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Guía para Formar Equipos de Aprendizaje Gerencial Liderazgo Organización y Cambio Por Benardo J. Lara


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Guía para Formar Equipos de Aprendizaje Gerencial

Liderazgo Organización y Cambio

Por Benardo J. Lara




En todo equipo que quiera hacer un proyecto de aprendizaje gerencial hay que lograr los siguientes aspectos:

  1. Tener una Visión y una Misión Compartidas en cuanto al aprendizaje gerencial.

  2. Seleccionar a los integrantes para tener las habilidades y actitudes , necesidades de aprendizaje gerencial comunes y complemtentarias.

3- Definir claramente las responsabilidades o roles y asignarlas a los miembros

4- Establecer normas de funcionamiento, de interacción y calidad de trabajo.

5- Tomar inventario de los recursos , fortalezas y necesidades del Equipo.

6- Establecer los objetivos del Equipo de Aprendizaje.

7- Establecer metodologías de análisis y solución de problemas y de reuniones efectivas

8- Lograr que otros miembros de la comunidad de aprendizaje se enriquezcan y reconozcan con el producto del equipo.
1- Definir la Misión y Objetivos del Equipo :

a) La misión

La misión es el proposito o razon de ser del equipo de aprendizaje gerencial .

De acuerdo a la opción por sus necesidades de aprendizaje el equipo tendrá una misión que logre la siguiente misión propuesta:

Desarrollar en los integrantes del equipo las habilidades genreciales que haya descubierto deficitarias, para trabajr más efectivamente coom lídere o miembro inlfuyente de un equipo. Compatiendo con los demás equipos parte de su aprendizaje, contribuentdo a crear una organización de aprendizaje en la Clase de Liderazgo, Organización y Cambio.”

El equipo tendrá que asumirla o rediseñarla con el aporte de los futuros miembros: Un ejercicio muy importante es escribir esta misión de su equipo.

Se supone que la visión de cada quien está enmarcada dentro de la visión del equipo de aprendizaje gerencial. Para la visión es conveniente considerar los valores de eficiencia, eficacia, equidad, honestidad, de integridad, de ganar-ganar, de sinergia o cooperación creativa u otros dentro de la organización de aprendizaje."

Los objetivos específicos definitivos del equipo se van a trabajar después de la detección de necesidades. Lo primordial en esta etapa es reservar un tiempo para seleccionar, integrar los miembros y organizar el equipo primero y luego vendrán los objetivos.


2- La selección de los integrantes capaces para la misión del equipo: para constituir un verdadero equipo hace falta que en el mismo puedan estar las personas con las habilidades necesarias y conveniente para la misión o tarea primordial que da razón de ser al equipo, o con la capacidad de aprender y enseñarse mutuamente dichas habilidades, las cuales serán las siguientes (Katzenbach y Smith,l996):

a) Relaciones interpersonales o interacción efectiva, ademas las personas deben ser capaces de expresar lo que piensan, cumplir con lo que ofrecen. Revisar con el candidato(a) sus habilidad en esta area supone una dramatización bajo observación con alguna lista de revisión adecuada para ello.

b) Analizar y resolver juntos los problemas, llegando hasta las raíces del problema, proponiendo soluciones fundamentales a los mismos. En esto se puede diagnosticar estilos de resolución de problemas con un cuestionario para ello.

c) Las habilidades funcionales o apropiadas según la función o propósito del grupo, por ej. en un Comite de Aprendizaje Gerencial , deberá haber alguien que sepa del de la habilidad que se pretender aprender. Se diseñara además un programa de capacitación tutorial o formal para desarrollar la habilidad o el conocimiento deficitario o necesitado de mejora.


3- Definir las Responsabilidades o Roles del grupo:

A continuación se sugiere una organización modelo para la distribución del trabajo en unos cargos con su tarea primordial y sus responsabilidades específicas.



Hay que intentar asignar al principio las responsabilidades de acuerdo con las cualidades de los integrantes. Esta distribución del trabajo se podrá renegociar entre los diferentes miembros del equipo en algunas ocasiones , en la medida de que se vayan rotando o haciendo tutoría mutua , o asesoría para el aprendizaje, en esa medida se puede planificar una rotación de los cargos para lograr mayor aprendizaje entre todos. Asi cuando alguien falle por alguna razón siempre habrá quien lo supla.
a) El Coordinador del Equipo de Aprendizaje Gerencial

Tarea Primordial : es conducir al grupo al logro de la misión y los objetivos, asegurando que los procesos dentro del equipo se vivan efectivamente de acuerdo con las normas acordadas.

