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Jose asuncion silva


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INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR


COLEGIO “JOSE ASUNCION SILVA” INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL

PERÍODO AUDITADO 2006

PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL 2006

FASE I

SECTOR EDUCACION, CULTURA, RECREACION Y DEPORTE


MAYO DE 2007

AUDITORIA REGULAR COLEGIO “JOSE ASUNCION SILVA” INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL

Contralor de Bogotá Oscar González Arana

Contralor Auxiliar Oscar Alberto Molina García


Director Sectorial Alberto Camilo Suárez de la Cruz


Subdirector de Fiscalización Juan Guillermo Plata Plata

Subdirector Análisis Sectorial Herwin Rodríguez Santos
Asesor Jurídico Patricia Chavez Agreda

Equipo de Auditoria Luís Camilo Dueñas Niño

Nelly Leal Olmos

Gladys Villate Monroy

Orlando Ángel Romero

Yany Quintero Trujillo


CONTENIDO

Página


1. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 1
1.1. Evaluación al Consejo Directivo 1

  • Concepto de Gestión Consejo Directivo 1

1.2. Evaluación a Participación Gobierno Escolar 3

  • Concepto de Gestión Participación Gobierno Escolar 3

1.3. Evaluación al componente de Presupuesto 3

  • Concepto Gestión de Presupuesto 3

1.4. Evaluación a la Contratación 4

  • Concepto de Gestión Contratación 4

1.5. Evaluación de Estados Contables Inventarios 4

  • Concepto de Gestión Estados Contables Inventarios 5

1.6. Evaluación de Planta de Personal 5

  • Concepto de Gestión Planta de Personal 6

1.7. Evaluación de Cobertura Alumnos 7

  • Concepto de Gestión Cobertura Alumnos 7

1.8. Evaluación de Complementos Nutricionales 11

  • Concepto de Gestión Complementos Nutricionales 11

1.9. Evaluación Servicio de Transporte 11

1.10. Evaluación y concepto a la Planta Física e Infraestructura 11

1.11. Evaluación y concepto Sistemas de Información. 12

2. ANEXOS: Cuadro de hallazgos detectados y comunicados 13


1. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

No se llevo a cabo seguimiento al plan de mejoramiento debido a que el Instituto no fue objeto de evaluación el año anterior.


Muestra:

Se tomo como muestra para la evaluación los procesos de apoyo administrativa y académica, se tomo una muestra, a través de la evacuación de 11componentes representando el 50%. Del universo como criterio de selectividad se tuvo en cuenta la representabilidad.


Metodología utilizada
La evaluación de sistema de control interno y control de Gestión se realizo teniendo en cuenta, las 5 fases de control, ambiente de control, análisis y evaluación de riesgos, operativización de los elementos, mecanismos de verificación y evaluación, y retroalimentación.

La metodología aplicada fue la aplicación de encuestas, entrevistas y pruebas de auditoria de aceptación general.




1.1. EVALUACIÓN DEL CONSEJO DIRECTIVO.

Se evidencia un funcionamiento acorde a las normas establecidas para este caso


1.1.1. Deficiencias de la evaluación institucional anual.

Las normas vigentes señalan que las instituciones educativas deben hacer la evaluación institucional Anual. La ley 115 del 8 de febrero de 1994, lo estipuló en su artículo 84 a cargo del Consejo Directivo, para “el personal docente y administrativo, los recursos pedagógicos y de Infraestructura física, para propiciar el mejoramiento de la calidad educativa que se imparte”, en el artículo 143, estableció en las funciones del Consejo Directivo, inciso j) Participar en la evaluación de los docentes, directivos docentes y personal administrativo de la institución y la ley 715 ratificó la evaluación como una función de gestión asignada al rector como parte integrante y fundamental del Consejo. (El subrayado es nuestro). Es cierto que la Corte constitucional declaró inexequible la evaluación para el personal docente, sin embargo el complemento del articulado quedó vigente y debe darse su cumplimiento.

No se lleva a cabo una evaluación anual en términos de resultados frente a lo planeado ni se diseñaron indicadores de gestión que permitan determinar el grado de eficiencia y eficacia con que desarrollo su proceso administrativo.

Los formatos SED no consideran la evaluación de los procesos administrativos ni de la gestión ambiental.


Se confirma el hallazgo administrativo, debido a que si bien se lleva una evaluación esta no es de forma integral ni permite, establecer en si la entidad cumplió en los términos que establece la norma , al no evaluar a través de indicadores de gestión y frente a lo planeado. Lo cual le permite establecer si la entidad cumplió en término de eficiencia eficacia entre otros principios rectores de la gestión publica. Una verdadera evaluación debe tener en cuenta el cumplimiento de las metas, coberturas y la calidad de los servicios.
Se configura un hallazgo administrativo a ser tenido en cuenta por la administración.
1.1.2. Desactualización de manuales de funciones y procedimientos.

La ley 87 de 1993 en el artículo 1º. Definición del control interno, define: “Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”.

Se acepta la respuesta en lo referente a la observación de los procedimientos establecidos para el consejo directivo pero se sostiene para lo de los procedimientos y funciones internas y será incluida en el plan de mejoramiento.
La situación descrita se consideran hallazgo de carácter administrativos, a ser tenido en cuenta por la administración.
Concepto Gestión Consejo Directivo
El Consejo Directivo considerado como el órgano de máxima autoridad en la conducción de la IED, debe fortalecerse para que cumpla con los objetivos para los que fue creado y así mismo brinde adecuado nivel de confianza.

1.2. EVALUACIÓN PARTICIPACIÓN ESTAMENTOS EDUCATIVOS EN EL GOBIERNO ESCOLAR (ACCIONES CIUDADANAS)

Aunque se estimulan los diferentes mecanismos de participación y se cumple con su cometido y se tramitan oportunamente las peticiones, quejas y solicitudes presentados por los integrantes de la comunidad educativa.

