueden ofrecer a las instituciones.

En consecuencia a lo anterior y alineado a las tendencias mundiales, la Dirección de Tecnologías de Información ha venido desarrollando soluciones tecnológicas para apoyar la función jurisdiccional del Poder Judicial.
JUICIOS ORALES EN EL ESTADO

Los juicios orales son procesos judiciales en donde los asuntos son ventilados públicamente, frente a un Juez, estando presentes el ministerio público y la defensoría, y donde los involucrados pueden presentar sus alegatos públicamente. A diferencia de los procesos escritos, los juicios orales permiten que la justicia sea rápida, transparente y de calidad.

En enero de 2006 se aprobaron a nivel federal las primeras reformas al código procesal penal, con el objetivo de iniciar una reforma integral que contemplara la oralidad de los juicios. El Artículo 275-D del Código de Procedimientos Penales del Estado de México determina que Las audiencias se registrarán en videograbación, audiograbación o cualquier medio apto, a juicio del juez, para producir seguridad en las actuaciones e información que permitan garantizar su fidelidad, integridad, conservación reproducción de su contenido y acceso a las mismas, a quienes de acuerdo a la ley tuvieren derecho a ello.

Por lo anterior el Poder Judicial del Estado de México, a través de su Dirección de Tecnología de Información, inició el diseño, desarrollo e implementación de soluciones tecnológicas para la grabación de las audiencias. Como el Estado de México posee una gran dispersión territorial, una de las premisas del diseño fue contar con sistemas de grabación robustos, fiables y simples en su operación, que no presentarán fallas bajo largos períodos de funcionamiento en condiciones extremas y que además, proporcionaran grabaciones de la más alta calidad.

A partir de los primeros diseños, la Dirección de Tecnología implementó un proceso de mejora continua, para satisfacer las diversas necesidades de los órganos jurisdiccionales orales; iniciando con los juzgados de cuantía menor en materia penal instalados en 2006, continuando con los juzgados orales de adolescentes, los juzgados familiares orales y por último, los juzgados penales de primera instancia, llamados de control y de juicio oral.

TECNOLOGÍA PARA LA ORALIDAD

La primera generación de tecnología para la grabación de juicios orales en el Estado de México, se basó en la utilización de dos grabadores digitales de DVD, un video-grabador digital (DVR), ocho cámaras fijas y nueve micrófonos de tipo cuello de ganso, con el control y monitoreo de audio y video instalado en un gabinete de integración operado por un técnico de audio y video. En esta generación las grabaciones son realizadas directamente en DVD y en el DVR en el formato propio de la marca.

A partir de esta primera generación, se han venido sustituyendo diversos componentes para minimizar costos, incrementar la seguridad de las grabaciones y la fiabilidad de los equipos. Es por ello que se han sustituido los DVR por computadoras personales con tarjeta de captura de video y se han agregado diversos componentes como amplificadores de señal para mejorar el video y multiplexores de audio y video para permitir la proyección de evidencias de cualquier tipo. En la última generación, las grabaciones también se realizan directamente en los DVD, pero ahora la diferencia es que las grabaciones hechas en la computadora se registran en formato H264 que entrega archivos de tamaño reducido con calidad de DVD, además de mecanismos de respaldo y generación de copias directamente desde la computadora, sin necesidad de software adicional o especializado, como en el caso de los DVR.

La evolución de los juzgados orales en el estado ha impulsado adecuaciones a los procedimientos en el manejo de las grabaciones; por ejemplo, en los juzgados de cuantía menor, sólo se entregan copias de los DVD a las partes involucradas y otra copia permanece en el archivo del juzgado; lo mismo sucede en los juzgados orales para adolescentes. Por otra parte, en los juzgados familiares orales y los juzgados de control y de juicio oral, además de las copias en DVD, la información digital se archiva localmente en las computadoras de los equipos de grabación y en cintas magnéticas para su posterior uso; y si la infraestructura lo permite, también se almacenan en servidores remotos.

