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Cátedra de Sistemas Administrativos


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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS BÁSICOS

Los Cursogramas Y SU CONTROL iNTERNO










Cátedra de Sistemas Administrativos


Profesores: Dr. Jorge Rubén Vázquez y Lic. Norberto Caniggia

Docentes Auxiliares: Dr. Carlos Murúa, Dra. Gabriela Sol Di Stéfano, Dra. Laura Raquel Aira y Lic. Hernán Petrecca.

Ayudantes Alumnos: Beltrán Sobredo (Coordinador de material e impresión), Federico Manzione, Gastón Isola y Facundo Martin.
Marzo de 2006.
Todos los Derechos Reservados.

Hecho el depósito de la Ley 11.723.



Prólogo

El presente “papel de trabajo” propone herramientas para facilitar el análisis y la consiguiente metodología de los procesos de las organizaciones que está destinado a los especialistas del tema y estudiantes de la materia de Sistemas Administrativos de la Facultad de Ciencias Económicas de la UBA. Siempre con la finalidad de hacer más accesible la técnica de diseño y análisis de los cursogramas incluyendo comentarios y requerimientos "actuales", y para responder a las necesidades que generan los cada vez más frecuentes y continuos cambios en las normativas legales que regulan los aspectos formales y/o de exhibición y/o presentación y/o registración de la documentación (y de sus soportes) utilizados como respaldo de las operaciones realizadas, (v. gr. AFIP).


Contiene también un apartado referido al "Control Interno" donde se detallan las normas generales de aplicación más frecuente así como normas y recomendaciones particulares referenciadas específicamente a cada uno de los procesos básicos descriptos por los "diagramas".
Los contenidos estarán integrados entre sí y serán y son complementados con ejercicios que, enfatizando y posibilitando la comprensión de lo que es el trabajo en equipo, permita a los lectores analizar las cadenas proveedor - cliente internos, hacer real y concreto la "mejora continua" y fundamentalmente facilitar que la "cultura" de las organizaciones sea suficientemente flexible y adaptativa al entorno como para detectar oportunidades, aprovecharlas y hacer viable realmente la fidelización de sus clientes.
Un especial agradecimiento a la Dra. Liliana Vázquez (que realizó las pruebas de campo con el material), a Ezequiel Levinguer (que procesó e integró textos con gráficos digitalizados), a Beltrán Sobredo (quién realizó la corrección y los “ajustes” de las últimas versiones), y a las Dras. Gabriela Di Stéfano y Rocío Pérez, que compilaron los cursogramas que se incluyen para que nuestros alumnos practiquen.
El agradecimiento final, sin duda alguna, para todo el equipo docente que me acompaña permanentemente con su esfuerzo y dedicación ad-honorem y que está integrado, además de los citados, por el Dr. Carlos Murúa, la Dra. Laura Aira, el Lic. Hernán Petrecca, Federico Manzione, Gastón Isola y Facundo Martin.

Jorge Rubén Vázquez

Norberto Caniggia

Marzo de 2006


Cuando el benchmarhing todo lo haya estandarizado

las pequeñas cosas bien hechas serán las que nos diferencien y nos hagan elegibles.
El buen funcionamiento de un sistema dinámico depende

de la fortaleza y de la flexibilidad de su componente más frágil.
Cuando pensemos que las personas que nos rodean no son importantes

o que no lo son las pequeñas cosas que debemos cotidianamente hacer, entonces...

habremos sentado las bases para nuestro seguro fracaso.
No porque "algo" sea complejo lo eliminaremos, lo daremos por inexistente ó

simplemente lo ignoraremos.
Perder nuestro tiempo implica dejar pasar la oportunidad de agregar valor a nuestra formación.

Diagramas analíticos de actividades básicas.
Los CURSOGRAMAS.

Los cursogramas, también llamados circuitos, flujogramas o diagramas de flujo son usualmente utilizados para representar, mediante una simbología preestablecida, una secuencia de actividades y describir sus características, particularidades y componentes. Son métodos prácticos de análisis de los procesos de una empresa, “herramientas” que se utilizan para comprender, analizar, verificar y controlar (y proponer su mejora) los procedimientos.


