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¿En qué uso mi tiempo?


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¿En qué uso mi tiempo?
Por Jorge Zavala
El uso de nuestro tiempo es el recurso mas preciado que tenemos como individuos, usarlo adecuadamente en las actividades que nos interesa es uno de los propósitos más importantes para lograr desarrollarnos como personas y en nuestro entorno.
A continuación presentó la manera de cómo evaluar la forma en que usamos nuestro tiempo por medio de un procedimiento simple:

  • Registrar nuestras actividades.

  • Categorizar las actividades en que participamos de acuerdo a un catálogo de tipo de actividades en uno o dos niveles.

  • En forma periódica: semanalmente o mensualmente se exportan los datos y se genera un reporte de acuerdo a las categorías para conocer cómo ha sido utilizado el tiempo.

  • Al ser evaluado en forma sistemática el uso del tiempo, cada cual en forma individual puede conocer como su uso de tiempo corresponde al cumplimiento de sus intereses.


Una vez que uno evalúa la forma de utilizar el tiempo se pueden definir acciones de acuerdo a los resultados obtenidos. Si son positivos uno esta en el momento de definir nuevas acciones y retos a futuro. Si los resultados son negativos, es el momento para replantear la forma de actuar y buscar nuevas estrategias para poder llegar a las metas deseadas.

Agenda



Una costumbre que tenemos como ejecutivos es el uso de nuestra agenda, la cual puede ser en formato de papel, por medio de una agenda electrónica o integrada a nuestro sistema de correo electrónico. En cualquiera de los casos podemos pensar que nuestra agenda es la mejor herramienta para poder controlar el uso de nuestro tiempo y fijar en forma escrita nuestras metas.
La agenda es un medio para poder tener un camino de acción tanto de actividades de gestión que son tareas individuales que deseamos o requerimos ejecutar para cumplir con nuestros compromisos. Si visualizamos que nuestro tiempo lo podemos administrar por medio de actividades individuales o por medio de actividades encadenadas que son parte de un programa de acción que nos llevará a lograr resultados en forma paulatina.
El mantener en nuestra agenda las prioridades y referencias requeridas para cumplir nuestros compromisos requiere de un trabajo importante, coordinación y compartir información para que logremos nuestros objetivos con nuestros colaboradores, familiares y amigos.
Por lo cual, los mecanismos de comunicación como son el teléfono fijo o el celular, el correo electrónico y todos los medios de comunicación relacionados con Internet pueden ser una herramienta indispensable para lograr los resultados que deseamos y mantenernos en contacto con el fin de actualizar todos los cambios que surgen a lo largo de nuestra vida diaria, cambiando citas, registrando información y compartiendo ideas.
Viendo nuestra agenda en esta forma, podemos ampliar la visión de lo que significa el manejo del tiempo y los métodos de trabajo asociados.

Como referencia al tema considero el manejo del tiempo en una ambiente integrado de agenda, correo electrónico y dispositivos de comunicación.
Uno de los hábitos que se requiere desarrollar es la clasificación de cada actividad de acuerdo a una categoría, de tal manera que podamos identificar en forma general, la forma que utilizamos nuestro tiempo.

Ejemplos de clasificación pueden ser:



De acuerdo a la estructura que propongamos para el manejo del tiempo, al crear categorías podemos asignar tiempos en forma general como puede ser: el 30% para administración, el 20% para aprendizaje y el 50% del tiempo para desarrollo de proyectos. Con la métrica deseada establecida tenemos la capacidad de poder aplicar criterios de evaluación en función de lo que tenemos como objetivo a cumplir.
La creación de las categorías es fundamental para poder lograr los resultados personales u organizacionales que deseamos.


La forma de registrar la categoría en cada actividad es la siguiente




En la parte inferior derecha de la forma tenemos el campo de categoría, donde en forma de texto libre podemos colocar la categoría a la que pertenece la actividad, al resumir el tiempo empleado por categorías tenemos:




El resultado de la tabla la podemos tener en horas o en porcentaje de uso del tiempo



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