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Capítulo el protocolo


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CAPÍTULO 1. EL PROTOCOLO

1.1. Introducción

1.2. Importancia del protocolo

1.3. Concepto de protocolo

1.4. Historia del protocolo

1.5. Principios y fundamentos del protocolo

1.6. Tipos de protocolo

1.7. Principales términos en el protocolo



1.1. INTRODUCCION

Se analiza el protocolo como una herramienta importante de gestión comunicacional para las organizaciones, tanto empresariales como  institucionales.  En cuanto al protocolo, en un sentido preciso, es el ordenamiento reglado y jerarquizado de los componentes a un acto público o privado, según la naturaleza y fines del mismo, en razón del cargo que ostenten los invitados y de la causa de su presencia en torno al anfitrión, mientras que la gestión comunicacional persigue conectar a las organizaciones con su ambiente externo en pro de la misión y visión y de sus  objetivos,  pero debe hacerlo de la mejor manera, haciendo uso de  una excelentes relaciones publicas y por ende de un perfecto protocolo.

Para lograr la manera óptima de transmitir los mensajes al resto de la sociedad por parte de las organizaciones, no hay otra que el protocolo. Entendido este como una serie de técnicas que, utilizadas debidamente y de manera singular y específica para cada acto que la empresa o institución acometa, permita obtener la mejor organización de dicho acto o evento y que acompañado de una acertada gestión comunicacional coadyuve  con el fin de conseguir los objetivos globales en función de la trascendencia pública que la organización haya decidido tener.

            Palabras claves: Protocolo, Comunicación, Relaciones Publicas, Gestión Comunicacional, Empresa e Instituciones.



1.2. ¿QUÉ IMPORTANCIA TIENE EL PROTOCOLO?

«El protocolo es el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos oficiales».

Si algo caracteriza el trabajo del profesional de protocolo es la organización con extremo cuidado de la totalidad de los detalles, para propiciar momentos inmejorables y que sean un éxito a cualquier nivel. 

Sintetizando y recurriendo a su esencia: el protocolo es organización, por tanto se encarga de ordenar a las personas y las cosas en el marco de cualquier situación.

En un mundo de existencia en sociedad, son necesarias unas pautas y unas reglas para beneficiar las relaciones humanas y las comunicaciones personales y asociativas. Precisamente el protocolo es quien estudia las maneras adecuadas para organizarnos socialmente y establece las pautas para interactuar con corrección. 

El protocolo y sus profesionales deben conocer y saber manejarse en los distintos planos sociales: particular, empresarial, institucional, universitario, deportivo… para poder así regularlo de manera adecuada. En cualquier situación existe un componente social y por tanto siempre es necesario el protocolo.

La sociedad demanda cada día más el cuidado de la imagen pública y el respeto a las normas de comportamiento.

Si tiene suerte, puede que le reciba algún miembro de la Familia Real o igual llama a su puerta una autoridad relevante. A lo mejor el presidente de la Xunta le entrega un premio o distinción por algún motivo. Pero hay que ser realista: estas cosas no ocurren habitualmente. El protocolo no es sólo para el Rey, para un ministro o para un embajador. El protocolo es, hoy por hoy, organización. En la sociedad actual, se juntan los actos sociales y los empresariales, ya que los negocios se realizan en un despacho, en una tienda o durante un viaje. En esos momentos, la imagen personal, profesional y empresarial es decisiva.

"El protocolo debería ser un componente fundamental en cualquier empresa"

Margarita García Maneiro, experta universitaria en Protocolo y Relaciones Institucionales afirma: «El protocolo hoy en día no es saber comer un pescado cual cirujano experto. Ni tampoco es algo sólo relacionado con la clase alta. Comienza cuando en cualquier empresa la secretaria descuelga un teléfono».



  • Un protocolo obsoleto.