La estandarización primaria de los cursogramas data de noviembre de 1973 cuando se concreta con la Norma del Instituto Argentino de Racionalización de Materiales (IRAM) número 34 501; a partir del trabajo de la Comisión de Procedimientos Administrativos - integrada por representantes de todas las instituciones y organismos de la época -.
Dicha comisión se basó en los trabajos de la ASME (The American Society of Mechanical Engineers), en "Normalización de la graficación de procedimientos administrativos" trabajo de los Contadores Miguel Martín y Ernesto Tolosa, del Dr. Luis Rey y del Ingeniero Alberto Zubizarreta y en "Cursogramas" trabajo del Contador Raúl Saroka y Claudio Ferrari.
La norma tuvo y tiene como objeto establecer los símbolos a utilizar en la representación gráfica de procedimientos administrativos.
Manteniendo en la medida de las posibilidades la propuesta de origen (producto de la necesidad de recurrir a medios electrónicos de representación - programas de computación para el diseño de cursogramas -) se incluye la simbología a utilizar (ver cuadro) para representar procedimientos administrativos. En dicho cuadro se agregaron algunos símbolos para identificar o aclarar situaciones no contempladas originalmente y facilitar el trabajo de quienes se acercan por primera vez a la tarea.
Los símbolos, su denominación y la descripción responden al esquema IRAM y son los que se utilizan en todos los cursogramas que integran este trabajo.
También proponemos y se incluye (ver cuadro) como papel de trabajo un esquema de hoja para graficar cursogramas, con encabezados y pié de página estándares para completar por quienes los adopten para su uso.
Se incluyen a continuación algunas "recomendaciones" que, en opinión del autor, facilitarán al lector la tarea de trabajar con cursogramas. Dichas "reflexiones" y su inclusión fueron sugerencia de los auxiliares docentes del curso de Sistemas Administrativos y están basadas en la recopilación de las preguntas e inquietudes más frecuentes de nuestros alumnos de cursos regulares.
Algunas recomendaciones para "dibujar" cursogramas.
En un cursograma se representan los recorridos entre los distintos "sectores" de la empresa, los formularios utilizados (su origen, cantidad, uso y destino) y las operaciones que se realizan en el proceso que se describe.
Quien aborda la tarea debe tener presente que el cursograma (salvo indicación expresa en contrario) siempre representa el procedimiento tal cual es y no como "debería ser" o como al analista le "agradaría que fuera". Hay que recordar que se trata de una forma de representar un recorrido que representa la realidad "formal" descripta.
Los cursogramas propuestos intentan facilitar el diseño y el análisis de cada proceso básico de la empresa. Este proceso está compuesto por varias actividades que deben tener un orden lógico y que solo en su conjunto cumplen con la finalidad. Por ello se recomienda armar "diagramas en bloque" (es decir bloques de actividades que se complementan para lograr el objetivo del proceso).
A título meramente enunciativo se sugiere observar las siguientes “recomendaciones”:


  1. Si no está escrito, haga el relevamiento correspondiente del proceso en forma de texto.




  1. Lea todo el proceso completo y vuélvalo a leer.




  1. Intente visualizar mentalmente un "diagrama" de grandes "bloques" que lo represente.




  1. "Marque" los sectores que intervienen.




  1. Identifique los formularios utilizados.




  1. Precise los archivos y documentación complementaria existente




  1. "Marque" las operaciones y numérelas en forma ascendente porque ello permite un mejor seguimiento del proceso.

Al identificar sectores y operaciones, quedará establecido a qué sectores corresponde cada operación y qué responsabilidades ellas generan.

  1. Para su lectura, es útil que el cursograma mantenga un orden de izquierda a derecha (orden de los sectores que intervienen en el proceso) y descendente (generando una aproximación a los tiempos o etapas en las que se da el proceso).




  1. El esquema debe basarse en no más de 6 columnas mas una adicional para las observaciones (tal como se propone en la hoja modelo que se adjunta más adelante). En las columnas (cada columna un sector) se representan las operaciones, y los formularios a los que se da origen, se consultan o se archivan en esos sectores.

  1. La columna "Observaciones" se utiliza para referenciar y describir sintéticamente las operaciones (que corresponde a cada número asignado) o realizar cualquier otra aclaración necesaria.

  2. La columna "Varios" hace las veces de "comodín" para aquellos sectores cuya intervención es reducida (medida en cantidad de operaciones). Es común que se asigne a sectores intervinientes en el proceso, pero no pertenecientes a la empresa (por ej. Correo, Banco, Cliente, Proveedor, etc.). La columna “Varios” se ubica usualmente sobre la izquierda del papel de trabajo y en ella se indica el nombre del sector que en ese momento se encuentra operando. De producirse un cambio de "actor" se "cierra" el anterior con doble raya y se escribe debajo el nombre del "nuevo" sector.




  1. Es conveniente representar las “operaciones“ sobre la izquierda de cada columna y sobre la derecha, los formularios utilizados, (tantos como copias tenga, numerados en el ángulo derecho inferior y la inicial de su nombre en el ángulo superior izquierdo - ver simbología -).




  1. Se utilizan líneas para unir las operaciones y formularios que hacen las veces de "conductos de información", ya que por ellas se trasladarán los formularios que "viajarán" de un sector a otro. Es importante el seguimiento de estos formularios para verificar que no "desaparecen" durante el proceso.

Las líneas serán punteadas o completas:



  1. Toda "consulta" (a una computadora o listado, etc.) se dibuja con línea punteada (que une el símbolo de operación con lo consultado). Siempre la “consulta" se realiza con algún soporte de información: PC, listado, etc.

  2. Si en lugar de "consulta" realiza una operación se dibujará con línea llena, (por ejemplo "carga" datos..., confecciona..., etc.). Las líneas completas se utilizan para trasladar los formularios o representan la operación realizada con dos o más elementos o comprobantes.




  1. Recuerde que después de cada “control” existe “alternativa” porque el "control" supone siempre la posibilidad de dualidad de resultados posibles (si - no; bien - mal; etc.). El control implica que puede "cumplirse o no con el logro de la variable". Esto validará el control, de lo contrario ese control será inútil y sólo generará gastos improductivos.




  1. Siempre que se deba realizar un desglose o una distribución, los formularios (en uso no archivados) volverán a dibujarse. De este modo se mantiene el control de las copias en uso y su posterior destino, y se evita dejar formularios “colgados”.




  1. No deben "quedar" formularios "sueltos" y sin destino al terminar un cursograma. Tampoco deben “desaparecer” en el medio del circuito, sin darle un destino específico (deberán archivarse, destruirse, etc.).




  1. Al dibujar un conector de página, que indica que el recorrido continúa, se debe volver a dibujarlo en la misma columna de la hoja siguiente (ambos deben tener una referencia o identificación común).




