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Coordinación de archivos abril 2014 archivo de trámite


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P R E S E N T A C I Ó N

La Coordinación General del Instituto Nacional de la Economía, a través de la Coordinación de Archivos, elaboró la presente Guía Simple de Archivo de Trámite y Archivo de Concentración.


Considerando que las funciones sustantivas de la Institución consisten en brindar apoyos para crear y consolidar proyectos productivos, los cuales van dirigidos a la población objetivo conformado por la población rural, campesinos, indígenas y grupos urbanos del sector social; han sido integrados los datos de las series documentales utilizadas por las Unidades Administrativas en un concentrado global.
De acuerdo con el Cuadro General de Clasificación Archivística del Instituto Nacional de la Economía Social, la columna denominada Clave de la Serie, corresponde al número con el que se identifica la serie documental; la columna denominada Nombre de la Serie, refiere a la denominación que se le dio y por último la columna Descripción de la Serie, es un resumen genérico del contenido documental que ampara esa serie.
Adicionalmente se integra el directorio del personal responsable del resguardo del Archivo de Trámite en cada una de las Unidades Administrativas del Órgano Desconcentrado, así como de los servidores públicos a cargo del resguardo del archivo de concentración e histórico.
COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

ABRIL 2014
ARCHIVO DE TRÁMITE


CLAVE DE LA SERIE

NOMBRE DE LA SERIE

DESCRIPCIÓN DE LA SERIE

01

Atención a empresas sociales integradas por personas con discapacidad

Apoyos otorgados a personas con capacidades diferentes para la formación de empresas sociales.

Algunos se otorgan bajo la modalidad de Apoyo al Desarrollo Empresarial (ADE), y ACCIS persona física

Documentos de identificación de los socios, acta constitutiva de asamblea, proyectos de inversión en la actividad de servicios, industria y comercio, convenios y comprobantes de recursos. Solicitudes de Apoyo.


02

Cajas solidarias

Información relativa a la constitución de entidades de ahorro y crédito rural y social para población de bajos ingresos. Convenios de concertación, solicitudes de apoyo, estudios de viabilidad, padrón de socios, fortalecimiento, capacitación, asesoría y asistencia técnica, estados financieros de apoyos para gastos pre operativos y de formación empresarial

03


Capacitación, asesoría y asistencia técnica a grupos.

Apoyos de INAES Causahabiente de Coordinación General del Programa Nacional de Apoyo para las Empresas de Solidaridad (FONAES) para gastos de capacitación, asesoría y/o asistencia técnica a las Cajas Solidarias y/o Empresas Sociales de Financiamiento. Capacitaciones Inca rural, jornadas de mujeres y en áreas de mercadotecnia, contabilidad y administración

04

Capital de riesgo

Conformada por grupos de trabajo y empresas del sector pecuario, forestal y agrícola; convenio de concertación, documentación de los beneficiarios y seguimiento del apoyo.

Apoyos emergentes de transporte pluvial



05

Capital de riesgo solidario

Expedientes de aportación de recursos a favor de Empresas Sociales para crear, ampliar, reactivar o consolidar proyectos productivos.

06

Capital de trabajo solidario

Expedientes de aportación de recursos para complementar el capital de trabajo necesario para el desarrollo de proyectos productivos en los que se genere un excedente a favor de sus socios o integrantes; documentación de los beneficiarios, convenio de concertación, seguimiento del apoyo.

07

Capital social de riesgo

Apoyo para financiar la formación de capital social de las Empresas Sociales relacionadas con las ramas de Actividad Primaria, incluyendo su desarrollo hacia la agroindustria o industria extractiva de proceso de transformación

08

Capitalización al comercio, la industria y servicios (ACCIS)

Apoyo para financiar personas físicas, microempresas y empresas sociales relacionadas con el comercio, la industria y los servicios, incluyendo empresas sociales de financiamiento. Documentación de los beneficiarios, convenio de concertación, seguimiento del apoyo.

10

Comercializadora social

Apoyo para impulso de Empresas Sociales para la comercialización de productos primarios, locales y regionales de sus socios o terceros.

Algunos se otorgan a través de los instrumentos PROCOMER, acopio y comercialización y comercializadora social



11

Desarrollo empresarial

Información relativa a apoyos y acciones de facultamiento empresarial y administrativo, destinado a acciones para fomentar el desarrollo organizativo, técnico y administrativo de promoción y de mercado para el beneficio de la población objetivo. Se incluyen pagos de estudios y proyectos, capacitación y asesoría técnica.

