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Centro de servicio para la educacion de la region 7 reunion del consejo de politicas de head start lunes 19 de octubre, 2009


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ACTA

CENTRO DE SERVICIO PARA LA EDUCACION DE LA REGION 7

REUNION DEL CONSEJO DE POLITICAS DE HEAD START

LUNES 19 DE OCTUBRE, 2009

CASA DE LA COMUNIDAD

622 KAY STREET, KILGORE, TEXAS

El Consejo de Políticas de Head Start del Centro de Servicio para la Educación de la Región 7 se reunió el lunes 19 de octubre, 2009, a las 10:00 A.M. en la Casa de la Comunidad, ubicada en la calle Kay 622, en Kilgore Texas.


La reunión fue llamada al orden a las 10:05 A.M. por la Dr. Virginia Rosemond en la ausencia de Carolyn Gray.
Los miembros presentes en la reunión incluyeron:
Juanita Lopez, Alto; Toshiro Coleman, Bullard; Tiffany Calhoun, Carthage; Brandi Payne, Terri Seaton, Chapel Hill Wise; Annabel Rameriz-Reyes, Head Start Temprano; Les Reeves, Jackie Holland, Eustace; Michelle Bean, Brenda Green, Hallsville; Carrie Mitchell, Harleton; Lauran M. Boseman, Jacksonville-East Side; Ina Pierson, Jacksonville-Joe Wright; Mollye Moore, Jefferson; Kristi Howard, Kilgore; Holly Watson, Lindale; Anna Rios, Longview-Bramlette; Rose Devine, Longview-Ware; James Newell, Melissa Newell, Malakoff; Stacey Triplett, Mineola; Cindy Scarborough, Ore City; Vanessa Lara, Ana Cervantes, Palestine-Northside; Jenny Skinner, Rusk; Brittany Taylor, Troup; Christie A. Multhaup, Oralia Pugh, Van; Lorenza E. Thomas, Mrs. Thomas, Waskom; Gerril Bartlett, Wells; Amber Lamb, Westwood; Takeisha Bowser, Whitehouse; Amanda Dearing, Wills Point; Marinell Pieper, Condado Harrison; Russell Korbol, Virginia Rosemond, Yolanda Howard, Condado Smith
Los miembros del personal presentes incluyeron:
Sharon Andrews, E/HS LCDC; Hannah L. Skinner, Site Staff Alto; Susan Blanton, Carolyn Choice, Wanda Hughes, Laura Lopez, Mark Wagstaff, Marilyn Williams, Mary Margaret Wilson, Felicia Woodard-Shaw, Kilgore
Bienvenida
El Dr. Wagstaff les dio la bienvenida a todos los miembros e invitados a la primera reunión del Consejo de Políticas 2009-2010. El mencionó que la reunión de hoy era principalmente para entrenamiento. El Dr. Wagstaff les dijo que los miembros del Consejo de Políticas están representando a sus escuelas y comunidades. El Consejo de Políticas tendrá 8 reuniones al año y si es necesario se llamará a una reunión especial.
Head Start es parte del Centro de Servicio para la Educación de la Región 7 el cual provee servicios para los distritos escolares incluyendo entrenamiento/certificación de salón de clase y maestro. Head Start tiene fondos para 2038 niños y 60 niños de Head Start Temprano. Su participación es necesaria para el programa.
Estatutos para el Consejo de Políticas de Head Start de la Región 7 ESC
Una revisión minuciosa de los Estatutos fue dirigida por el Dr. Wagstaff para que todos tuvieran un entendimiento del propósito y las reglas del Consejo de Políticas.