Responsabilidades específicas:

  • Transmite la información, el conocimiento, y sus habilidades a los miembros del grupo, para ello debe estudiar más que nadie, manteniendo la comunicación con el facilitador del Curso L.O.C.

  • Interpreta y aplica las normas , las especificaciones y las instrucciones del jefe o director correspondiente a la naturaleza del equipo. y logra el consenso creativo sobre las normas que van a comprometerse a cumplir.

  • Está pendiente de cómo los miembros del grupo están manejando los procesos del grupo, en especial las normas de interacción y de calidad para evaluar los resultados junto con los demás miembros.

  • Es el vocero del equipo delante de los otros equipos de la clase L.O.C., y se coordina con ellos

  • Promueve el lograr la claridad y el acuerdo auténtico entre los miembros del equipo sobre los objetivos y tópicos a tratar, y el discutir las diferencias mediante la confrontación del pensamiento en camarilla (el falso consenso).

  • Promueve la autodisciplina en los miembros del grupo, haciendo respetar los acuerdos al invitar a cambiar a los miembros que se desvián de las normas acordadas..

  • Refuerza psicológicamente con equidad las conductas apropiadas de los miembros,

  • Sirve como mediador de manejo en los conflictos del equipo adentro o hacia afuera.

Para seleccionar al candidato más idóneo se recomienda el que tenga más elevados los puntajes en los Roles de Presidente, Líder, y Organizador-Director.
b) El Facilitador del proceso de integración psicosocial dentro y fuera del equipo .

Tarea Primordial: Conducir los procesos de integración del grupo para convertirse en un equipo de aprendizaje efectivo, a partir de la conducción y retroinformación de los procesos psico-sociales: la comunicación interpersonal, la confianza mutua, el manejo efectivo de los conflictos Interpersonales o intragrupales.

Responsabilidades:

  • Asegura con el coordinador el que la agenda involucre los intereses y opiniones de los miembros.

  • Asegura que la agenda se cumpla con la participación de los integrantes del equipo.

  • Ayuda a superar el que los miembros no se sientan motivados a cumplir con la agenda, o con las tareas asignadas por el equipo.

  • Da retroinformación junto con los observadores del proceso para señalar los sentimientos, gestos, acciones que están oponiéndose al logro de la integración del equipo hacia la misión.

  • Modela y facilita el escucharse unos a otros, el construir la confianza de unos en los otros, expresando realmente sus opiniones aunque sean diversas.

  • Asiste en el manejo adecuado de conflictos interpersonales dentro del equipo.

  • En caso de ausencia del coordinador asume la coordinación interna del equipo en la reunión.


Sugerencia para seleccionar el candidato más idóneo: el que tenga más alto los otros puntajes mencionados para el cargo de coordinador, y sobre todo que tenga alto elpuntaje de Integrador de Equipos.

c) Asesor Técnico o Consultor de Procesos de Tarea

Función Primordial: El proveer asistencia o asesoría técnica para que los procesos relacionados con la misión de aprendizaje del equipo se diseñen ,se implementen y se mantengan en forma óptima.
Responsabilidades Específicas:

  • Asiste en el Desarrollo de la visión y el propósito del equipo de tal manera que sea entendido por todos los miembros.

  • Provee la asistencia técnica para el comienzo del proceso de capacitación técnica, y ayuda a aprender de los errores cometidos a lo largo del crecimiento del equipo.

  • Ayuda a resolver los conflictos de tarea ,por ejemplo: falta de claridad de roles, personas no competente en alguna tarea que no reconocen que no la saben.

  • Ayuda a obtener la cooperación y el apoyo técnico que requieren el logro de los objetivos del equipo.

  • Hace seguimiento a los logros del equipo, asiste como asesor al coordinador para resolver problemas cuando sea necesario.

  • Ayuda a determinar los estándares de calidad de los procesos y los resultados de aprendizaje, asi también el cómo serán medidos y monitoreados.