Participación de productores en eventos de capacitación nacional y estatal



12

Desarrollo productivo de la mujer

Apoyos otorgados a grupos de trabajo y empresas del sector pecuario, forestal, agrícola, comercio y servicios. Estos se encuentran integrados exclusivamente por mujeres.

13

Emergente de empleo

Expedientes técnicos de apoyos otorgados a grupos de trabajo del sector pecuario, forestal y agrícola.

14

Empleo productivo

Apoyos otorgados a través de subsidios a grupos de trabajo del sector pecuario, forestal y agrícola.

15

Empresa social de capitalización

Sociedades civiles, integradas por población objetivo de INAES Causahabiente de Coordinación General del Programa Nacional de Apoyo para las Empresas de Solidaridad (FONAES), que deciden voluntariamente aportar la recuperación de los apoyos para desarrollar un esquema de revolvencia.

Documentación de los beneficiarios, trámites del registro



16

Empresas finiquitadas y/o terminadas

Documentos de identificación de los socios, acta constitutiva de asamblea, proyecto de inversión, minutas, convenio y comprobación de recursos.

Información relativa a finiquito o baja contable de las empresas por incosteabilidad de cobro



17

Empresas sociales de financiamiento

Apoyos para gastos preoperativos y de formación empresarial; seguimiento de los mismos para prestar apoyos subsecuentes.

18

Empresas turnadas a la Dirección

General Jurídica



Informes de empresas enviadas a la Dirección General Jurídica para la determinación de acciones procedentes.

19

Estímulos para la promoción y la comercialización

Apoyos para la consolidación y fortalecimiento de los grupos y empresas sociales de los sectores comercial, industrial y de servicios, y en la apertura de sucursales; también se otorga mediante el instrumento PROCOMER.

Promoción, difusión e imagen comercial.



20

Fondos y fideicomisos

Documentación inherente a la constitución, ampliación, registro y en su caso, trámites para obtener la clave de registro ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, así como la documentación relativa a los fondos extintos o en proceso de extinción.

Actas de comités técnicos e informes trimestrales de la operación de fondos.

Creación de fondos de inversión y reinversión; estados financieros, autorización de créditos; mandatos y contratos análogos.

Documentación relativa a apoyos otorgados en convenios con BANRURAL, ahora Financiera Rural, CANACINTRA Y BANCO DEL BAJÍO



21

Fortalecimiento empresarial de capitalización

Apoyo para fortalecimiento empresarial, su organización, liderazgo y contabilidad.

22

Impulso

productivo de la mujer



Conformado por grupos de trabajo y empresas del sector pecuario, forestal, agrícola, comercio y servicios de grupos integrados exclusivamente por mujeres

24

Microcrédito

Pequeños apoyos para el desarrollo de una actividad productiva

25

Microempresas

Apoyos para personas físicas y morales y empresas legalmente constituidas de los sectores industrial, comercial y de servicios.

26

Mujer campesina

Transferido de la Secretaría de la Reforma Agraria en donde originalmente fue atendido por FIFONAFE; concentra información relativa a contratos, pagarés, anexos relativos a grupos de mujeres beneficiadas mediante el establecimiento de empresas de los sectores agrícolas, pecuarios, forestales, comerciales y de servicios.

27

Primer paso productivo

Se encuentra conformado por grupos de trabajo del sector pecuario, forestal y agrícola. Se incluye la aportación directa en beneficiario para el pago de jornales.

Expedientes técnicos de empresas apoyadas; relaciones de reintegros de capital, proyectos y asesorías técnicas.



Apoyos para damnificados por el huracán “Paulina” y por el sismo de 1999 en Oaxaca.

28

Recuperaciones

Información relativa a recuperaciones de empresas apoyadas

128

Estudios de preinversión

Apoyos dirigidos a estudios de preinversión

129

Capital solidario

Expedientes de aportación de recursos a favor de Empresas Sociales para crear, ampliar, reactivar o consolidar proyectos productivos.

130

Formación empresarial

Apoyos a beneficiarios que no han recibido apoyos de capital de inversión.

131

Acompañamiento empresarial

Apoyos a beneficiarios que han recibido apoyos de capital de inversión

132

Desarrollo comercial

Apoyos otorgados a los estímulos para la promoción y comercialización

133

Abrir o ampliar un negocio

Se encuentra conformado por personas físicas, grupos de trabajo y empresas apoyadas para proyectos del sector productivo, industria y servicios.