Mando Compartido/Funciones y Responsabilidades del Consejo de Políticas


  • Funciones y Responsabilidades

Como miembro del Consejo de Políticas su función es aprobar o desaprobar los artículos traídos ante el consejo y llevar información de esta reunión a su programa de la escuela y compartir con los otros padres y profesores lo que fue presentado.
Nuestro programa de Head Start es revisado cada tres años por un equipo federal. Este es un año de revisión y su conocimiento es importante. Compartiremos mucha información con ustedes para llevar de nuevo a su comunidad local.
Los miembros del Consejo de Política se componen de padres representantes y representantes de la comunidad (por lo menos el 51% deben ser Padres Representantes). Tenemos probablemente cerca de 90% de padres representantes. Todos tienen que ser elegidos anualmente. Se eligen suplentes y toman el lugar de los representantes si estos no pueden asistir. El suplente no puede votar si el miembro representante está presente y votando. Si el miembro representante renuncia, el suplente se mueve a esta posición.
El Director Ejecutivo Asistente sirve como enlace entre el Consejo de ESC y el Consejo de Políticas
Elegiremos a los representantes del Consejo de Políticas hoy. Estos representantes incluirán: Presidente, vicepresidente, secretaria y secretaria suplente. Estas posiciones son elegidas anualmente por voto del grupo selecto. Un grupo selecto (cinco o más miembros) es el número que se necesita que esté presente para que la reunión sea oficial. Funcionamos por medio de las Reglas de Orden de Roberts las cuales establecen cómo conducir reuniones.
Siguió una revisión sobre quién dirige las reuniones si el presidente u otros representantes no están disponibles. Actualmente están programadas ocho reuniones este año; sin embargo, puede ser necesario tener una reunión convocada. La votación se puede tomar por el teléfono y puede ser necesario revisar los Estatutos para reflejar eso. Usted aprobará o desaprobará todas las peticiones de financiamiento. Su participación es importante en la operación del programa.
Usted siempre puede hacer preguntas. Usted recibirá bastante información antes de la reunión para repasar. El acta será tomada en cada reunión y traída ante el Consejo de Políticas para su revisión, discusión y aprobación en cada reunión. Ésta es una parte de nuestro mantenimiento de registros.
Una revisión del proceso para enmendar los estatutos fue repasada. El 15 de septiembre de 2008 fue la fecha de la enmienda pasada bajo el cargo de Jan Hill, presidenta.

Siguiendo la cadena del mando - su papel no consiste en traer las quejas de los padres al Consejo de Políticas. Éstas necesitan ser atendidas a nivel local para solucionar problemas. No somos un consejo para oír eso. Ejemplo: Si un padre tiene un problema con un maestro no es su papel intervenir o traerlo al consejo. El padre necesita ir con el maestro o si no se siente cómodo haciendo eso necesita seguir el procedimiento de la escuela (Director, Superintendente, Consejo Escolar). Si el asunto es sobre el servicio, entonces necesitamos saber sobre él. ¿Qué tal si el asunto está relacionado con nutrición, etc? Si afecta a todos los niños entonces tráigalo al Consejo de Políticas. Usted trabaja como grupo - no individualmente. Cada sitio de Head Start tiene un equipo de miembros trabajando para ustedes que incluye, educación, salud, familias, y todos apoyan su programa.


Procedimientos para la Toma de Decisiones Compartida / Solución de un Desacuerdo /Procedimientos de un Punto Muerto
Enseguida se repasó el procedimiento de Toma de Decisión Compartida. El Consejo de Políticas comparte la toma de decisiones con la Junta Directiva. Los monitores necesitan saber que usted está enterado de este proceso.
Se repaso el procedimiento establecido sobre un punto muerto para la solución de un desacuerdo. La Política establece cómo se manejan las quejas. Este procedimiento nunca se ha utilizado en once años.
El grupo repasó otra vez las funciones del Consejo de Políticas y las Responsabilidades de aprobar/desaprobar los puntos siguientes:

    • Financiamiento

    • Procedimientos de aplicación

    • Toma de Decisiones

    • Planeación

    • Metas a Largo y Corto Plazo

    • Auto-Evaluación

    • Normas del Personal, etc.

    • Contratar y terminar al Director de Head Start y cualquier otro personal empleado

Viaje, Cuidado infantil, comidas, etc fueron revisadas por los miembros del Consejo de Políticas.