  1. No se debe omitir la representación gráfica de la mercadería (M.) en los cursogramas de compras y de ventas, ni el movimiento, traslado o desplazamiento de la misma, así como no debe omitirse dibujar o representar graficamente el cheque (CH.), el cheque de pago diferido (CHPD), o el cheque cancelatorio (CHC) y el flujo de circulación de ese cheque o del dinero en efectivo ($).



Errores en los procesos:

Una de las principales funciones del cursograma, es que nos permite hacer un relevamiento de los procesos de la Organización, y detectar así los posibles errores, para corregirlos, y hacer así más eficiente el proceso.

Podremos identificar básicamente dos tipos de errores:


      1. Errores de Procedimiento: estos errores surgen a partir de la redundancia de procesos o de documentos inútiles, que hacen que el proceso sea más lento, burocrático y costoso. Por ejemplo: emitir Facturas por duplicado, colocar firmas y controles innecesarios, archivar definitivamente documentación evitando su posterior uso, etc.

      2. Errores de Control Interno: se caracterizan básicamente porque ponen en juego el patrimonio de la Empresa. Hay plata de por medio, más allá de los costos causados por la redundancia. Por ejemplo: No controlar un cheque antes de recibirlo, entregar cheques o dinero sin recibir a cambio ningún documento firmado por la otra parte, no realizar las correspondientes afectaciones de stock, no consultar la situación del cliente antes de otorgarle un crédito, etc.



Desarrollo del trabajo:

A continuación incluiremos:

a- Simbolgía Estandarizada utilizada para graficar cursogramas,


    1. Hoja Modelo para el desarrollo de los mismos.

Luego se desarrollarán los procesos fundamentales de una organización. A saber:



    1. Ventas

    2. Cobranzas

    3. Compras

    4. Cuentas a Pagar








Cursogramas.
Una descripción para los procedimientos esenciales de: Ventas.

(en cuenta corriente efectuadas por vendedores).
Los sectores en los que se basa el procedimiento de ventas son:

  • Depósito” o “Almacenes”: representa al lugar físico donde se almacena la Mercadería;

  • Expedición”: representa el lugar donde además de almacenarse la Mercadería, es el sector que la envía al “Cliente”;

  • Facturación”: responsable de emitir las Facturas y si fuera conveniente o posible de imprimir además los Remitos;

  • Cuentas Corrientes”: donde se registra y se mantienen actualizadas las situaciones crediticias de los clientes (sus saldos y su composición);

  • Vendedor”: representa la persona física que se ocupa de tomar los pedidos, vender o documentar la venta;

  • Administración de Ventas”: sector que debe tener claramente identificada su tarea o función y su responsabilidad. Es el área que tiene como función agilizar y hacer más eficientes y veloces los procesos de concreción y de terminación de la venta –realizada por los vendedores- y, al mismo tiempo, solucionar eventuales problemas o conflictos que se creen durante el proceso, en atención a mejorar la calidad del servicio prestado al “Cliente”. Como tarea adicional debe coordinar la actividad de los vendedores y ser nexo con el área de “Créditos” para agilizar el curso dado a los pedidos;

  • Créditos”: a cargo de las tareas propias de su nombre, incorporando a veces tareas de cobranzas o de cuentas corrientes. Debe verificar la existencia de crédito acorde con las características de cada cliente (es responsable de exigir las eventuales garantías y fijar los límites dentro de los que opera cada cliente) de acuerdo a cada pedido que de él se reciba. No es imposible pero tampoco frecuente que coexistan en un solo sector las tareas de “Administración de Ventas” y “Créditos”;

  • Contabilidad”: encargado de las registraciones y también frecuentemente a cargo de tareas de control interno y auditoria;

  • Cliente”: es el origen de la operatoria y destinatario de la compra que ha efectuado;

  • Fletero”: es el sector de entrega física (logística de salida), es el encargado de transportar la Mercadería cuando no es el “Cliente” el que la retira de la fábrica.

En el cursograma que se describe se opta por asignarle a "Administración de Ventas" la tarea de verificar que "el pedido" entregado por el “Vendedor” cumpla con todas las pautas prefijadas por la organización, siendo, además, el responsable de firmar la copia de la Nota de Pedido que quedará en poder del “Vendedor” (como constancia de haber sido aceptada la venta propuesta y que está descripta en dicha Nota de Pedido).

Básicamente el sistema pivotea sobre la entrega de la Mercadería (vendida al “Cliente”) conjunta y simultáneamente con el Remito y la Factura, verificando el cumplimiento de normas internas de procedimiento que aseguren un adecuado control interno y estableciendo controles por oposición de intereses, complementados con las tareas que deben cumplir los restantes sectores relacionados.