Dos factores independientes a la tecnología utilizada para la oralidad en el estado, son el sistema de Expediente Virtual y el Sistema de Gestión Judicial Penal (SIGEJUPE), que tienen como objetivo almacenar y administrar en forma digital los documentos derivados los procesos jurídicos civiles y penales, respectivamente. El SIGEJUPE, además de administrar los documentos digitalizados, también registra el control de las agendas de los jueces, la programación de las audiencias y el lugar donde se llevarán a cabo, el juez asignado a cada audiencia y el seguimiento de causas; también cuenta con un módulo para los Ministerios Públicos, que permite solicitar y consultar audiencias en los juzgados de control y de juicio oral a través de Internet.

Aunque en la actualidad no hay relación tecnológica ni procedimental entre los equipos para grabar las audiencias y los sistemas de información antes mencionados, la información digital derivada de la operación de ambos requiere un espacio de almacenamiento y un procedimiento común para su tratamiento; la meta en todo caso, es integrar ambos escenarios en una solución única.



RETOS ACTUALES

Si bien los sistemas e infraestructura tecnológica con que cuenta el Poder Judicial han permitido trascender, de 2006 a al fecha, en el cumplimiento de los mandatos legales aplicables en materia de oralidad, también se tienen áreas de oportunidad en el desarrollo de tecnología y procedimientos para la administración y resguardo de la información digital.

En el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de mayo de 2011, se han llevado a cabo poco más de 19 mil audiencias orales en el estado, con más de 32 mil DVD grabados y unas 60 mil horas de información digital producidas. En comparación con el mismo período del año 2010, prácticamente se duplicaron el número de audiencias, el consumo de DVD y las horas de grabación digital. Si a lo anterior se le aumenta la cantidad de documentos digitalizados correspondientes a los procedimientos en materia familiar y penal, el volumen de información digital derivada de la oralidad se torna inmanejable por lo medios tradicionales, sin mencionar su clasificación, administración y vigencia.

En este escenario, es de vital importancia atender las necesidades y requerimientos del tratamiento de la información digital, mediante el uso de nuevas tecnologías que permitan un eficaz y eficiente manejo de la misma, pero también es importante contar con los procedimientos administrativos y de control, que deberían ser establecidos institucionalmente por el Consejo de la Judicatura; aquí es importante marcar la diferencia en la administración de la información, teniendo tres vertientes principalmente: el almacenamiento físico de los DVD que contienen las audiencias, los archivos digitales grabados en las computadoras y los documentos digitalizados durante los procesos.

Por una parte, la mayoría de los juzgados orales del estado mantienen un archivo local en el que resguardan los DVD de las audiencias, en otros casos, los responsables del almacenamiento de estos medios, a solicitud de sus titulares, son los operadores de audio y video, que los archivan en el lugar que mejor convenga dentro del juzgado.

Debido al material utilizado para la fabricación de los DVD, estos medios resultan frágiles ante su manipulación y el paso del tiempo, por lo que en cualquier momento pueden presentar fallas que impidan el acceso a la información almacenada en ellos; aunque los fabricantes han hecho esfuerzos importantes para determinar el tiempo de vida útil que sus DVD tienen, lo cierto que es no se puede establecer con certeza el tiempo que la información permanecerá íntegra en el medio. En gran medida, ese factor depende del modo en que se conserva y manipula el DVD.

Por otra parte, las grabaciones realizadas directamente en las computadoras de los equipos de audio y video son almacenadas en los propios equipos, en servidores y en algunos casos, en cintas magnéticas, con un espacio finito de almacenamiento.

En cuanto a la documentación digitalizada, derivada de los procesos civiles y penales, ésta se almacena en servidores y cuando son asuntos ejecutoriados, se traslada a cintas magnéticas de respaldo, que quedan en resguardo de la Dirección de Tecnologías de Información.

Como resultado de lo anterior, se puede observar que los procedimientos de resguardo y almacenamiento de la información digital no están definidos en su totalidad, e incluso, no han sido contemplados en los diversos manuales operativos y administrativos. Por ello es necesario sentar las bases sobre las cuales se deberá hacer el tratamiento de la información digital desde que se genera en el juzgado oral, hasta que se envía al Archivo Judicial para su resguardo, cumpliendo con las características mínimas que debe poseer, según menciona Lluís Codina Bonilla en su artículo Las propiedades de la información digital:


  • Reusabilidad: deberá ser actualizada, modificada, copiada, editada, y especialmente, reutilizada.