El Dr. Wagstaff repaso el Glosario de Términos Útiles con el Consejo de Políticas. Los siguientes asuntos fueron discutidos:

  • Proceso de Evaluación de la Comunidad

  • Normas de Desempeño de Head Start (por lo que estamos gobernados)

  • Opciones del Programa (todos con base en los centros, no tenemos con base en el hogar)

  • Auto-Evaluación (tomamos responsabilidad y supervisamos los sitios nosotros mismos para ver si estamos en conformidad)

  • Entrenamiento y Asistencia Técnica (Nosotros mismos damos bastante entrenamiento)


Gráficas Organizacionales
La Gráfica de Organización de la Región 7 ESC así como también la grafica de organización de Head Start fue discutido. El Dr. Wagstaff es el Director de nuestro Head Start y Mary Margaret Wilson es la Asistente de Director. Actualmente se encuentra abierta la posición de Coordinador de Servicios de Apoyo, Operaciones de Head Start, Planeación y Monitoreo la cual fue creada cuando Julie Ray se marchó y no estamos seguros cuando se llenará. Se notó que las Trabajadoras Sociales de las Familias no estaban en la lista, pero son una importante parte en nuestra organización.
Calendario de las Reuniones Programadas
Un calendario de las reuniones y de los asuntos programados para el Consejo de Políticas fue observado en el paquete. Ocho reuniones son planeadas para el año; sin embargo, a veces es necesario hacer ajustes.
Confidencialidad – Normas de Conducta

Mary Margaret Wilson, Asistente de Director, dirigió la discusión concerniente a la confidencialidad y Normas de Conducta. La confidencialidad es importante para Head Start. Como un padre de Head Start o representante de la comunidad usted se quiere asegurar que la privacidad es respetada. Todos merecen un sentido de seguridad. El acceso a los archivos confidenciales está disponible solamente para aquellos que tienen el derecho de saber. Nuestro personal debe firmar y dar una razón para tener acceso a los folders/archivos. La Norma de Confidencialidad fue leída por Margaret Wilson y todos expresaron entendimiento y firmaron las formas apropiadas.


Descanso para el Almuerzo – 11:15 a.m.
Reglas de Orden de Roberts– Marilyn Williams
Marilyn Williams, Coordinadora de la Participación de los Padres, revisó las reglas de Orden de Roberts para el grupo. Ella explicó el porqué tenemos las Reglas de Orden de Roberts y procedimientos parlamentarios. Es necesario tener una manera organizada de realizar las reuniones.
Antes de cada reunión, usted recibirá por correo en su casa un paquete con la agenda en inglés y español. Este paquete se mandará 10 días antes de la reunión. Su trabajo como miembro del Consejo de Políticas es aprobar/desaprobar los asuntos en la agenda. Todos los asuntos listados en la agenda que necesitan acción requieren aprobación/desaprobación. Los asuntos que no necesitan acción se presentan ante el grupo con el propósito de compartir información y no requieren votos. Hoy también seleccionaremos subcomités.