Es frecuente la disyuntiva que se suele presentar y que implica decidir qué se debe "hacer primero", (cuando no puede hacerse en forma simultánea la consulta sobre crédito y stock). Una pauta básica orientativa general que puede seguirse afirma que: cuando la empresa no suele trabajar con suficiente stock suele ser conveniente verificar si el producto que nos quieren comprar o que hemos vendido puede ser entregado. En estos casos, en los que las empresas suelen trabajar con "stocks limitados", es muy frecuente observar que el procedimiento descripto genera un cursograma que "recorre" primero el área de “Expedición” (para verificar la existencia de la Mercadería) y luego es derivado hasta el área de "Créditos" para generar u obtener o acordar la respectiva autorización crediticia. En otras empresas, se dará la situación inversa, comienza el "recorrido" por el área de "Créditos" o por el área de facilidades crediticias (porque si el “Cliente” ha excedido su límite acordado se deberán solicitar garantías adicionales), la consulta de su carpeta o legajo también se podrá hacer "por pantalla". Esta variante aparece como más frecuente en escenarios o mercados locales o específicos que presenten problemas de financiación; porque los actores que en ellos actúan entran en mora y se producen atrasos y a veces cortes en las cadenas de "pagos y de cobranzas". Por tanto resulta muy importante tener en cuenta la solvencia y cumplimiento de nuestros clientes, para no entregar Mercaderías a quienes no pagan en término o no tienen capacidad de repago en los plazos en que la empresa está dispuesto a vender.
La situación ideal es aquella que permite al responsable autorizado (podrá ser el encargado de “Créditos”, o el responsable de “Administración de Ventas”, o simplemente quien tenga autoridad suficiente para hacerlo) estar en condiciones de verificar simultáneamente la "existencia de crédito acordado suficiente" al “Cliente” así como la existencia de stock disponible para su venta. En este caso la operación se realiza en un único sector y en forma simultánea, se opera en tiempo real y al mismo tiempo se imputa preventivamente (en la cuenta corriente del deudor) el crédito que implica el darle curso a una Nota de Pedido y se "baja" del stock la Mercadería comprometida para satisfacer la demanda de este cliente con dicha Nota de Pedido.
Pero, para que la empresa concrete y utilice efectivamente el procedimiento necesita efectuar el control de las operaciones: a título meramente ilustrativo y como ejemplo: si los controles predeterminados son los adecuados, se podrá verificar que el procedimiento es correcto cuando la cantidad de productos en que disminuye el stock de Mercaderías es la misma cantidad que se refleja en los Remitos; cuando esas cantidades, valorizadas en pesos generan un monto de facturación, éste debe ser idéntico al monto en que resultan incrementados los saldos deudores de las cuentas corrientes de clientes (es el importe en que debe aumentar el saldo de la cuenta contable "Deudores por ventas").

Se debe insistir en la necesidad de explicitar claramente las funciones de sectores como “Administración de Ventas”; “Créditos”; y “Contabilidad”, ya que el control interno se soporta frecuentemente sobre ellos (siempre que sean realmente responsables de las tareas inherentes y no actúen como meras "oficinas" operativas sin capacidad de control y/o decisión) aunque el rol que cumplen varía según la empresa de que se trate.

Con relación al Remito es aceptado usualmente que el original (firmado de conformidad por el “Cliente”) se archive junto con la copia de la Factura en la empresa que los emite, y el duplicado o copia de ese Remito se entregue junto con la Mercadería al “Cliente”. El destino del Remito se invierte en casi todos los organismos del Estado (que suele exigir el original y a veces copias adicionales).
La llamada Nota de Pedido o Pedido que emite el “Vendedor”, normalmente en tres ejemplares, un original y dos copias, puede tener diversos destinos.

El original suele ser entregado a la empresa para iniciar el proceso de la venta en cuenta corriente, el duplicado puede ser entregado (y usualmente así lo es) al “Cliente” como constancia del pedido que ha efectuado, y el triplicado quedará en poder del “Vendedor” a efectos de asegurarle que cuenta con una constancia legal adecuada para exigir el pago de la comisión que, por las ventas que ha realizado, le corresponde.


Sin embargo debe tenerse presente que se observa una paulatina disminución en la "costumbre" de entregar una copia de la Nota de Pedido a los clientes, quienes no suelen reclamarla, fundamentalmente porque, en algunas Provincias nace el hecho imponible para el Impuesto de Sellos (que siempre es provincial) cuando la Nota de Pedido es firmada tanto por el “Cliente” como por el “Vendedor” (por ello se transforma en un contrato, y, si es un contrato, está alcanzado por el impuesto de sellos).

El impuesto de sellos a nivel nacional ha sido derogado y a nivel provincial suele ser gravoso. Las empresas deben elegir entre "hacer firmar o no" las notas de pedido por ambas partes; resultando aconsejable hacerlo cuando se quiere protocolizar la venta (cuando se quiere formalizarla como contrato); y no parece conveniente hacerlo si no se desea "documentar la operación" y transformarla en un contrato de cumplimiento obligatorio (que está alcanzado por el impuesto de sellos).



En el cursograma descripto se opta "sólo" por entregar una copia de esta Nota de Pedido al “Cliente”, basando la opción en una supuesta decisión de la empresa de no formalizar la operación en un contrato de compraventa.


  • Las empresas con equipos de procesamiento electrónico de datos acceden a la gestión integral de operaciones y el acceso en tiempo real. Estos equipos posibilitan:

  • Trabajar si es necesario "en red";

  • Al realizar cada tarea, reflejar de inmediato sus consecuencias, (por ejemplo: si “Facturación” no sólo emite las Facturas sino que hace lo propio con los Remitos, actualiza el inventario - baja el "stock" -, registra en la cuenta corriente del deudor, etc.).

  • Generar todos los listados que se consideren necesarios (por ejemplo el de facturación diaria o semanal o mensual que servirá para transcribir en el libro IVA- ventas - si no es impreso directamente en hojas prerrubricadas -, etc.).