Responsable de diversos cursos y redactora de la Revista Internacional de Protocolo, García Maneiro ha presenciado muchos errores de profesionales en este ámbito: «Cuando recibes a alguna autoridad, debes tener en cuenta el Real Decreto de Precedencias. El problema es que hay personas que lo ignoran. Esto ocurrió no hace mucho en un acto en el que situaron a un conselleiro antes que a un alcalde, cuando, según el orden de precedencias de autoridades en las comunidades autónomas, es al revés».

Con respecto al decreto citado, Margarita García es partidaria de que experimente una remodelación, ya que no se adapta a la sociedad actual: «Es del año 1983 y se ha quedado atrasado con respecto a muchos cargos dentro de las comunidades. Otro tema son las parejas de hecho, divorciadas u homosexuales. Están a la orden del día y no se deben olvidar del protocolo, con las invitaciones, por ejemplo. Un profesional debe de estar informado para que los invitados no se sientan heridos por su estado civil o su elección sexual».



  • Necesario para la empresa.

Esta experta en protocolo es partidaria de expandir el llamado saber estar a ámbitos empresariales: «Hoy en día los actos sociales y empresariales van cogidos de la mano. Por eso el protocolo debería ser un componente fundamental en cualquier empresa, tanto pública como privada. Lo que no puede ser es que llames por teléfono a un Ayuntamiento preguntando por la secretaria del alcalde y te contesten que, como es un pueblo, allí no tienen secretaria».

A su juicio, las relaciones públicas y el protocolo mejoran la imagen de cualquier empresa, y «a veces resulta increíble la cantidad de dinero que se pierde por un comportamiento inadecuado en un acto, celebración, recepción o visita».

Una cuestión que no se suele tener en cuenta en muchos actos es la colocación de enseñas. Para García Maneiro, «es un detalle que puede pasar desapercibido, pero las banderas tienen unas normas muy específicas de colocación, y muchas personas las utilizan tan sólo por adornar. Es un error muy habitual».

1.3. DEFINICIÓN DEL PROTOCOLO

«El protocolo es el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos oficiales».

Esta es la definición más precisa del significado del término protocolo. No obstante, para la sociedad actual, se queda bastante corto.

            Según el diccionario de la Real Academia Española, entre otros significados, protocolo es: La regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre. También, se puede precisar como el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos oficiales y, en otros muchos casos, la celebración de actos de carácter privado que toman como referencia todas estas disposiciones, usos, tradiciones y costumbres.

            El término lo define el  experto en protocolo Señor Vilarrubias con dos palabras: es una ciencia y un arte. Una ciencia que trata temas referentes a la diplomacia, la historia, la heráldica, etc. y un arte que trata de conjugar la armonía, la estética, el estilo, etc. El protocolo determina las normas que hay que seguir en un acto. Vilarrubias también sostiene que es la transcripción escrita de los usos, costumbres y tradiciones de un determinado país o territorio en fórmulas reglamentadas.

            Para otro experto en protocolo, como Don José Antonio de Urbina, es el arte y la técnica de crear las formas necesarias para que la acción del Estado se realice dentro de unos términos o cauces adecuados, en lo que a las necesidades del Estado requiera para la organización y desarrollo de los actos.

            En compendio de lo anterior, el protocolo, se puede definir como el conjunto de técnicas (basadas en normas, leyes, usos y costumbres) necesarias para la correcta organización y desarrollo de actos, bien sean públicos o privados, y la buena consecución final de los mismos.

1.4. ORIGEN DEL TÉRMINO PROTOCOLO. EL PROTOCOLO EN LA HISTORIA.

En su significado original, venía a decir que "protocollum" era la primera hoja de un escrito.



El término protocolo, procede del latín "protocollum", que a su vez procede del griego (en griego deviene de protos, primero y kollom, pegar, y refiere a la primera hoja pegada con engrudo). En su significado original, venía a decir que "protocollum" era la primera hoja de un escrito, la primera hoja en la que se marcan unas determinadas instrucciones. Esta definición marca el inicio de lo que más tarde será el verdadero significado del término protocolo.