  • Asiste al Coordinador, sustituyéndolo en caso de ausencia del Facilitador Integrador Psicosocial, con respecto al logro de la tarea primordial o misión del equipo.

Se recomienda elegir el que salga con puntajes más altos en los roles de Cerebro, Evaluador Monitor y algunos puntajes moderados en los de Liderazgo.
d) Secretario o Registrador de los acuerdos :

Tarea Primordial:

Registra los acuerdos sobre los temas y decisiones claves que el equipo ha discutido o tomado, y se las comunica a todos los integrantes con la brevedad posible.
Responsabilidades:

  • Toma las minutas y produce copias para distribuir a todos los miembros sobre acuerdos y temas tratados.

  • El esquema de las minutas se sugiere que sea el siguiente: se da un ejemplo.

Asunto Tratado

Decisión Tomada

Responsable de acción y apoyos

Proceso


Tiempo empleado

Selección Del Coordinador

Se nombró a Pedro, por sus cualidades mostradas en los instrumen- tos.

Todos debemos apoyarlo.

Fue por consensus despues de haber analizado las cualidades de todos.

25 minutos, habiamos planeado 15 minutos.


















Para elegir el candidato más idóneo para el cargo se recomienda el que tenga más puntajes en los roles de Detallista Completador, Evaluador Monitor y Organizador – Director.
d)Observador de Procesos:
Tarea primordial: observar los procesos de tipos interpersonal y grupal que pasan en los equipos de aprendizaje gerencial.

Responsabilidades específicas:

  • Observa vigilante porque se cumplan las normas de interacción y trabajo.

  • Descubre las agendas ocultas expresadas en conductas no verbales que obstaculizan el proceso efectivo de aprendizaje vivencial en el equipo.

  • Asesora al facilitador después de la reunión , recomendando vías para mejorar la efectividad del equipo.

  • Registra y da retroinformación sobre el proceso interpersonal y de tarea del grupo en base a la siguiente Guía de Análisis y Observación del Proceso.



Guía de Análisis y Observación del Proceso:

1- ¿Cómo comenzó el equipo a funcionar? (hicieron un poco de ambientación, romper el hielo)

2- ¿Cómo se organizó la estructura (la división del trabajo) y la meta o metas de la reunión(hubo agenda clara y acordada por todos).

3- ¿Cómo los miembros desarrollaron sus procesos de comunicación?

a- ¿Cómo se compartió la información sobre cada tema?

b- ¿ Exploraron todos los puntos de vistas? ¿La participación de los miembros fue equitativa?

c- ¿ Cuales fueron los sentimientos interpersonales expresados verbal o no verbalmente (gestos, tonos de voz, acciones expresivas...)

d- ¿Cual información fue rechazada o aceptada ?

e- ¿El grupo cumplió las normas de interacción en cuanto a escucharse, no interrumpirse... ?

4- Procesos de Influencia, Negociación y Toma de decisiones:

a- ¿Cómo decidieron, por mayoría o por consenso?

b- ¿Se impuso la decisión o alguien se aferró mucho a su opinión ?

c- ¿ hubo falso consenso?

d- ¿Cuáles estilos de negociación se usaron:

d.1 ¿ ganar- ganar(yo gano y tú ganas)?

d.2. ¿ganar-perder?(yo gano y tú pierdes ?

d.3. ¿ perder-ganar?(yo pierdo y tú ganas)

d.3. ¿perder -perder? (yo pierdo y tú pierdes)


Este cargo de Observador de Procesos se rotará para aprenderlo todos.
f)Coordinador de Recursos :
Tarea Primordial:

Organizá todo el apoyo logístico, los recursos que necesite el equipo para lograr sus objetivos. Llevará control del tiempo usado en las reuniones y en la programación y ejecución de sus actividades.

Responsabilidades específicas:

  • Coordina toda la logística de apoyo del local ,los equipos de oficina u otros para las reuniones.

  • Recolecta los recursos de los miembros para sufragar los gastos del equipo .

  • Preve en especial los materiales didácticos, los refrigerios, los materiales que hagan falta para el funcionamiento efectivo del equipo de aprendizaje.

  • Controla la ejecución en el tiempo planificado para cada punto de la agenda, y el cumplimiento de la programación, ésto último en coordinación estrecha con el coordinador del equipo.