134

Elaboración de estudios que evalúen la conveniencia de abrir o ampliar un negocio

Se encuentra conformado por personas físicas, grupos de trabajo y empresas apoyadas para elaboración de sus perfiles y proyectos.

135

Fortalecimiento de los negocios establecidos

Se encuentra formado por personas físicas, grupos de trabajo y empresas apoyadas para fortalecer sus negocios

136

Fortalecimiento de los negocios establecidos de personas físicas, grupos y empresas sociales, gestionadas por las organizaciones sociales para sus agremiados.

Apoyos otorgados al fortalecimiento de negocios conformados por personas físicas, grupos y empresas sociales, gestionadas por las organizaciones sociales para sus agremiados.

137

Desarrollo y consolidación de las organizaciones sociales que promueven la creación y fortalecimiento de empresas sociales.

Expedientes relacionados con información referente a los apoyos otorgados al desarrollo y consolidación de las organizaciones sociales que promueven la creación y fortalecimiento de empresas sociales.

138

Desarrollo y consolidación de la banca social

contiene documentos para la aportación de apoyos y comprobación de estudios especializados, proceso de capacitación, apoyos temporales para la capitalización de cajas solidarias

142

Apoyos para desarrollar negocios

Financiamiento para el crecimiento y consolidación de negocios.

146

Constancia y encuentros de capacitación

Jornadas y encuentros de capacitación.

147

Modelos productivos replicables

Estancias infantiles y casas de día.

148

Eventos de personas físicas, grupos o empresas sociales con un negocio establecido

Jornadas y encuentros de capacitación

149

Incubación de empresas sociales

Programa de incubación de negocios

152

Esquema de capitalización de apoyos

Carpetas conteniendo documentación referente a la solicitud de registro de entidades Financieras para participar en el Esquema de capitalización de Apoyos.

153

Para garantizar un crédito para abrir o ampliar un negocio

Expedientes relacionados con información referente a los apoyos otorgados para garantizar un crédito, abrir o ampliar un negocio.

29

Disposiciones legales

Solicitudes de la Dirección General Jurídica sobre los lineamientos y criterios emitidos por la Dirección General, así como las opiniones a las normas de control interno. Solicitudes e información de publicaciones de Disposiciones legales.

30

Instrumentos jurídicos consensuales

Información referente a acuerdos y/o convenios y contratos institucionales remitidos por las Unidades Administrativas.

31

Acciones Legales

Documentación relativa a asuntos remitidos para el ejercicio de Acciones Legales y/o juicios o procedimientos de la Institución. Actas levantadas ante el Ministerio Público.

32

Certificaciones

Información relativa a certificación de documentos expedidos por FONAES. Certificados de propiedad y no propiedad.

33

Actas de entrega-recepción de encargo

Actas y documentación soporte de entrega y recepción de las circunstancias en que se deja la Dirección, y en su caso, la Subdirección, incluyendo el estado de los Archivos y pendientes por el funcionario, tanto en Unidades Administrativas como en Representaciones Federales.

34

Inconformidades y peticiones

Quejas y solicitudes de mujeres y personas con discapacidad, referentes a la mala atención recibida en las Representaciones Federales, así como la respuesta a las peticiones dirigidas al Presidente de la República, al secretario de Economía o al coordinador de INAES Causahabiente de Coordinación General del Programa Nacional de Apoyo para las Empresas de Solidaridad (FONAES)

35

Página Web

Información sobre las actualizaciones de la Página Web institucional.

36

Publicaciones e impresos institucionales

Publicaciones de la Institución Perfiles institucionales, memorias, información relativa a la institución.

38

Boletines y entrevistas para medios

Entrevistas a medios de comunicación referentes a la Institución; información relativa a eventos realizados y por realizarse

39

Boletines informativos para medios

Información institucional proporcionada a los medios de comunicación para su publicación

40

Inserciones y anuncios en periódicos y revistas

Publicidad y anuncios en prensa; recortes de periódicos de eventos oficiales.

Publicaciones institucionales en los medios de comunicación en el Distrito Federal y en Representaciones Federales



43

Notas para medios

Notas periodísticas para medios de difusión, relativas a las funciones de FONAES

44

Prensa institucional

Cobertura de eventos de INAES Causahabiente de Coordinación General del Programa Nacional de Apoyo para las Empresas de Solidaridad (FONAES)

45

Actos y eventos oficiales

Eventos organizados por diversas áreas de la Institución, algunos de ellos dirigidos especialmente a mujeres y personas con discapacidad. Destacan: Encuentro Internacional de Mujeres, Jornadas de Capacitación, Feria Nacional de Empresas Sociales, Foro Internacional de Economía Social y Solidaria, Foro de Empresas Sociales Exitosas.