  • Explicitar cursos de acción para las excepciones. Si bien se usan procesos no relevados para los casos en los que no se desea o no es conveniente describir qué se debe hacer - para no hacer más complejo el diseño - debe recordarse que las excepciones o los rechazos suelen ser fuente de posibilidades para mejorar la calidad de servicio o corregir errores y deberían ser informados los superiores de quienes han cometido el error o de quienes se ven afectados por una negativa (el caso típico es informar al Gerente de Ventas cuando se rechaza un pedido de un cliente para que haga "lo que corresponda"; o al Gerente de Finanzas cuando un cliente requiere Mercadería sin tener acordado "crédito suficiente").

  • Posibilitar que no sea necesario "dibujar" la "computadora" para "mostrar" que de ella surgen los formularios (ello podría ser visualmente mejor o más claro pero es suficiente con sólo dibujar los formularios cuando se los emita). La computadora es representada cuando se realiza una consulta o se registra mediante su uso.

  • Permitir, cuando en un sector se realice una operación (y al estar conectado el sistema en red), imprimir algún formulario en otro sector. Se sugiere indicarlo en la columna de observaciones cuando se numere la operación y al mismo tiempo dibujar en el sector donde se imprime el formulario, un proceso no relevado del que surge el formulario impreso. No es conveniente, pero en algunos casos puede ser válido y como opción, dibujar el formulario en el sector que lo genera y enviarlo al sector que lo recibe. A título de ejemplo, "Facturación" podrá emitir una orden para preparar Mercadería e imprimirla en el sector y luego enviarla a "Depósito" o indicar que lo hace y dibujar en el sector “Depósito” un proceso no relevado del que "sale" una "orden de preparación de Mercadería".

  • Utilizar y mantener procedimientos válidos y en uso, en tanto no se vulneren disposiciones vigentes. Debe recordarse que si bien la DGI establece que los formularios se emiten por duplicado la Resolución que lo establece también dice "como mínimo". Algunas empresas usan tres ejemplares para no cambiar sus sistemas aunque el procedimiento podría ser igualmente realizado con menos ejemplares.

  • Permitir efectuar revisiones o controles aún luego de finalizado el procedimiento o su representación. Los procesos o los procedimientos indican cómo se realizan las operaciones, pero es frecuente que el control interno y el control por oposición de intereses incluya operaciones o revisiones que son realizadas "después" de terminar el procedimiento, cualquiera sea éste: compras, pagos, cobranzas, etc.

  • Sentar las bases de todo sistema de control interno a partir de lograr que toda persona o sector que realice una operación o tarea tenga el respaldo pertinente y que justifique su accionar. Algunas fallas comunes se observan cuando quien factura no retiene el comprobante que lo autoriza a hacerlo (por ej. el pedido); o cuando el sector de “Depósito” entrega Mercadería sin ninguna constancia que avale la salida (y que justifique su accionar) y no cuenta con respaldo durante un período, etc.




  • Para finalizar procedemos a la descripción general del procedimiento de ventas en cuenta corriente:

El “Vendedor” emite por triplicado una Nota de Pedido (N.P.) al concretar una venta, (emitir por triplicado la Nota de Pedido implica decir original, duplicado y triplicado o lo que es lo mismo original y dos copias), una vez confeccionada la Nota de Pedido (N.P.) el “Vendedor” desglosa el duplicado y lo entrega al "Cliente", luego entregará el original y el triplicado al sector de "Administración de Ventas" quien controla que estén todos los datos requeridos para poder concretar la operación y que estos sean correctos (en este caso la empresa es la que fija las pautas a las que deben estar sujetas las notas de pedido (N.P.) y qué datos deben contener).


Si el proceso es aprobado (si cumple con todos los requisitos de acuerdo con las especificaciones del procedimiento previamente fijadas por la empresa) “Administración de Ventas” registrará en la base de datos de la empresa el pedido recibido (se accede en la práctica cotidiana a un archivo de pedidos pendientes que se actualiza simultáneamente con la facturación, es decir que al facturar el pedido pendiente deja de ser tal y se transforma en “pedido cumplido”) como medio para poder realizar el “seguimiento” de cada pedido ante eventuales pedidos de informes o reclamos – tanto del “Cliente” como de cualquier sector de la empresa -. De ser rechazado, con el pedido se procede de acuerdo con el procedimiento para el “rechazo legal” de los pedidos no aprobados que no es analizado ahora y se lo describe como un proceso no relevado.

Luego firma ambas copias (original y triplicado) y desglosa, enviando el original al sector de “Créditos y Cobranzas” y el triplicado lo entrega al “Vendedor” quien lo archiva transitoriamente. Este archivo es transitorio porque es muy probable que el “Vendedor”, al finalizar el mes, utilice este comprobante para verificar que las comisiones que va a cobrar son las que corresponden y coinciden con el total de las ventas por él efectuadas, (si optara por no archivarlo transitoriamente y en cambio elige destruirlo o archivarlo definitivamente no tendría elemento alguno para verificar que cobra todo lo que debería cobrar).