  • Coordina la eficiencia en el uso de los recursos económicos, uso de recursos didacticos, o cualquier otro recurso material para el proyecto de aprendizaje del equipo.


4- Definir y acordar normas de comportamiento:

Hay tres tipos de normas , las funcionales, las de interacción y las de calidad de trabajo, y se acuerdan en consenso o con la orientación del facilitador del curso correspondiente siempre para facilitar que todas las energías de los integrantes se canalicen hacia la misión del grupo con calidad y eficiencia:


a) Las Normas Funcionales:

Estas se refieren a los siguientes aspectos:

a.1. ¿A cuáles días, horas y lugares se efectuarán las reuniones?

a.2. ¿Cuáles son las consecuencias que llevan los miembros que no asisten, o que llegan tarde?

a.3. ¿Cuáles son las contribuciones económicas para cubrir gastos de funcionamiento del equipo?

a.4. ¿Cuál es la asignación de los roles ya anteriormente definidos, en sus periodos de tiempo?


b) Las Normas de Interacción Humana , se refieren al trato mutuo:

b.1. Los miembros se tratan unos a otros como colegas, es decir son abiertos a las necesidades y expresiones de todos, se escuchan unos a otros con empatía y atención. No hay interrupciones o se mantienen al mínimo.

b.2. Hay un ambiente de confianza y relajado, en vez de un intercambio formal y tenso, para que puede haber participación creadora, primero en un clima de diálogo, y para que después en otro momento pueda haber discusión y crítica, para la toma de decisiones.

b.3. Se favorece la diversidad de opiniones, hay apertura a dar y recibir la retroinformación , a cuestionar la conducta y las ideas de los otros cuando sea necesario para el crecimiento personal y la mejora de la efectividad del equipo.

b.4. Se responde sin defensividad a esta retroinformación abiertos a la busqueda de la verdad y a la mejoría continua .

b.5 A la confianza con la cual cada participantes del equipo habla se le corresponde con una confidencialidad fiel, sólo sale del equipo lo que el equipo decide que salga.


c) Las normas de calidad de trabajo, se refieren a los procesos de tarea, producir resultados para el cliente del equipo.
c.l. Todos los miembros cooperan creativamente (sinergia) : participan en el proceso de fijar , asumir y cumplir con las metas, los roles y las normas en la medida que sea necesario para obtener el resultado de un equipo de aprendizaje con alto rendimiento. Las tareas se cumplen y los materiales se preparan y se leen a tiempo.
c.2. Se decide cómo decidir las decisiones, se prefiere el consenso auténtico dentro de las posibilidades reales de tiempo, se evita el falso consenso. En algunos casos, se puede decidir por mayoría o por decisión del que tiene autoridad legítima dependiendo de lo que la misión y sus responsabilidades requieran.

c.3. Cuando hay conflictos o desacuerdos se trabaja en lograr acuerdos donde todos ganan sin reducir a un mínimo común denominador de mediocridad, y se logran soluciones sinérgicas o creativas.

c.4. El secretario de turno realiza y entrega las minutas registrando las decisiones , asignaciones de responsabilidad, el proceso que ha tenido lugar para esas decisiones y las asignaciones dichas, el tiempo que se ha empleado en tomar la decisión.

c.5. Periodicamente, el equipo se detiene a mejorar su calidad, examinando sus procesos, los procedimientos, las prácticas realizadas y los resultados obtenidos.


5. Se toma Inventario de los Recursos , Fortalezas y Necesidades de los integrantes para funcionar como Equipo:
a) ¿Equipos o tecnología que tenemos y aquellos recursos didácticos o de otra naturaleza que se necesitan conseguir?

b) ¿Locales disponibles para reuniones?

c) ¿Cuáles son los conocimientos técnicos relevantes que los miembros tienen sobre los temas elegidos que se dominan ?

d) ¿Necesidades prioritarias de aprendizaje metas del equipo de aprendizaje gerenical? Identificarlas con la ayuda de los intrumentos de necesidades de aprendizaje en las areas mencionadas de resolución de problemas, de relaciones interpersonales , habilidades gerenciales?

e) ¿Tiempo promedio a la semana que le podemos dedicar al equipo para el trabajo personal relacionado al equipo. la preparación , la ejecución y la evaluación de las reuniones?
6- Objetivos:
En el proceso de elaboración del proyecto del trabajo del equipo, esta parte de los objetivos conviene hacerse luego de la organización: la definición de la misión , los roles , las normas y el inventario de Recursos y Necesidades de Aprendizaje.