  • Interactividad: deberá existir un cierto tipo de “comunicación” entre el usuario y los diferentes sistemas informáticos.

  • Recuperabilidad: su búsqueda deberá ser fácil y rápida.

  • Virtualidad: se difundirá a gran escala con el mínimo costo económico. La virtualidad permitirá una utilización “multiusuario” de la información.

A todo esto habrá que sumar los resultados obtenidos de los análisis de demanda de la información, es decir, la cantidad de usuarios potenciales que la misma tendrá, el lugar o lugares donde esa demanda es mayor, los medios que más utiliza el usuario para allegarse de la información y los demás factores mercadotécnicos relacionados, porque no sirve de nada hacer esfuerzos tecnológicos para recopilar, clasificar y poner a disposición de los usuarios cantidades relevantes de información, si del otro lado no hay quien desee o necesite consultarla.

CONCLUSIONES

Los primeros retos del Poder Judicial se presentaron cuando en 2006 se inició la oralidad en el estado; ahora, con un crecimiento anualizado del 200% en el volumen de información digital, generada principalmente en los juzgados orales, es prioritario implementar estrategias orientadas a establecer procedimientos para administrar eficaz y eficientemente esta información. Los retos actuales giran en torno a cómo, cuándo y dónde almacenar y gestionar la información digital de los juicios orales.

El Poder Judicial del Estado de México es de los más grandes en cuanto al volumen de asuntos atendidos en las diversas materias, es además, pionero en la implementación de la oralidad en México. No obstante, hay vacíos procedimentales que deben ser subsanados lo antes posible, para evitar un colapso tecnológico que derive en pérdidas de información o a no contar con ella en el momento que se le requiera.

Las estadísticas muestran que en uno o dos años, el volumen de información digital en el estado superará las 500 mil horas de grabación de audiencias, se habrán procesado más de 9 millones de documentos digitalizados y 3 millones de asuntos registrados en el Expediente Virtual, por ello, en el Estado de México se están implementando nuevos proyectos tecnológicos de hardware y software, con el fin de soportar y administrar volúmenes cuantiosos de información digital.

No sólo se trata de desarrollar nueva tecnología, también se requieren procedimientos administrativos modernos, y adecuados a las necesidades presentes y futuras de cada institución, que permitan establecer las políticas y mecanismos administrativos, dentro del marco legal, para alinear todos los procesos y lograr los objetivos.

El plan de acción debería cumplir al menos con las siguientes premisas:



  1. Contar con estudios de demanda de la información, para determinar las prioridades y líneas de acción en cuanto a qué información debe estar disponible electrónicamente y en línea.

  2. Definir los procedimientos y políticas para el manejo y administración de la información digital, así como los procesos transversales que involucran el manejo de la misma.

  3. Definir los responsables del resguardo de la información, así como el lugar que se deberá habilitar para tal efecto.

  4. Establecer los criterios y formatos de grabación para que el registro de las audiencias se realice únicamente en las computadoras, eliminando la grabación directa en los DVD.

  5. Definir la infraestructura de software y hardware necesaria para el almacenamiento, clasificación, validación y publicación de la información.

  6. Diseñar y construir los espacios especiales para el almacenamiento de los DVD, de tal forma que cuenten con sistemas contra incendio, de aire acondicionado, de control de humedad y de limpieza de aire, entre otros.

Aunque en otros estados los volúmenes de información digital puedan ser bastante menores, estas instituciones tarde o temprano necesitarán revisar sus procedimientos y la tecnología que utilizan para el tratamiento de la misma, todo ello sin perder de vista que en un futuro cercano, la mayor parte de los expedientes jurídicos estarán archivados en forma digital, y la rapidez y seguridad con la cuáles se tenga acceso a ellos, será en beneficio directo de la sociedad y la impartición de justicia.



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