"Administración de Ventas" no retiene ninguna documentación porque es, en este cursograma, sólo un sector “de tránsito” y si requiere información o simplemente efectuar una consulta puede hacerlo “por pantalla”, ya que “el sistema” informa sobre el estado de la gestión (“hace seguimiento”) de todos los pedidos recibidos y aprobados.
En el sector de "Créditos y Cobranzas" una vez que se recibe el pedido original (NP 0) autorizado por el área de "Administración de Ventas" se consulta “por pantalla” (de una computadora), si el pedido se ajusta a la situación crediticia del “Cliente” (si está dentro del límite de crédito que la empresa le acordó). En caso afirmativo se imputa preventivamente el crédito que se está acordando y en caso negativo se cita la causa por la que, el pedido, es rechazado. En éste último supuesto se devuelve a “Administración de Ventas”, donde se inicia un proceso no relevado.
Luego de haber firmado la Nota de Pedido original (N.P.0) como forma de reflejar la aprobación realizada de ese pedido y la imputación preventiva del crédito que representa se dará intervención al sector de “Expedición”. Al igual que con los pedidos pendientes registrados por “Administración de Ventas” el “sistema” debe transformar la imputación preventiva en definitiva - en forma automática y simultánea con la facturación -.
La afectación que se ha hecho del crédito en algunas empresas suele también continuar en una afectación de stock - para disminuir o “bajar” el inventario disponible para su venta- (afectación preventiva también transformable automáticamente, por el sistema, en definitiva en el momento en que se facture).
En el caso que se describe se envía, la NP 0, al sector de "Expedición" donde se recibe, se reserva y se separa la Mercadería (M.) conforme a las especificaciones de dicha Nota de Pedido (N.P.0). Una vez preparada la Mercadería (M.) se la demora (la Mercadería queda ya preparada para su posterior envío) y el original es sellado y firmado por “Expedición” y se envía al sector de "Facturación".
En el sector “Facturación” se imprimen, en original y dos copias la Factura (F.) y el Remito (R.) en forma simultánea. La impresión en un único proceso de las Factura y de los Remito es una práctica frecuente en las empresas, para que la Factura original pueda ser entregada al "Cliente" “junto” con la Mercadería (M.) y no se transforme en un obstáculo que pueda demorar la gestión posterior de cobranza (por alegar el “Cliente” que no la ha recibido en tiempo y en forma). En este momento, el “sistema” debe transformar la imputación preventiva en definitiva y realizar la afectación de stock.
Luego de haberse impreso las Facturas y los Remitos y contando aún con la Nota de Pedido original recibida, se procede al desglose de la documentación. La Factura original, junto con los tres ejemplares del Remito, son enviados a "Expedición"; el duplicado de la Factura, (la copia F.2) es enviado a "Cuentas Corrientes"; retiene y archiva transitoriamente el triplicado de la Factura (F.3) y la Nota de Pedido (N.P.0) que sirvió de base para emitir tanto las Facturas (F.) como los Remitos (R.).

Al recibir el duplicado de cada Factura en “Cuentas Corrientes” se consulta por pantalla si se encuentra correctamente debitado el importe de la Factura en la cuenta corriente del cliente, salvo casos excepcionales que dan origen a un proceso no relevado, al trabajar en red no deben existir errores. Luego se retira de archivo el Legajo del cliente donde se archivará la copia recibida. El Legajo no se archiva nuevamente quedando demorado en espera del Remito (R.0) firmado por el “Cliente”.