Estos objetivos deben ser evaluables y especificos:

Los objetivos evaluables necesitan ser especificos ,venir con medidas de calidad o cantidad:

"por ej. lograr que los miembros del equipo podamos tener reuniones productivas, eficientes y sinérgicas (donde se práctique el hábito de la cooperación creativa)".

Mucho mejor si se define el contexto , o las condiciones bajo las cuales se va a verificar el cumplimiento, es más facil de evaluar. "este objetivo se logrará en el lapso de 3 reuniones, en las cuales se tomaran minutas de acuerdo a la Guía de Organización del Equipo Gerencial".

Ser realistas esperanzados , es lo que se llama comunmente que sean retadores: es decir que sean objetivos difíciles, que desafíen la capacidad de los integrantes del equipo. Igualmente con respecto a los recursos económicos y la gente disponible para poder ejecutar los proyectos.Si decidimos aprender para cambiar conductas es una esperanza, una confianza en nuestras capacidades humanas de aprendizaje.

El criterio último de eficacia: Estos objetivos del grupo deben reflejar las necesidades de los miembros del equipo, y la comunidad de aprendizaje de esta asignatura L.O.C.

El horizonte temporal: Se debe recordar que hay objetivos que requieren más tiempo que otros, y que conviene ser realista y apegado al marco de referencia temporal que va a durar esta asignatura. Se pueden identificar algunos objetivos que deben conseguirse en el lapso del estudio de los dos primeros años de maestría (por ejemplo).

7- Establecer metodologías de analisis y solución de problemas y de reuniones efectivas :

Para las metodologías de análisis, solución , implementación , y evaluación ver en el folleto).

Se ofrecen un resumen de las metodologías más usuales en los procesos de análisis y solución de problemas,y con énfasis en reuniones de equipo.
a) La lluvia de ideas (tormenta cerebral :

Consiste en una primera fase, en la generación libre de ideas por un equipo, en la cual se responde a una pregunta abierta de acuerdo a las siguientes normas: 1) En forma espontanea, en libre asociación de ideas. 2) Con plena libertad de equivocarse, la autocensura debe ser evitada, expresandose lo que venga a la mente. 3) Se reciben todas las ideas importando más la cantidad que la calidad, por tanto, los miembros del equipo deben evitar juzgar la contribución y otros y aceptar cualquier manifestacion o respuesta propuesta. 4) Se evita el orgullo de inventor ,elaborando , repitiendo parcialmente o modificando la sobre lo que otros producen

En la segunda fase, se comienza agrupando las ideas y jerarquizándolas para poder las evaluar para su validez y su factibilidad.Aquí se puede usar metodos complementarios de toma de decisiones por mayoría o por consensus.
b) El Grupo Nominal Usando el Diagrama de Afinidad:

Es una lluvia de ideas pero con una estructura y unos ciertos tiempos más definidos. Es muy conveniente cuando en los grupos hay gente con diversa capacidad de comunicación verbal y se fomenta que todos participen en la sesión.

1) Se les da un tiempo corto de unos 5 a 10 minutos, para que cada quien piense y haga una lluvia de ideas por escrito sobre sus respuestas a una pregunta abierta, Cada idea en un hoja de papel o tarjeta de media pagina tamaño carta con un marcador o plumón mediano grande.

2) En esta técnica todos los miembros del equipo pueden hablar por turnos rotativos, de tal manera que todos tienen que participar en ese orden. Como antes han pensado, se evita el que estén pensando en lo que van a decir y se permite escuchar a los que están expresando sus ideas.

3)Todas las ideas se anotan en un rotafolio, o se ponen en tarjetas con marcadores o plumones y se colocan pegadas o colgadas en una cartelera,

4) Despues de que se agota la producción de ideas, se van agrupando y jerarquizando en forma ordenada por los miembros del equipo,

5) Se buscan los modelos que están detras de dicha organización, por qué los organizamos así.

6) Se toman decisiones por votación mayoritaria.