Pero otros autores, como Escriche, indican como origen vocablo que viene del griego, protos viene de primero en su línea y de origen latino collium o collatio que significaría cotejo.

Algunos historiadores indican que existían términos y expresiones protocolarias en documentos tan importantes como el Código de Hammurabi, en los geroglíficos del antiguo Egipto y en otras muchas referencias escritas.

Si algo ha hecho evolucionar al hombre, amén de los inventos, esto ha sido la educación. Desde los tiempos más remotos se conoce la existencia de pautas sociales y normas de comportamiento. Desde que el hombre está sobre la tierra siempre ha tenido ciertas formas de comportamiento ante determinados eventos. Aunque todas estas reglas las encontramos repartidas a lo largo de toda la historia, hay un hecho definitivo y claro que nos da un punto de partida importante: la creación de la corte. Esto dará un auge definitivo a las buenas maneras.

La nobleza, se comentaba en esa época, no se lleva solamente en la sangre sino en la forma de comportarse ante el Rey y ante el pueblo. Un hecho que debemos tener siempre presente en nuestra vida. Se puede ser rico, culto e incluso un genio, pero todos somos personas y hay que comportarse educadamente con los demás. El auge de las buenas maneras era glosado por trovadores y novelas de caballería donde se daban consejos sobre como ser una dama o un caballero educado.

Aunque muchas de la reglas queden obsoletas o deban transformarse, la buena educación nunca pasa de moda. Ser educado no es una moda, es algo inherente a nuestra condición humana. Nos hace más libres y más tolerantes.

Ser educado no es una moda, aunque algunos piensen lo contrario. Ahora bien, tampoco se debe abusar, y caer en la pedantería. Todos los excesos son malos. La buena educación abre muchas puertas y dice mucho de las personas. Dice una conocida frase de Talleyrand, Príncipe de Benevento: "Solo los tontos se ríen de la buena educación".

Hay que ser natural en sus modales, y no forzarlos. Una frase que no debemos olvidar será: si no sabe, es mejor no fingir (puede caer en un ridículo espantoso); observe al resto de la gente como se comporta (o lo que es lo mismo "donde fueres haz lo que vieres", aludiendo a la capacidad de observar cómo se comportan el resto de personas).

Y en cualquier caso, siempre es mejor preguntar, que actuar por nuestra cuenta, a riesgo de hacerlo mal, pues las costumbres son muy diversas, y podemos "molestar" sin darnos apenas cuenta. Lo que para algunas culturas tiene un determinado significado para otras nos parece totalmente extraño, pero no por ello debemos dejar de actuar de un modo respetuoso. Un talante abierto, nos permitirá actuar en cada momento de la forma más adecuada. Precisamente el protocolo trata de aunar esfuerzos para que estos "problemas" no surjan en grandes actos o eventos con diferentes culturas y participantes.

1.5. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DEL PROTOCOLO: ORDENACIÓN. JERARQUIZACIÓN Y ARMONIZACIÓN.

El protocolo se basa en principios fundamentales que le confieren ese poder para 'engrasar' los complejos engranajes de muchos actos.

Para poder comprender mejor las materias de protocolo, vamos a ver los principios que pensamos son fundamentales en el ejercicio del protocolo:

Principio de ordenación.

Antes de organizar un acto, este debe ser perfectamente clasificado según el tipo o naturaleza del mismo: un acto privado, oficial, público, etc. Puede ampliar información en nuestra sección de ceremonial sobre los tipos de actos.



Principio de jerarquización.

Establecer las categorías necesarias para la correcta ubicación de elementos y personas. La jerarquización puede ser:

a) Material: La que ordena símbolos e instrumentos.

b) Personal: La que ordena personas dentro de los espacios que se establezcan.



Principio de armonización.

Tratar de suavizar y solucionar situaciones nuevas y desconocidas, que se nos pueden presentar en determinados actos y ocasiones.