Nota: al asumir la existencia de un programa de gestión integral se omite la graficación de procesos de registro y control que se realizan automáticamente al facturar. Sin embargo, lo que debe verificarse es que, en forma manual o electrónica, cada vez que se facture se disminuya el stock, se incremente el saldo de la cuenta corriente del cliente, se dé de baja el pedido pendiente, se ajuste el límite de crédito del cliente, se prepare la información para registrar las transacciones – incluyendo costo de ventas – en la contabilidad, que a su vez constituyen la base para la liquidación impositiva, confección de estados contables, liquidación de comisiones, etc. Dichas tareas, de no trabajar en red serán realizadas por los responsables de cada sector y sin vulnerar el control interno estableciendo los correspondientes controles por oposición de intereses.
En el área de "Expedición" se une la documentación recibida con la Mercadería ya preparada y se conforma una Hoja de Ruta (H.R.) en original y una copia, en la que se detalla el recorrido que debe concretar el "Fletero".
En la Hoja de Ruta se debe incluir la información que corresponde a cada “Cliente” a visitar, el número de la Factura (F.), el número del Remito (R.) y la cantidad de bultos que el "Fletero" va a entregar.
Toda la información preparada y agrupada es controlada en el momento de “cargar” la Mercadería. El "Fletero" controla la Mercadería (M.) (bultos o detalle según Remito) y si todo es correcto firma de conformidad el duplicado del Remito (R.2) que devuelve al sector de "Expedición" en el mismo momento, donde es archivado transitoriamente. Si existe alguna diferencia – la misma sólo puede existir en el estado o la cantidad de la Mercadería – se ajusta en presencia del responsable de “Expedición”.
En la opción elegida es el R 2 el único comprobante que le queda a "Expedición" como constancia de haber entregado la Mercadería (M.); se debe tener presente que si bien "Facturación" “baja” en tiempo real el stock (Mercadería en el inventario) porque se opera con un sistema de gestión integral a partir del uso de computadoras, ello no implica que "Expedición" haya realmente entregado la Mercadería (M.). La salida de Mercadería sólo se justifica con algún comprobante que así lo autorice y, en este caso, con el R 2 se le posibilita al encargado del sector el mantener bajo su responsabilidad y control el inventario.
El “Fletero”, mantiene la Hoja de Ruta con su copia durante el recorrido y entrega la Mercadería, la Factura original y el Remito original y triplicado. El “Cliente” le devuelve el Remito firmado.
El "Fletero" controla que el Remito original (R.0) haya sido firmado sin salvedades por el "Cliente" y cotejando con la Hoja de Ruta (H.R.) verifica haber realizado todo el recorrido (en caso de no haber terminado la tarea continúa hasta su finalización). Coloca un sello “entregado” en toda la documentación y firma las Hojas de Ruta y el Remito, presentando toda la documentación en “Expedición”.
En "Expedición", en presencia del “Fletero”, se coteja la documentación recibida con el duplicado de los Remitos que se recuperan del archivo. Si todo esta bien, se coloca un sello “cumplido conforme” firmando “Expedición” todos los comprobantes. Sólo podría haber deficiencias por haber quedado pedidos pendientes de entrega para el día siguiente (ya que no debería existir ninguna otra falencia); en este caso, se devuelve al “Fletero”, para que termine con los pedidos pendientes.
Las Hojas de Ruta son entregadas al “Fletero”, quien controla que hayan sido conformadas por “Expedición” y las presenta en “Cuentas a Pagar” donde si cumplen con las formalidades descriptas (el procedimiento ya determinado por la empresa), firma como constancia de recepción el duplicado reintegrando al “Fletero” (quien lo archiva transitoriamente hasta el momento en que deba emitir la Factura para cobrar por su tarea o percibir viáticos según sea el caso) y archiva transitoriamente la Hoja de Ruta original.
Los Remitos (R.0 y R.2) son presentados por “Expedición” en “Cuentas Corrientes” donde se verifica la firma del “Cliente” y son inicialados. Como acuse de recibo se entrega el duplicado a “Expedición” donde se archiva definitivamente.
“Cuentas Corrientes” incorpora el Remito original al Legajo del cliente que se encontraba demorado en el sector y luego se archiva dicho Legajo.
Al finalizar el día, “Facturación” emite un Listado diario de Facturación (L.F.) en original y duplicado. Recupera del archivo los originales de la Nota de Pedido y el triplicado de las Facturas y verifica que todas las mismas hayan sido incluidas en dicho listado. Ante un eventual faltante (en casos de gestión no integral) se incluye. De ser correcto se firman los listados y la documentación se distribuye: El L.F. 0 se envía a Contaduría (donde será utilizado para procesos de registro y control relacionados) y el resto se archiva definitivamente en el sector.
Notas adicionales:
"Cuentas Corrientes" verifica que todas las Facturas (F.2) antes de ser archivadas estén acompañadas y respaldadas por los pertinentes Remitos (R.0) en el caso de no estar respaldada la Factura con el Remito o viceversa (recibir Remitos sin poseer la correspondiente Factura) se iniciarán procesos no relevados donde inmediatamente se ponen en marcha y en funcionamiento procesos de auditoría para verificar por qué se ha producido la falla en el control interno.
Diariamente "Contaduría" con el listado de Facturación (L.F.0) recibido verificará que el total diario facturado coincida con el total en que aumentó el saldo de las cuentas corrientes de clientes, vale decir que el monto facturado debe ser igual al monto en el que aumentan los saldos deudores de dichas cuentas.

"Contabilidad o Auditoría" también deberá verificar que la disminución del stock en cantidades coincida con la disminución que se generó con los Remitos emitidos y verificar que toda la Mercadería incluida en dicho Remito coincida con la totalidad de la Mercadería facturada. Este proceso es obviado cuando el sistema de computación es sometido a auditoría frecuente y está validado como correcto, por cuanto el emitir la Factura y el Remito simultáneamente el sistema (si es un sistema de gestión integral), bajará el stock de inventario (en “Expedición”) y coincidirá el total facturado con el total remitido.

En este caso la única gestión de auditoría pertinente y aún no detallada (no se refleja en el cursograma) es la verificación física de la existencia real del stock (que la Mercadería que se informa por pantalla - saldo del stock - realmente existe y está disponible para su venta).


  • En resumen, el procedimiento consiste en:




  • El “Vendedor” emite por triplicado una Nota de Pedido (N.P.).

  • El “Vendedor” desglosa el duplicado y lo entrega al “Cliente”, luego entregará el original y el triplicado al sector de “Administración de Ventas”.

  • “Administración de Ventas” controla que estén todos los datos requeridos para poder concretar la operación y que estos sean correctos.

  • Si el proceso es aprobado “Administración de Ventas” registrará en la base de datos de la empresa, el pedido recibido como medio para poder realizar el “seguimiento” de cada pedido ante eventuales pedidos de informes o reclamos - tanto del “Cliente” como de cualquier sector de la empresa -.

  • De ser rechazado, con el pedido se procede de acuerdo con el procedimiento para el “rechazo legal” de los pedidos no aprobados que no es analizado ahora y se lo describe como un proceso no relevado.

  • “Administración de Ventas” luego firma ambas copias (original y triplicado) y desglosa, enviando el original al sector de “Créditos y Cobranzas” y el triplicado lo entrega al “Vendedor”.

  • El “Vendedor” lo archiva transitoriamente, como comprobante para cobrar su comisión.

  • En el sector de "Créditos y Cobranzas" una vez que se recibe el pedido original (N.P.0) autorizado por el área de “Administración de Ventas” se consulta “por pantalla” (de una computadora), si el pedido se ajusta a la situación crediticia del cliente.

  • En caso afirmativo se imputa preventivamente el crédito que se está acordando; y en caso negativo se cita la causa por la que el pedido es rechazado, y se devuelve a “Administración de Ventas”, donde se inicia un proceso no relevado.

  • Luego de haber firmado la Nota de Pedido original (N.P.0) como forma de reflejar la aprobación realizada de ese pedido y la imputación preventiva del crédito que representa, se dará intervención al sector de “Expedición”.