Es uno de lo metodos más eficientes y efectivos en la generación de ideas de calidad, facilita el que todos participen en el equipo hacia el consenso, evitando el falso consenso. Impulsa a los miembros a sentirse propietario de los resultados.
c) La Redacción Creativa de Ideas

Esta técnica es muy útil cuando los miembros no estan abiertos a expresar el asunto en voz alta pues trae conflictos. El procedimiento es el siguiente, se le da una pregunta abierta : por ej. ¿cómo se pueden calificar las conducta observadas por el grupo para autocalificarnos en este equipo de aprendizaje gerencial? .

l) El equipo empieza a escribir cada uno en un papel tamaño cartea donde hay 21 rectangulos, 7 por 3, para poner sus ideas por escrito sus tres primeras ideas.

2) Se ponen los papeles en un conjunto en el centro de la mesa.

3) Se le solicita a cada miembro que retire un nuevo papel del conjunto del centro y que a cada uno ponga 3 nuevas ideas que son nuevas o expansión de las ideas ya puestas allí en cada papel.

4) Intercambien los papeles hasta que la forma de cada miembro es cercana a estar llena( tachen las ideas que están repetidas en su propia forma).

5) Cada miembro lee en voz alta en una ronda las ideas expresadas en las formas.

6) Se puede usar un procedimiento de multivotación ( que se explica más adelante) para tomar decisiones sobre cuales ideas pueden ser más valiosas para la gran mayoría.

Usualmente, 10 miembros realizan de 75 a100 ideas en una sesión de 40 minutos.

d) El Metodo Delphi:

Es un metodo usualmente practicado entre experto sobre un tema.

1) Cada uno de los miembros del grupo en forma independiente y anónima escribe comentarios ysugerencias acerca de las vías para tratrar con un problema o asunto.

2) Las ideas son compendiadas, reproducidas y distribuidas a los miembros para su observación y su reacción.

3) Cada miembro prevee retroinformación por escrito al equipo entero con respecto a cada uno de los comentarios y las soluciones propuestas.

4) Se van dando varias vueltas de este tipo de consulta hasta llegar a una solución más aceptable al equipo como un todo.

Este método, puede usarse con correo electrónico de intranet o de internet, y reduce el tiempo de las reuniones, pues ya se trabaja sobre documentos escritos que previamente ya los diferentes miembros han revisado y aportando ideas sobre ellos. Se hace necesario de un buen equipo humano y electrónico de soporte. El procedimiento sin apoyo electrónico y de computadora se hace más lento.

Todos los métodos de tabajo en equipo y solución de problemas se pueden usar , un paso clave es la documentación de todos los acuerdos y estudios para presentar propuestas que sean soluciones prácticas para los dueños del proceso que se está analizando para mejorar ,en especial los clientes internos o externos del equipo.



8- Lograr que el facilitador , los miembros de la organización de aprendizaje reconozcan el trabajo del equipo.

Para lograr la retroinformación en recursos, elogios y si es necesario rectificación adecuada ante las criticas contructivas realizadas por el equipo, es necesario mantener informados a los colegas, al facilitador acerca de los distintos resultados obtenidos con el proyecto de aprendizaje.

En este reconocimiento se debe revisar el sistema de evaluación del desempeño y el sistema de recompensas para que los cuales den un a importancia grande a las habilidades de trabajar en equipo ( dirección y participación responsable en reuniones, cumplir con las responsablidades del equipo, comunicación y negociación para lograr resultados en equipo) y en especial a los aportes y resultados del equipo de trabajo u otros equipos como el de proyectos de aprendizaje por ejemplo, la producción de un video o de una dinámica de dramatización en vivo para enseñar lo aprendido a los otros miembros de la comunidad L.O.C. Se ha descubierto que lo más importante es sentir que se logra un resultado impactante para la vida de los integrantes, la organización de aprendizaje y que haya confiabilidad en el faciitador en su sentido de justicia al evaluar.
Bibliografía Inspiradora del documento, para profundizar habiidades.

P. Scholtes, "El Manual del Equipo", Joiner Associates, l994

D. Harrington-Mackin, "Team Development Tool Kit". Amacon ,l994

J.Katzenbach y D. Smith, "La Sabiduria de Equipos", Mexico, Edit. Cecsa, l996








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