Sin embargo, se evidencio la falta de participación del sector Industrial.




  • Concepto Gestión Acciones Ciudadanas

Exceptuando que no se contó con el sector Industrial, pese a que el Colegio en repetidas ocasiones lo invitó a participar, lo demás la IED cumplió con lo normado.


1.3. EVALUACIÓN AL COMPONENTE DE PRESUPUESTO.


  • Concepto de gestión al componente de presupuesto.

El manejo del presupuesto se lleva a cabo según los parámetros establecidos.


1.4. EVALUACIÓN Y CONCEPTO AL COMPONENTE DE CONTRATACION:
1.4.1. Contratación de la Institución Educativa.
Se evaluó selectivamente la contratación celebrada por la IED de la vigencia 2006 e igualmente se verificaron los contratos de Sistematización de Boletines, Manual de Convivencia y/o Agenda, Carnés estudiantes y docentes y Tienda Escolar.
De la contratación de menor cuantía se escogieron los contratos selectivamente de los rubros Compra de Equipo, Impresos y Publicaciones, Materiales y Suministros y Prestación de Servicios Profesionales. Se analizó el procedimiento precontractual de su conveniencia, el cumplimiento de las normas para la selección, el trámite presupuestal y la gestión contractual y postcontractual desarrollada por el contratante y contratistas, así como su incidencia en el cumplimiento de los objetivos institucionales, encontrándose ajustados a la normatividad vigente.


  • Concepto de gestión al componente de contratación.

Los contratos de menor y mayor cuantía, fueron efectuados con el lleno de las formalidades plenas de acuerdo a lo contemplado en la Ley 80 del 28 de octubre de 1993, por superar la cuantía de mas de 20 SMLV, habiéndose corroborado la entrega de acuerdo a lo contemplado en el contrato y recibido a satisfacción por el responsable y a la fecha se encuentran en servicio.


1.5. EVALUACION A LOS ESTADOS CONTABLES E INVENTARIOS
1.5.1. La institución no realizó levantamiento físico de los elementos durante el ano 2006.
La Resolución No. 01 de 2001 expedida por el Contador General de Bogotá ordena el inventario físico anual de los elementos. Nº 2.3.3 (11) que dice: planear, coordinar y realizar el inventario físico total, en forma anual o en el periodo fijado por la administración y conciliar el resultado con las cifras contables”.

No se acepta la respuesta, debido a que si bien se hizo la revisión de los inventarios correspondientes a los bienes a nombre de la Secretaria de Educación, para los bienes adquiridos por el fondo educativo, no se encontró el soporte que permita establecer el inventario anual de los elementos adquiridos por el fondo ni en la respuesta anexa soporte alguno.

Se configura un hallazgo administrativo a ser tenido en cuenta por la administración

1.5.2. Falta de identificación de los elementos de inventario en al IED.

Realizada la verificación y comprobación física, se encontró que los elementos del inventario no cuentan con una identificación plena incumpliendo con lo ordenado en la Resolución 01 de 2001 expedida por el Contador de Bogotá, mediante la cual se adoptó el Manual de Procedimientos Administrativos del Distrito Capital, Nº 2.3.3 numeral 3.

La administración de la IED acepta el hallazgo. Se confirma para que sea incorporado al Plan de Mejoramiento a presentar a la Contraloría de Bogotá D.C. para seguimiento posterior.


Se configura un hallazgo administrativo a ser tenido en cuenta por la administración


  • Concepto de Gestión Estados Contables – Inventarios

El control interno en el manejo de los elementos en la IED es adecuado, resta por adelantar algunas actividades como el levantamiento físico anual de los elementos y la identificación plena de los bienes.


1.6. EVALUACIÓN A LA PLANTA DE PERSONAL

1.6.1. Planta de Personal Docente.


CUADRO I

PLANTA DE PERSONAL DOCENTE Y DIRECTIVO

DIRECTIVO

CANTIDAD

PROPIEDAD

PROVISIONAL

RECTOR

1

1




COORDINADORES

4

4




ORIENTADORAS

2

2




TOTAL

7

7







JORNADA




DOCENTES

PROPIEDAD

PROVISIONAL

MAÑANA




38

38




TARDE




38

38

0

TOTAL




76

76

3

FUENTE: IED Validación planta docente octubre de 2005

  • Concepto de Gestión Planta de Personal.

La planta de personal directiva docente y administrativa de la IED, muestra sentido de pertenencia y compromiso institucional y está acorde con los requerimientos.

1.7. EVALUACIÓN Y CONCEPTO A LA COBERTURA DE ALUMNOS


Cuadro 2

CURSOS Y ALUMNOS IED 2006

NIVEL


GRADOS

GRUPOS

CUPOS

PROYEC


G 1

G2

G 3

G 4


MATRIC

PROMOV

PROMOV

D230


REPROB

DESERC

mañana





































preesc

0o.

2

50

26

24







50

50




0

0

primaria

1o.

1

35

37










37

35




0

2




2o.

1

35

37










37

36




0

1




3o.

2

70

35

35







70

70




0

0




4o.

2

73

37

38







75

71




2

2




5o.

1

43

43










43

43




0

0

básica

6o.

3

120

38

43

40




121

63

45

3

10




7º.

4

160

41

43

40

44

168

56

93

8

11




8º.

3

120

40

39

42




121

34

70

9

8




9º.

3

120

42

42

40




124

39

74

5

6

media

10º.

4

160

41

41

41

41

164

40

93

16

15




11º.

3

120

44

41

42




127

71

44

6

6

TOTAL







1106

461

346

285

85

1137

608

419

49

61
  1   2   3


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