Este principio, no es más que un "amortiguador" en las relaciones cada vez más complejas, con distintos pueblos, razas, religiones y culturas. La base de este principio de armonización es el respeto.

1.6. CLASIFICACIONES DEL PROTOCOLO

            Existen varias clasificaciones en lo relativo a los tipos de protocolo:

1. Atendiendo a su carácter:

·         Público: es cuando se trata del estado o de la persona unida a él y que desempeña un cargo que ejerce legalmente (por ejemplo, una alcaldía, un ministerio o cualquier otro organismo de la administración pública...).

·         Privado: es el referido a personas, asociaciones, empresas, partidos políticos, entre otras instituciones de carácter privado

2. Según el espacio en el que se desarrolle el acto:

·         Cerrado: como por ejemplo el realizado en instalaciones de un palacio...

·         Abierto: el que se efectúa en un desfile militar o en  colocación de la primera piedra para una obra.

3. En función de sus clases:

·         Civil.

·         Castrense: protocolo militar (se rige por sus propias normas).

·         Religioso.

            El experto en la materia José A. Urbina clasifica el protocolo como sigue:

1. Por la naturaleza de su función:

·         Protocolo estructural, donde se determina la estructura y las jerarquías.

·         Protocolo de gestión: se determina la estructura y gestiona realizada en su seno; diferencia entre protocolo y atención a las personalidades. Determina la asistencia y atención integral a personalidades.

·         Protocolo de la eficacia personal: se gestiona y perfecciona la eficacia de las personas en sus relaciones con los demás (intérpretes...).



2. Por el colectivo al que va dirigido:

Protocolo religioso y laico.



Civil y militar.

Protocolo del estado.

Protocolo social.

            Y  finalmente la experta Anna Fornesa propone la siguiente clasificación:



1. De carácter general. Oficiales (actos del Estado, públicos): Los organizados por La Corona, el Gobierno, la Administración, las Comunidades Autónomas, las Corporaciones Locales, etc.

2. De carácter especial: los de determinadas instituciones, organismos o autoridades con ocasión de acontecimientos propios de su ámbito.

3. No oficiales: Los de corporaciones, fundaciones, empresas, asociaciones, etc.

4. Actos privados: Los de ámbito familiar o doméstico.

1.7. LOS PRINCIPALES TÉRMINOS EN EL PROTOCOLO

·         Protocolo: Regla ceremonial diplomática o palatina. Disciplina que determina las formas bajo las cuales se realiza una actividad humana importante (J.A. Urbina). Pautas bajo las cuales se desarrolla un determinado acto o evento.

·         Ceremonial: Conjunto de formalidades y ceremonias para la celebración de determinada solemnidad. Libro que contiene el ceremonial que se debe observar en cada una de las solemnidades de la Iglesia, de una corporación, etc.

·         Etiqueta: Ceremonial que se debe observar en las casas reales y en actos públicos solemnes. Ceremonia en el trato. Vestimenta exigida en un determinado acto o evento.

·         Cortesía: Demostración o acto con que se manifiesta la atención, respeto o afecto que tiene una persona a otra. En las cartas, expresiones de urbanidad puestas antes de la firma.

·         Urbanidad: Relativo a los buenos modales, cortesía, educación. Comportamiento de las personas en sociedad.

·         Galantería: Gracia y elegancia en las cosas. Acción o expresión obsequiosa.

            Existen otras muchas expresiones utilizadas en casi todos los libros de protocolo como saber estar, buenos modales, buenas maneras, etc., pero todas ellas vienen a tener un significado similar: buen comportamiento en sociedad.

La norma básica que regula en España el protocolo oficial del Estado es:

El Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto , por el que se aprueba el ordenamiento general de precedencias en el Estado. En él encontramos la prelación de precedencias indicada para aquellas personas que posean una responsabilidad institucional en nuestro país.




Ana Sol Gomez Carreras




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