Jeopardy (Juego de Preguntas y Respuestas)
Los miembros del Consejo de Políticas fueron divididos en grupos para el juego de preguntas y respuestas llamado Jeopardy. Esto fue divertido, un momento de interacción activa para los miembros para practicar lo que ellos aprendieron sobre las Reglas de Orden de Roberts incluyendo, presentando desde la asamblea, haciendo una proposición, apoyando una proposición, así como también preguntas sobre lo que debe y no debe hacer, etc.
Aprobación de los Representantes de la Comunidad
A las 12:35 p.m. Virginia Rosemond, Fungiendo como presidenta, llamo al grupo a reunirse. Ella repaso la lista de Representantes de la Comunidad y presentó a cada uno. Ella también pidió a todos los padres representantes que se presentaran a sí mismos y dijeran que programa estaban representando. Después de las presentaciones, Russell Korbol, Representante de la Comunidad por el Condado Smith, hizo una proposición para aceptar todos los representantes de la comunidad como estaban listados. La proposición fue apoyada por Marinell Pieper, Representante de la Comunidad por el Condado de Harrison. No discusión futura fue necesaria con respecto a los Representantes de la Comunidad y un voto mostrando manos aprobó la proposición por unanimidad.
Elección de Oficiales
Virginia Rosemond entonces dirigió el grupo a las posiciones de Oficiales del Consejo de Políticas que necesitan ser ocupadas (Presidente, Vice-Presidente, Secretaria y Suplente de Secretaria) y las obligaciones de cada oficina. Ella también indicó que estas posiciones se eligen anualmente y estos oficiales componen a Consejo Ejecutivo. La asamblea fue entonces abierta para los nombramientos de oficiales. Se animó a los miembros a que se nominaran si estaban interesados en ocupar una oficina.
Marinell Pieper, Representante de la Comunidad del Condado Harrison, nomino a Russell Korbol, Representante de la Comunidad del Condado Smith, para Presidente. La nominación fue aceptada. El Sr. Korbol entonces ofreció algunas palabras sobre él. Las proposiciones cesaron. Mostrando manos Russell Korbol fue electo Presidente del Consejo de Políticas para el 2009-2010.
La Oficina de Vicepresidente fue entonces abierta para nominaciones. Anna Ríos, Longview-Bramlette nomino a Bridget Jones, Representante de la Comunidad del Condado de Gregg y Tiffany Calhoun, Carthage, fue nominada. Después de una breve discusión sobre si se debería o no nominar a alguien que no asistió hoy, las mociones cesaron. Mostrando manos Tiffany Calhoun fue electa Vice-Presidenta.
Las nominaciones para Secretaria fueron abiertas a la asamblea. Holly Watson, Lindale, fue nominada así como también Takeisha Bowser, Whitehouse. Las nominaciones cesaron. Mostrando manos Takeisha Bowser fue electa como Secretaria.
Nominaciones para Secretaria Suplente fueron enseguida. Takeisha Bowser, Whitehouse nominó Holley Watson, Lindale, Amanda Dearing, Wills Point fue nominada también al igual que Ina Pierson, Jacksonville-Joe Wright. La votación fue hecha mostrando manos y Holly Watson, Lindale fue electa Secretaria Suplente.
Virginia Rosemond agradeció a todos su participación y dio la palabra al Dr. Wagstaff.
Subcomités
El Dr. Wagstaff dirigió al Consejo a considerar el servir en uno de los subcomités los cuales ayudan a facilitar los asuntos del Consejo de Políticas. Estos Comités incluyen, pero no están limitados a, Financiamiento, Personal, ERSEA (Elegibilidad, Reclutamiento, Selección, Inscripción, Asistencia), y Planeación. Hojas para anotarse en los diferentes comités fueron colocadas alrededor del salón.
El Comité de Finanzas se reunirá varias veces al año. Cuando el presupuesto nuevo esté listo, esta información será compartida con ustedes. Ustedes estarán participando en la refinanciación y en hablar al Consejo sobre eso.

Los Miembros del Comité de Financiamiento incluyen: Mollye Moore, Jefferson; Anna Rios, Longview; Ina Pierson, Jacksonville-Joe Wright; Marinell Pieper, Harrison Condado; Russell Korbol, Smith Condado


El Comité de Personal estará participando en el proceso de entrevistas para las posiciones abiertas.

Los Miembros del Comité de Personal incluyen: Michelle Bean, Hallsville; Amanda Dearing, Wills Point; Virginia Rosemond, Russell Korbol, Smith Condado; Holly Watson, Lindale; Lorenza Thomas, Waskom


El Comité de ERSEA se reúne cada año en Diciembre/Enero para revisar el proceso de selección de los niños que determina a aquellos con más necesidad. En febrero nos reuniremos una o dos veces para revisar la información.
Los miembros del Comité de ERSEA son: Kristi Howard, Kilgore; Christie Multhaup, Van; Amber Reyes R., Longview; Mollye Moore, Jefferson; Lorenza Thomas, Waskom
El Comité de Planeación se reunirá una o dos veces para mirar las necesidades del programa y revisar las metas, los objetivos y las prioridades y revisar dónde estamos. Tendremos personas interesadas, personal, Consejo de Políticas, padres, maestros, directores, etc. generando las nuevas prioridades para el año que viene.
Los Miembros del Comité de Planeación son: Michelle Bean, Hallsville; Amanda Dearing, Wills Point; Tiffany Calhoun, Carthage; Brandi Payne, Terri Seaton, Chapel Hill; Anabel Reyes R., Longview; Lauran Boseman, Jacksonville; Russell Korbol, Smith Condado; Lorenza Thomas, Waskom
Una proposición para aprobar los Subcomités del Consejo de Políticas fue hecha por Michelle Bean, Hallsville y apoyada por Kristi Howard, Kilgore. Todos estuvieron a favor y la proposición fue aprobada.
Aprobación del Acta
El acta de la reunión de septiembre fue presentada para su aprobación y a petición de Amanda Dearing, Wills Point, y apoyada por Ina Pierson, Jacksonville-Joe Wright, la proposición fue aprobada por unanimidad.
Nuevos Asuntos