  • Se envía, la NP 0, al sector de "Expedición" donde se recibe, se reserva y se separa la Mercadería (M.).

  • Una vez preparada la Mercadería (M.) se la demora (la Mercadería queda ya preparada para su posterior envío) y la NP 0 es sellada y firmada por “Expedición” y se envía al sector de “Facturación”.

  • En el sector “Facturación” se imprimen, en original y dos copias la Factura (F.) y el Remito (R.) en forma simultánea para que pueda ser entregada al "Cliente" “junto” con la Mercadería (M.) y no se transforme en un obstáculo que pueda demorar la gestión posterior de cobranza (por alegar el cliente que no la ha recibido en tiempo y en forma). En este momento, el “sistema” automáticamente debe transformar la imputación preventiva en definitiva y realizar la afectación de stock.

  • Luego de haberse impreso las Facturas y los Remitos, y contando aún con la Nota de Pedido original recibida se procede al desglose de la documentación.

  • El duplicado de la Factura, (la copia F.2) es enviado a "Cuentas Corrientes".

  • La Factura original, junto con los tres ejemplares del Remito, son enviados a "Expedición".

  • “Facturación” retiene y archiva transitoriamente el triplicado de la Factura y la Nota de Pedido (N.P.0) que sirvió de base (para emitir tanto las Facturas (F.) como los Remitos (R.).

  • En “Cuentas Corrientes” se consulta por pantalla si se encuentra correctamente debitado el importe de la Factura en la cuenta corriente del cliente (salvo casos excepcionales que dan origen a un proceso no relevado, al trabajar en red no deben existir errores). Luego se retira de archivo el Legajo del cliente donde se archivará la copia recibida. El Legajo no se archiva nuevamente quedando demorado en espera del Remito firmado por el cliente.

  • En el área de "Expedición" se une la documentación recibida con la Mercadería ya preparada y se conforma una Hoja de Ruta (H.R.) en original y una copia, en la que se detalla el recorrido que debe concretar el "Fletero".

En la Hoja de Ruta se debe incluir la información que corresponde a cada “Cliente” a visitar, el número de la Factura (F.), el número del Remito (R.) y la cantidad de bultos que el "Fletero" va a entregar.

  • Toda la información preparada y agrupada es controlada en el momento de “cargar” la Mercadería. El "Fletero" controla la Mercadería (M, bultos o detalle según Remito) y si todo es correcto firma de conformidad el duplicado del Remito; si existe alguna diferencia – la misma sólo puede existir en el estado o la cantidad de la Mercadería – se ajusta en presencia del responsable de “Expedición” que devuelve al sector de “Expedición” en el mismo momento, donde es archivado transitoriamente.

  • El “Fletero”, mantiene la Hoja de Ruta con su copia durante el recorrido y entrega, la Mercadería, la Factura original y el Remito original y triplicado al “Cliente”.

  • El “Cliente” le devuelve el Remito original (R.0) firmado.

  • El "Fletero" controla que el Remito original (R.0) haya sido firmado sin salvedades por el "Cliente" y cotejando con la Hoja de Ruta (H.R.) verifica haber realizado todo el recorrido (en caso de no haber terminado la tarea continúa hasta su finalización).

  • El “Fletero” al haber concluido su día de trabajo, coloca un sello “entregado” en toda la documentación y firma las Hojas de Ruta y el Remito, presentando toda la documentación en “Expedición”.

  • En "Expedición", en presencia del “Fletero”, se coteja la documentación recibida con el duplicado de los Remitos que se recuperan del archivo. Si todo esta bien, se coloca un sello “cumplido conforme” firmando “Expedición” todos los comprobantes. Sólo podría haber deficiencias por haber quedado pedidos pendientes de entrega para el día siguiente (ya que no debería existir ninguna otra falencia); en este caso, se devuelve al “Fletero”, para que termine con los pedidos pendientes.

  • Las Hojas de Ruta son entregadas al “Fletero”.

  • El “Fletero” controla que hayan sido conformadas por “Expedición” y las presenta en “Cuentas a Pagar” donde si cumplen con las formalidades descriptas (el procedimiento ya determinado por la empresa), firma como constancia de recepción el duplicado reintegrando al “Fletero” (quien lo archiva transitoriamente hasta el momento en que deba emitir la Factura para cobrar por su tarea o percibir viáticos según sea el caso) y archiva transitoriamente la Hoja de Ruta original (H.R.0)

  • Los Remitos (R.0 y R.2) son presentados por “Expedición” en “Cuentas Corrientes” donde se verifica la firma del “Cliente” y son inicialados. Como acuse de recibo se entrega el duplicado a “Expedición” donde se archiva definitivamente.

  • “Cuentas Corrientes” incorpora el original al Legajo del cliente que se encontraba demorado en el sector y luego se archiva dicho Legajo.

  • Al finalizar el día, “Facturación” emite un Listado diario de Facturación (L.F.) en original y duplicado.

  • Recupera del archivo los originales de la Nota de Pedido y el triplicado de las Facturas y verifica que todas las mismas hayan sido incluidas en dicho listado.

  • Ante un eventual faltante (en casos de gestión no integral) se incluye.

  • De ser correcto se firman los listados y la documentación se distribuye: El L.F. 0 se envía a Contaduría (donde será utilizado para procesos de registro y control relacionados, que no graficaremos en este caso) y el resto se archiva definitivamente en el sector.



















Cursogramas.
Una descripción para los procedimientos esenciales de: Cobranzas

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