Memorias gráficas de actividades y eventos de la Institución (impresos y digitales).

Reuniones nacionales de Representantes

46

Invitaciones y felicitaciones


Realización de invitaciones a la Coordinación General para asistir a diversos eventos.

47

Libros contables

Información referente a actividades financieras con la indicación de movimientos y sumatorias correspondientes.

Libros de bancos, registro de cheques expedidos.



48

Auxiliares de cuentas

Informes de la afectación de cuentas contables de INAES Causahabiente de Coordinación General del Programa Nacional de Apoyo para las Empresas de Solidaridad (FONAES).

Rubros de gastos



49

Registros contables (glosa)




Serie integrada por expedientes que contienen información relativa a los registros contables efectuados durante el periodo de 1992 a 2008.

Depósitos efectuados a las oficinas regionales de gasto corriente



50

Registro y control de pólizas de egresos

Información de las operaciones que representan una salida de recursos.

Movimientos de gastos y pólizas de cheques de las cuentas bancarias realizados en Representaciones Federales.

Documentos contables para hacer cargos y abonos.

Expedientes de pólizas de cheque



51

Registro y control de pólizas de ingresos

Información de las operaciones que representan una entrada en los recursos y movimientos del dinero asignado a las Representaciones Federales

52

Pólizas de diario

Documentación justificativa y comprobatoria en original de las operaciones que representan movimientos de recursos que no se refieran a entradas y/o salidas, en relación a las aportaciones y gastos internos del INAES Causahabiente de Coordinación General del Programa Nacional de Apoyo para las Empresas de Solidaridad (FONAES).

53

Control de cheques

Documentación justificativa y comprobatoria contable de pagos realizados mediante salidas de dinero y transferencias bancarias, en el pago de impuestos y derechos.

Movimientos de los cheques expedidos por las Representaciones Federales.



55

Viáticos

Documentación relativa a los trámites de expedición de recursos para gastos de viáticos, cuyos originales se integran a la documentación contable para ejecución de comisiones oficiales, así como para su respectiva comprobación.

Expedientes del trámite de los servidores públicos que solicitan viáticos para cumplir con una comisión fuera de la ciudad de México o Representación Federal; registros de comprobación de gastos, informes de facturas y de reintegros.

Resumen operativo y asignación de números de comisión.


56

Reposiciones

Documentación relativa a la reposición de fondos otorgados a las Representaciones Federales para adquisiciones menores. Comprobaciones de gastos operativos.

Copia de facturas y recibos correspondientes a gasto corriente.



57

Control y auditoría

Expedientes referentes a auditorias y revisiones practicadas por el Órgano Interno de Control y la Auditoría Superior de la Federación; acciones de mejora, riesgos y recomendaciones del Órgano citado en Unidades Administrativas y Representaciones Federales

58

Informes

Informes relativos a Metas Presidenciales, Gobierno, Labores, Ejecución, Cuenta Pública. Principales resultados e indicadores estratégicos; Programa Especial Concurrente para el Desarrollo Rural Sustentable; Apoyos a la Población Indígena, Fomento y Difusión de la Artesanía Nacional; Evaluación de resultados.

Trámite de la correspondencia relativa a acciones realizadas a favor de personas y mujeres con discapacidad.

Informes de labores y de ejecución del Plan Nacional de Desarrollo, perfil institucional, Informes de resultados por entidad federativa, comparecencia del secretario de Economía, solicitudes de información, Informes de rendición de cuentas de la Administración Pública Federal, sistema electrónico del informe de rendición de cuentas, libros blancos.

Informes de recuperaciones generadas por los Apoyos; informes de cartera vencida.

Acuerdos marco.

Informes de disposiciones legales de auditorías realizadas a las Direcciones Generales, en materia de: transparencia y acceso a la información, del presupuesto anual de egresos, del análisis financiero, control y estado del ejercicio presupuestal.

Reportes mensuales que se entregan a las diferentes entidades globalizadoras, en especial a la Coordinadora de Sector tales como: formatos m, m01, m02 (formatos de avances físicos y financieros de metas).

Información de becarios, asistencia técnica, actividades en las Representaciones Federales.


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