Plan de Auto-Evaluación de Head Start de la Region 7 ESC para 2009-2010
Mary Margaret Wilson, Asistente de Director repaso el plan de Auto-evaluación para el 2009-2010 con el grupo. Ella hizo notar que los salones de clase fueron todos seleccionados al azar. Todos los componentes emplean las preguntas y esto es una herramienta de supervisión. Ella indicó que necesitamos la participación de padres para ayudar con la lista de verificación de salud y de seguridad en los sitios. Si está interesado en ayudar, por favor hable con ella cuando termine esta reunión. Por cada regla, equipos se han establecido usando estas herramientas para completar la autoevaluación. Mirarán metas a largo y a corto plazo y planes para tratar cualquier cosa cuestionable. Estamos mirando continuamente a lo que hacemos cada día y asegurándonos de que estamos en el camino correcto. Los ECERS están siendo completados actualmente así como también las evaluaciones del oído y la vista. Ustedes tendrán la oportunidad de proporcionar información.

Después de que una breve sesión de preguntas y respuestas, una proposición para aceptar el Plan de la Autoevaluación de Head Start de la Región 7 para el 2009-2010 fue hecha por Jackie Holanda, Eustace y apoyada por Amanda Dearing, Wills Point. No habiendo necesidad de más discusión la proposición se aprobó por voto unánime.


Personal
Russell Korbol, nuevo presidente del Consejo de Políticas dirigió el grupo al siguiente punto de la agenda el cual es personal. Se observó que en este momento no tenemos ningún personal para aprobar.
Asuntos Que No-Necesitan Acción
Lo siguiente en la agenda era los Planes de Entrega de Servicio de Head Start de la Región 7 ESC 2009-2010. Mary Margaret Wilson dirigió esta discusión. Estamos muy comprometidos en asegurarnos que nuestros planes se enfoquen en las normas de funcionamiento y las metas del programa. Las ocho metas principales del programa fueron mencionadas. Ésta es mucha información y quisiéramos que ustedes tuvieran una oportunidad para repasar y de hacer preguntas antes de que traigamos esto el mes próximo para votación. Usted puede comunicarse con Mary Margaret Wilson al 903-988-6812, Dr. Wagstaff al 903-988-7604 o sus secretarias Susan Blanton al 903-988-7642. Susan estará contenta de dirigirlo con cualquier otro miembro del personal necesario si usted tiene preguntas.

Los planes estratégicos de Head Start 2009-2010 fueron revisados enseguida. La parte marcada en amarillo en el plan corresponde a la revisión de Head Start y traeremos esto ante ustedes para su aprobación en la reunión siguiente. Las prioridades del programa en la última página se relacionan con los asuntos en la segunda página en la parte de arriba-todos los servicios que proporcionamos para los niños y las familias. Los Procedimientos Administrativos de la Región 7 pueden ser encontrados en internet. No podemos imprimir todo esto ya que hay mucha información allí. Por favor visite la página de internet desde su casa o su escuela/programa ya que a usted se le pedirá aprobar personal, compras, procedimientos financieros, etc.


Evaluación de la Comunidad – Cada tres años nosotros actualizamos la Evaluación de la Comunidad la cual nos ayuda a hacer decisiones sobre donde estamos localizados. Hay una necesidad de enfocarse en alfabetización lo cual está en nuestras metas del programa. Esta información viene de la Oficina de Censo, de la información de la escuela, etc.
Las Actualizaciones del Programa fueron las siguientes. Las actualizaciones del programa están en la agenda mensualmente y una herramienta de supervisión la cual provee información sobre inscripción, asistencia, etc. Hicimos un trabajo muy bueno este año reclutando y consiguiendo llenar nuestras clases para el primer día de la escuela.
La Declaración Financiera de Head Start fue proporcionada para revisión y discusión. Es temprano en el año para nosotros y las demandas se están escribiendo diariamente.
No habiendo más asuntos, la reunión fue clausurada a la 1:43 p.m. a petición de Ina Pierson, Jacksonville-Joe Wright, y apoyada por Amanda Dearing, Wills Point. La Proposición fue aprobada.
La siguiente reunión del Consejo de Políticas se llevará a cabo el 16 de noviembre, 2009.

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Russell Korbol, Presidente

Consejo de Políticas de Head Start

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Takeisha Bowser, Secretaria



Consejo de Políticas de Head Start


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